Смерть сотрудника – тяжелый и одновременно сложный юридический процесс. Помимо выплаты пособий и компенсаций, работодатель обязан правильно оформить прекращение трудового договора и выдать трудовую книжку родственникам умершего. В статье подробно рассматривается, какие действия должен выполнить работодатель, какие документы нужны родственникам и приводятся готовые образцы заявлений и расписок.

Содержание

1. Правовая база
2. Пошаговый порядок действий работодателя
3. Документы, которые необходимо предоставить
4. Образцы заявлений и расписок
5. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие выдачу трудовой книжки умершему работнику:

• Трудовой кодекс РФ – статья 77 (прекращение трудового договора в случае смерти работника).
• Постановление Правительства РФ от № 225 (правила ведения и хранения трудовых книжек). Пункт 37 и пункт 43 указывают, что трудовую книжку могут получить родственники умершего.
• Приказ Минтруда России от № ТК‑1/2020 – уточняет порядок внесения записи о смерти и выдачу книжки по заявлению родственника.

С в действующих правилах указано, что трудовую книжку может получить любой ближайший родственник (супруг(а), родители, дети, внуки, внуки, братья и сестры) либо лицо, представившее нотариально заверенную доверенность.

Пошаговый порядок действий работодателя

1. Получение подтверждающих документов о смерти.
   • Свидетельство о смерти (оригинал).
   • Документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении ребёнка, справка о родстве и т.п.).
2. Оформление приказа об увольнении в связи со смертью.

   В приказе указывается дата смерти, основание прекращения трудового договора и делается запись в трудовой книжке: «Прекращение трудового договора в связи со смертью работника (дата смерти)».

3. Внесение записи в трудовую книжку.

   Запись делается в последнюю страницу книжки, подпись ставит уполномоченный кадровик.

4. Получение заявления от родственника.

   Заявление должно содержать:

   • ФИО заявителя, контактные данные.
   • ФИО умершего, дата и место смерти.
   • Указание вида родственных отношений.
   • Способ получения (лично, по почте, через доверенное лицо).
5. Подготовка расписки о получении трудовой книжки.

   Распишка подписывается заявителем и заверяется подписью кадровика.

6. Выдача трудовой книжки.
   • Лично – в присутствии кадровика, под расписку.
   • По почте – после получения письменного заявления и копий документов, книжка отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении.
7. Заключительный контроль.

   Кадровый отдел фиксирует факт выдачи в журнале учёта документов и сохраняет копию заявления и расписки в личном деле умершего.

Необходимые документы

Образцы заявлений и расписок

Образец заявления родственника о выдаче трудовой книжки

Заявление
(в свободной форме)

Я, Ф.И.О. полностью, паспорт: серия ____ № ____, выдан ____ (дата, орган выдачи), 
зарегистрированный(ая) по адресу: ____,

настоящим прошу выдать мне трудовую книжку умершего(ой) Ф.И.О. работника,
дата рождения: ____, дата смерти: ____,
в качестве родственника (указать степень родства: супруг(а), сын, дочь, мать, отец, брат, сестра и т.п.).

Прошу передать книжку:
[ ] лично в отдел кадров
[ ] по почте (указать адрес получателя)

Приложения:
Копия свидетельства о смерти.
Копия документа, подтверждающего родство (свидетельство о браке, о рождении и т.п.).
Копия паспорта заявителя.

Образец расписки о получении трудовой книжки

Расписка

Я, Ф.И.О. полностью, паспорт: серия ____ № ____, выдан ____,
зарегистрированный(ая) по адресу: ____,


подтверждаю получение в отделе кадров наименования организации надлежащим образом оформленной
трудовой книжки серии ____ № ____ моего родственника Ф.И.О. умершего работника,
дата рождения: ____, дата смерти: ____.

Дата получения: ____ Подпись получателя: ______________________
Подпись уполномоченного представителя работодателя: ______________________

Приказ работодателя об увольнении в связи со смертью

ПРИКАЗ № ___
о прекращении трудового договора в связи со смертью работника

Город ____ «____» ____ 2026 г.

На основании статьи 77 Трудового кодекса РФ и в соответствии с пунктом 37 Правил ведения и
хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225 от ) приказываю:
Прекратить трудовой договор с Ф.И.О. работника, дата рождения ____,
 в связи со смертью, произошедшей ____ (дата смерти).

Внести в трудовую книжку запись: «Прекращение трудового договора в связи со смертью
 работника (дата смерти)».

Выдать трудовую книжку родственнику (указать Ф.И.О., степень родства) в порядке,
 установленном внутренними нормативными документами организации.

Довести приказ до сведения всех заинтересованных лиц.

Генеральный директор ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)

Часто задаваемые вопросы

Кто имеет право получить трудовую книжку умершего?

Трудовую книжку могут получить ближайшие родственники (супруг(а), родители, дети, внуки, братья, сестры) либо лицо, представившее нотариально заверенную доверенность от одного из этих родственников.

Можно ли отправить книжку по почте?

Да. При этом родственник обязан направить письменное заявление с указанием способа получения и приложить копию паспорта. Книжка отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении.

Что делать, если родственник не может явиться лично?

Необходимо оформить доверенность (нотариальная) на представителя, который получит книжку от имени заявителя. Доверенность прилагается к заявлению.

Нужно ли вносить запись о смерти в трудовую книжку?

Обязательно. Запись делается в последнюю страницу книжки до её выдачи. Формулировка должна соответствовать образцу из приказа работодателя.

Как долго работодатель обязан хранить оригиналы документов о смерти и родстве?

Согласно статье 78 Трудового кодекса РФ, документы, связанные с прекращением трудового договора, хранятся в течение 5 лет после их закрытия;

Выдача трудовой книжки умершему работнику – процедура, требующая строгого соблюдения законодательных требований. Правильное оформление приказа, внесение записи в книжку, а также получение от родственника всех необходимых документов (свидетельство о смерти, подтверждение родства, заявление) позволяют избежать юридических рисков и обеспечить уважительное отношение к семье покойного.

Скачайте готовые образцы заявлений и расписок, адаптируйте их под свою организацию и включите в внутренний регламент кадровой службы – это упростит процесс и сделает его прозрачным для всех участников.