Трудовая книжка, это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и деятельность гражданина. В 2026 году‚ когда параллельно существуют бумажные и электронные трудовые книжки‚ у работодателей и сотрудников часто возникают вопросы о порядке выдачи этого документа на руки.

В данной статье мы подробно разберем‚ в каких случаях оригинал бумажной трудовой книжки может быть выдан работающему сотруднику‚ как правильно оформить процедуру и какие существуют риски.

Основной принцип хранения трудовых книжек

Важно помнить главное правило: оригинал бумажной трудовой книжки хранится у работодателя на протяжении всего периода работы сотрудника в организации.

Выдача оригинала на руки работающему сотруднику просто так‚ «для ознакомления» или «на хранение дома»‚ запрещена. Работодатель несет материальную ответственность за сохранность документа‚ и его утрата или порча по вине работодателя влечет обязанность компенсировать работнику причиненный ущерб.

Однако законодательство предусматривает исключительные случаи‚ когда выдача оригинала возможна.

Когда можно выдать трудовую книжку работающему сотруднику?

Существует два основных сценария‚ при которых работающий сотрудник может получить оригинал трудовой книжки на руки:

Для оформления пенсии. Это наиболее распространенная причина. Сотруднику может потребоваться оригинал для предоставления в органы Пенсионного фонда (СФР) или для уточнения стажа.
По письменному заявлению работника для иных целей. Хотя практика выдачи «просто по просьбе» (например‚ для визы или кредита) встречается редко и несет риски‚ закон (в частности‚ изменения‚ вступившие в силу ранее) допускает выдачу по заявлению. Однако большинство экспертов и судов склоняются к тому‚ что выдача возможна именно для целей‚ связанных с пенсионным обеспечением или по требованию государственных органов.

> Важно: С 1 января 2015 года (и в актуальной редакции ТК РФ) коммерсанты и организации обязаны выдавать трудовые книжки на руки работникам‚ если они обратились с такой просьбой‚ но только под расписку и‚ как правило‚ на короткий срок.

Алгоритм выдачи трудовой книжки по заявлению работника

Если сотрудник обратился с просьбой выдать ему трудовую книжку‚ работодатель должен действовать строго по инструкции‚ чтобы обезопасить себя от претензий.

Шаг 1. Получение письменного заявления

Устная просьба сотрудника не является основанием для выдачи документа. Работник должен написать заявление в свободной форме.

В заявлении должны быть указаны:

• ФИО работника и его должность.
• Просьба выдать трудовую книжку.
• Причина выдачи (например‚ «для представления в органы Пенсионного фонда»).
• Дата‚ до которой работник обязуется вернуть документ.
• Дата подачи заявления и подпись работника.

Шаг 2. Резолюция руководителя

На заявлении руководитель организации (или уполномоченное лицо) ставит резолюцию с разрешением выдачи трудовой книжки. Без этой резолюции специалист отдела кадров не имеет права отдавать документ.

Шаг 3. Регистрация выдачи

Факт выдачи оригинала трудовой книжки необходимо зафиксировать в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В журнале указываются:

• Дата выдачи.
• ФИО работника.
• Основание выдачи (номер и дата заявления).
• Подпись работника о получении документа.

Шаг 4. Оформление записи в самой трудовой книжке (Графа 3)

При выдаче трудовой книжки на руки работающему сотруднику (не при увольнении!) в раздел III («Сведения о работе») вносится специальная запись.

Порядок заполнения граф:

• Графа 1: Ставится порядковый номер записи.
• Графа 2: Указывается дата выдачи трудовой книжки.
• Графа 3: Делается запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации» (или формулировка о выдаче на руки по заявлению для оформления пенсии‚ в зависимости от внутренней инструкции и конкретной ситуации‚ но ссылка на ст. 66.1 ТК РФ является наиболее корректной в контексте взаимодействия с цифровыми данными).
• Графа 4: Указывается документ-основание (заявление работника) с указанием даты и номера его регистрации.

Шаг 5. Получение расписки от работника

Это критически важный этап. Перед тем как отдать документ‚ работодатель обязан получить от сотрудника расписку.

В расписке лаконично указываются сведения о том‚ что работник:
Получил трудовую книжку на руки.
Обязуется вернуть ее работодателю в установленный срок.
Осведомлен об ответственности за сохранность документа.

Сроки возврата и действия при невозврате

Работник должен вернуть трудовую книжку сразу после устранения причины‚ послужившей основанием для ее выдачи (например‚ после посещения ПФР)‚ но не позднее даты‚ указанной в заявлении.

Что делать‚ если работник не вернул книжку?
Направить работнику письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (если она уже оформлена при увольнении) или вернуть ее (если взята временно). Уведомление направляется по адресу регистрации работника заказным письмом с описью вложения.
Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.
Если трудовая книжка не возвращена‚ факт ее нахождения у работника фиксируется актом.

Отличие от выдачи при увольнении

Не следует путать выдачу книжки работающему сотруднику с процедурой при увольнении.

• При увольнении: Работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы. Если это невозможно (сотрудник отсутствует)‚ направляется уведомление о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на отправку по почте.
• Цифровая трудовая: Напомним‚ что любой работник имеет право запросить выписку из своей цифровой трудовой книжки (форма СТД-Р). Работодатель обязан предоставить эту выписку не позже 3 рабочих дней со дня обращения работника. Это безопасная альтернатива выдаче бумажного оригинала для большинства случаев (кредиты‚ визы‚ собес).

Образец заявления от работника

Для удобства вы можете использовать следующий шаблон заявления:

> Генеральному директору ООО «Пример»
> Иванову И.И.
> от менеджера Петрова П.П.
>
> Заявление
>
> Прошу выдать мне на руки оригинал моей трудовой книжки в связи с необходимостью представления документов в Социальный фонд России для оформления пенсии.
>
> Обязуюсь вернуть трудовую книжку работодателю не позднее «__» ______ 2026 года.
>
> Дата: «__» ______ 2026 г.
> Подпись: ___________ /Петров П.П./

Выдача оригинала трудовой книжки работающему сотруднику — это процедура‚ требующая строгого документального оформления. Главные принципы безопасности для работодателя:
Требовать письменное заявление.
Фиксировать выдачу в журнале учета.
Получать расписку от сотрудника.
Вносить соответствующую запись в саму трудовую книжку.

Соблюдение этих правил позволит избежать споров о потере стажа и материальной ответственности в будущем.