Вопрос выдачи трудовой книжки при увольнении, один из самых важных как для работника, так и для работодателя. Нарушение сроков может привести к серьезным штрафам для компании и судебным искам. Ситуация становится особенно запутанной, если сотрудник увольняется после или во время отпуска. В этой статье мы подробно разберем, в какие сроки и по каким правилам должны выдаваться трудовые книжки в 2026 году.
Общее правило: день увольнения равен последнему рабочему дню
Согласно действующему трудовому законодательству (ст. 84.1 ТК РФ), работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения. Днем увольнения считается последний день работы сотрудника. В этот же день работнику должны выплатить все причитающиеся суммы (заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск и т.д.).
Однако с отпусками эта ситуация имеет свои нюансы, которые зависят от того, как именно оформлено увольнение.
Отпуск с последующим увольнением
Часто сотрудники пишут заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск с последующим увольнением по собственному желанию. В этом случае важно понимать разницу между юридическим и фактическим последним днем работы:
- Днем увольнения (юридическим днем расторжения трудового договора) будет считаться последний день отпуска (ч. 2, 3 ст. 127 ТК РФ).
- Фактическим последним днем работы будет день, предшествующий первому дню отпуска.
В какой же день выдавать документ?
Несмотря на то, что днем увольнения официально считается последний день отпуска, выдать трудовую книжку работодатель обязан в последний рабочий день сотрудника перед началом отпуска. В этот же день с работником производится полный финансовый расчет, и он должен быть ознакомлен с приказом об увольнении.
Таким образом, сотрудник получает документы на руки до того, как уйдет отдыхать, а после окончания отпуска ему уже не нужно возвращаться на бывшее рабочее место за трудовой книжкой.
Если работник увольняется после отпуска (без заявления «отпуск с последующим увольнением»)
Ситуация выглядит иначе, если сотрудник отгулял отпуск, вышел на работу и после этого подал заявление на увольнение. В этом случае никаких сложностей не возникает:
- Фактический и юридический последний рабочий день совпадают.
- Трудовая книжка выдается в день увольнения — в последний день фактического пребывания сотрудника на рабочем месте.
Что делать, если работник не забрал трудовую книжку?
Бывают случаи, когда в последний рабочий день (или день перед отпуском с последующим увольнением) сотрудник отсутствует на рабочем месте или просто отказывается забирать документ. Чтобы избежать ответственности за задержку, работодатель должен:
- Отправить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
- Со дня отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.
Выдача по запросу после увольнения
Если бывший сотрудник обратился за трудовой книжкой уже после своего увольнения, закон защищает его права. По письменному заявлению работника, работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Это же правило касается и выдачи заверенных копий документов, связанных с работой.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и форма СТД-Р
В 2026 году продолжают действовать правила, связанные с переходом на электронные трудовые книжки. Если сотрудник перешел на ЭТК (сведения хранятся в Социальном фонде), бумажная книжка ему больше не выдается при увольнении. Вместо этого работодатель обязан:
- Выдать работнику форму СТД-Р, сведения о трудовой деятельности в вашей компании.
- Заявление работника на выдачу СТД-Р не требуется, документ выдается автоматически в те же сроки, что и бумажная трудовая книжка (в последний рабочий день).
Если же сотрудник сохранил бумажную трудовую книжку (или подал заявление о выборе формы трудовой книжки после 2020 года в пользу бумажного варианта), то при увольнении ему выдается именно она с внесенной записью об увольнении.
Краткие итоги
Чтобы не запутаться в сроках, запомните главное:
- При обычном увольнении — выдача в последний рабочий день.
- При отпуске с последующим увольнением — выдача в последний рабочий день перед началом отпуска.
- Если работник запросил документ после увольнения — выдача не позднее 3 рабочих дней после обращения.
- Вместо бумажной книжки (при ее отсутствии) выдается форма СТД-Р в день увольнения.
Соблюдение этих простых правил позволит работодателю избежать штрафов со стороны трудовой инспекции, а работнику — защитить свои права на своевременное получение документов для дальнейшего трудоустройства.