Дата публикации:

Содержание

1. Законодательная база
2. Обязанности работодателя при выдаче трудовой книжки
3. Как правильно уведомить работника
4. Варианты получения книжки: лично или почтой
5. Хранение невостребованных трудовых книжек
6. Часто задаваемые вопросы

Законодательная база

Трудовая книжка (ТК‑2) регулируется статьёй 80 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и постановлением Правительства РФ от № 735 «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек». Основные требования к выдаче и хранению трудовой книжки изложены в пункте 84.1 ТК РФ.

Судебная практика (решения Краснодарского краевого суда от , Новосибирского областного суда от , Ставропольского краевого суда от , Московского городского суда от ) чётко указывает, что:

• Устное извещение (в т.ч. по телефону) о необходимости явиться за книжкой не считается надлежащим;
• Только письменное уведомление (письмо, электронное сообщение с подтверждением получения) удовлетворяет требованиям закона.

Обязанности работодателя при выдаче трудовой книжки

Согласно ТК РФ и практикам судов, работодатель обязан:

1. Составить и подписать приказ о прекращении трудового договора.
2. Внести запись о дате увольнения в трудовую книжку.
3. Подготовить письменное уведомление работнику о необходимости получения книжки.
4. Обеспечить возможность получения книжки лично или по почте (при согласии работника).
5. В случае невозможности связаться с работником – направить уведомление на последний известный адрес.

Как правильно уведомить работника

Уведомление должно соответствовать следующим требованиям:

• Форма: письмо (бумажное или электронное) с подписью ответственного лица (начальника отдела кадров, директора).
• Содержание:
  • Дата и номер приказа об увольнении;
  • Указание, что в трудовой книжке внесена запись о прекращении трудового договора;
  • Два способа получения книжки:
    1. Лично – указать адрес организации, кабинет отдела кадров, часы работы;
    2. По почте России – указать, что книжка будет отправлена после получения письменного согласия и указания точного почтового адреса;
  • Срок, в течение которого работник должен забрать книжку (не менее 5 рабочих дней).
  • Контактный телефон и e‑mail для согласования времени визита.
• Подтверждение получения: если уведомление отправлено электронным письмом, требуется подтверждение (квитанция о доставке, подпись в ответе).

Пример текста уведомления:

ООО "Пример"
Отдел кадров
г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: hr@example.com

 г.

Иванову Ивану Ивановичу
проживающему по адресу: г. Москва, ул. Пушкина, д. 5, кв; 12

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии с приказом № 123 от г. о прекращении трудового договора, в вашей трудовой книжке внесена запись о дате увольнения – г.

Просим вас получить трудовую книжку одним из следующих способов:
Лично – в отделе кадров по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5, в рабочие дни с 09:00 до 18:00.
По почте России – после получения вашего письменного согласия и уточнения почтового адреса.

Срок получения книжки – до г.

Для согласования визита или направления согласия просим связаться с нами по телефону +7 (495) -23‑45‑67 или e‑mail hr@example.com.

С уважением,
____________________
Петров П.П.
Начальник отдела кадров
 

Варианты получения книжки

Личный забор

Самый простой способ – работник приходит в отдел кадров. Важно:

• Проверить личность (паспорт, СНИЛС).
• Подписать акт приема‑передачи (в двух экземплярах).
• Внести в журнал выдачи копию акта.

Отправка по почте России

Для отправки необходимо:

1. Получить от работника письменное согласие (можно в виде скана письма, отправленного по e‑mail).
2. Уточнить точный почтовый адрес (включая индекс).
3. Упаковать книжку в конверт «заказной» с объявленной ценностью (не менее 100 руб.).
4. Сохранить копию сопроводительного письма и трек‑номер отправления.
5. Внести запись в журнал о дате отправки и трек‑номере.

Хранение невостребованных трудовых книжек

Если работник не забрал книжку в установленный срок, она считаеться невостребованной. По правилам организации:

• Книжка хранится в отдельном шкафу отдела кадров не менее 1 года.
• Через год (или в начале следующего календарного года) проводится экспертиза документов.
• Если книжка признана невостребованной, её можно сдать в архив организации. Сдача в архив не означает уничтожения – документ сохраняется и может быть выдан работнику или его законным представителям в любой момент.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отправить трудовую книжку без согласия работника?

Нет. Трудовая книжка – документ, удостоверяющий трудовую историю. По пункту 84.1 ТК РФ отправка без письменного согласия считается нарушением прав работника.

Что делать, если работник уехал за границу и не может получить книжку?

Необходимо получить от него нотариально заверенную доверенность на получение книжки представителем в России, а также согласие на отправку по международной почте (с указанием адреса за границей).

Работник утерял трудовую книжку. Нужно ли оформлять новую?

Да. По статье 80 ТК РФ работодатель обязан оформить новую книжку и внести в неё запись о предыдущих местах работы, если у него есть сведения из личного дела. При этом в личном деле сохраняются копии записей из утерянной книжки.

Можно ли заменить бумажную книжку электронной?

С 2021 года в РФ вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). При наличии ЭТК работник может отказаться от бумажного варианта. Однако если работник требует бумажную книжку, её необходимо выдать в соответствии с правилами, описанными выше.

Сколько времени у работодателя есть, чтобы освободиться от ответственности за задержку выдачи?

Согласно рекомендациям Онлайн‑инспекции, с момента направления письменного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи книжки. Поэтому важно отправить уведомление в установленный срок (не позже 5 рабочих дней после увольнения).

Не забранная трудовая книжка – ситуация, требующая от работодателя точного соблюдения законодательных требований. Правильное оформление уведомления, документирование всех действий и своевременный переход к архивированию позволяют избежать юридических рисков и сохранить хорошие отношения с бывшими сотрудниками.

Помните: устное извещение не считается надлежащим. Используйте письменные формы, фиксируйте согласия и храните подтверждающие документы – и ваш бизнес будет защищён от претензий со стороны работников.

Автор статьи: Юрист отдела кадров ООО «Пример»