Вопрос о сроках и порядке выдачи трудовой книжки (ТК) при увольнении всегда требует внимания․ Ситуация усложняется, когда сотрудник уходит в отпуск, а после него его трудовой договор расторгается․ Здесь возникает ключевой нюанс: последний рабочий день и дата увольнения, указанная в приказе, не совпадают․ Это приводит к путанице․ Давайте разберемся, как действовать законно․

Общее правило: выдача в последний рабочий день

Согласно части 4 статьи 84․1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) в день увольнения, то есть в последний день работы․ Это общее и прямое требование закона․

Таким образом, если сотрудник увольняется, отработав свой последний день на рабочем месте, ТК выдается ему в этот же день одновременно с окончательным расчетом․

Особый случай: отпуск с последующим увольнением

Ситуация меняется, когда сотрудник уходит в оплачиваемый отпуск, а его последний день работы был до начала этого отпуска․ Дата увольнения (дата подписания приказа и дата записи в ТК) — это последний день отпуска․

Ключевой принцип:

• Расчет и выдача трудовой книжки производятся в последний РАБОЧИЙ день сотрудника, то есть в день, когда он фактически завершил работу перед отпуском․
• Дата увольнения в приказе и в записи в ТК будет указана как последний день предоставленного отпуска․

Пример: Сотрудник отработал до 30 июня 2024 года․ С 1 июля он идет в ежегодный оплачиваемый отпуск до 14 июля включительно․ Приказ об увольнении из-за истечения срока договора (или по иному основанию) издается с датой 15 июля 2024 года (после окончания отпуска)․

• Последний рабочий день: 30 июня 2024 года․
• День расчета и выдачи ТК: 30 июня 2024 года (вместе с выплатой зарплаты за июнь и компенсацией за неиспользованный отпуск)․
• Дата увольнения в документах: 15 июля 2024 года․

Порядок действий для отдела кадров (алгоритм)

1. Подготовка приказа об увольнении: Дата увольнения в приказе — последний день отпуска․
2. Оформление записи в трудовой книжке:
   • Номер записи — арабскими цифрами по порядку․
   • Дата записи: указывается дата увольнения (последний день отпуска)․
   • Текст записи: «Уволен [основание увольнения, например: в связи с истечением срока трудового договора] с [дата увольнения]»․
   • Дата подписи руководителя: может быть как дата увольнения (последний день отпуска), так и дата фактического подписания приказа (после отпуска)․ Но дата самой записи — всегда дата увольнения․
3. Фактическая выдача ТК и расчет: Производятся в последний рабочий день сотрудника, то есть в день, предшествующий отпуску․ Это главное правило, исключающее задержку документа;
4. Отметка о выдаче: Факт выдачи ТК должен быть отражен в журнале учета движения трудовых книжек (если он ведется) или иным установленным в организации способом (под роспись на копии приказа, в личной карточке ТК и т․д․)․

Что делать, если работник не явился за ТК в последний рабочий день?

Если сотрудник, уходящий в отпуск с последующим увольнением, не явился в свой последний рабочий день (например, заболел или просто отсутствует), работодатель не может нарушить закон и выдать ТК позже, чем в этот день․ Однако его обязанность снимается, если неявка вызвана уважительными причинами (болезнь, командировка и т․д․)․

В этом случае:

• Расчет и ТК должны быть подготовлены в последний рабочий день․
• ТК и деньги (если сотрудник не получил расчет) должны быть переданы ему по первому требованию, как только он появится, или направлены почтовым переводом по его адресу, указанному в кадровых документах․
• Работодатель должен попытаться уведомить сотрудника о готовности документов (звонок, сообщение)․

Задержка выдачи ТК по вине работодателя (если сотрудник был готов ее получить, а его не уведомили или не подготовили) влечет административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ․

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК․ Все новые сведения о трудовой деятельности будут вноситься только в электронный вид․ При увольнении:

• Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней со дня увольнения направить в СЗВ-ТД сведения о прекращении трудового договора․
• Работник имеет право получить на руки распечатанную на бумаге копию трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности) по своему заявлению․ Выдача такой копии также производится в день увольнения (последний рабочий день) или в срок, указанный в заявлении, но не более 3 рабочих дней․

Важно: При отпуске с последующим увольнением логика остается прежней: подготовка и передача распечатки (если она требуется) — в последний рабочий день до отпуска․

Краткая памятка для кадровика

Ответственность за нарушение

Задержка выдачи трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) по вине работодателя влечет административную ответственность в виде наложения административного штрафа:

• На должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб․
• На юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб․

(ст․ 5․27 КоАП РФ)․

При уходе сотрудника в отпуск с последующим увольнением главное, не путать два понятия: «день увольнения» (дата в приказе) и «последний рабочий день» (день расчета и выдачи документа)․ Выдавать трудовую книжку (или готовить сведения об ЭТК) необходимо именно в последний рабочий день, чтобы избежать нарушений и штрафов․