Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж, опыт работы и право на социальные выплаты. С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажные книжки продолжают использоваться в ряде случаев. В статье разберём, когда и как правильно отправлять (выдавать) трудовую книжку как в бумажном, так и в электронном виде, какие сроки установлены законодательством и какие практические рекомендации помогут избежать конфликтов.

Правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), статья 66 – определяет, кто обязан вести трудовую книжку и в каких случаях.
• Постановление Минтруда РФ № 320н – регламентирует порядок оформления записей в бумажной и электронной трудовой книжке.
• Федеральный закон «Об электронных трудовых книжках» (от 30 июля 2021 г.) – устанавливает порядок перехода на электронный формат и сроки передачи сведений в СФР.

Согласно ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в день прекращения трудового договора (ст. 177, п. 6). При этом в случае использования ЭТК сведения передаються в Систему Фонда России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после заключения трудового договора.

Сроки выдачи трудовой книжки при увольнении

1. В день прекращения трудового договора – если работник находится в штате более 5 дней и трудовая книжка ведётся в бумажном виде.
2. Если работник не может забрать книжку лично, работодатель обязан отправить её не позднее трёх рабочих дней со дня получения согласия работника (п. 6 ст. 177 ТК РФ, уточнено в КонсультантПлюс, 2025 г.).
3. При переходе на электронную трудовую книжку сведения передаются в СФР в течение следующего рабочего дня после увольнения.

Важно: если работник не забрал книжку в течение 7 рабочих дней после получения уведомления, работодатель может считать её «выданной» и оформить отправку по почте (см. ниже).

Как оформить и отправить бумажную трудовую книжку

3.1 Оформление последней записи

Последняя запись в бумажной трудовой книжке делается согласно приказу Минтруда № 320н:

• Графа 1 – очередной номер записи.
• Графа 2 – дата выдачи (обычно дата увольнения).
• Графа 3 – основание (например, «Увольнение по собственному желанию»).
• Графа 4 – подпись и печать работодателя.

3.2 Уведомление работника

Работодатель обязан направить работнику письменное уведомление о необходимости получения трудовой книжки. Уведомление может быть:

• Лично (при передаче в руки).
• Электронным письмом/смс с указанием даты и способа получения.
• Почтовым отправлением с уведомлением о получении (рекомендованным письмом).

3.3 Отправка по почте

Если работник согласен на получение книжки по почте, следует выполнить следующие шаги:

1. Подготовить конверт, указав ФИО получателя, адрес, индекс.
2. Приложить копию уведомления о выдаче и согласие работника (подписанное заявление).
3. Отправить рекомендованным письмом с уведомлением о вручении.
4. Сохранить копию трек‑номера и подтверждение отправки в кадровом деле.

Согласно рекомендациям портала «Кадровик‑практик», работодатель может повторно напомнить о получении книжки в течение трёх рабочих дней после первой попытки отправки.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

4.1 Переход на электронный формат

С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению ЭТК. С этого момента:

• Для новых сотрудников обязательно оформлять ЭТК (если иное не предусмотрено коллективным договором).
• Работодатель передаёт сведения в СФР через форму ЕФС‑1 (раздел «Сведения о трудовой (иной) деятельности»).
• ЭТК заменяет бумажную книжку, но работник может запросить её печатную копию в любой момент.

4.2 Сроки передачи сведений

Сведения о приёме, переводе, увольнении и других изменениях должны быть отправлены в СФР не позднее следующего рабочего дня после соответствующего события.

4.3 Как «отправить» ЭТК работнику

ЭТК хранится в личном кабинете сотрудника на портале Госуслуги. Чтобы работник получил доступ:

1. Убедиться, что в системе указаны корректные персональные данные (паспорт, СНИЛС).
2. Отправить работнику уведомление (смс/почта) с инструкцией по входу в личный кабинет.
3. При необходимости оформить доверенность, если работник не может самостоятельно получить доступ.

Что делать, если работник не забрал трудовую книжку

• Повторное уведомление – отправить письменное (рекомендованное) письмо с просьбой забрать книжку в течение 7 рабочих дней.
• Если в течение 7 дней книжка не получена, можно считать её выданной и оформить её отправку по почте (при наличии согласия).
• В случае отказа работника от получения книжки, работодатель сохраняет документ в архиве и фиксирует отказ в личном деле сотрудника.

Согласно КонсультантПлюс (2025 г.), работодатель освобождается от ответственности за отсутствие выдачи, если он предпринял все необходимые действия по уведомлению и предложил отправку по почте.

Практические рекомендации для работодателей

1. Вести учёт сроков – в кадровой системе отмечать даты приёма, перевода и увольнения, чтобы не пропустить обязательные сроки.
2. Автоматизировать отправку ЕФС‑1 – использовать интегрированные модули бухгалтерии/HR, которые автоматически формируют и отправляют сведения в СФР.
3. При увольнении сразу оформлять последнюю запись и готовить уведомление о выдаче книжки.
4. Если сотрудник переходит на ЭТК, убедиться, что его данные в СФР актуальны и отправить подтверждение о переводе.
5. Сохранять копии всех отправлений (трекинг‑номера, сканы уведомлений) в личном деле сотрудника.
6. Обучать персонал отдела кадров актуальным требованиям законодательства (периодические семинары, вебинары).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Нужно ли выдавать трудовую книжку, если сотрудник отработал менее 5 дней?

Нет. По статье 66 ТК РФ трудовая книжка ведётся только для работников, отработавших более 5 дней, если работа является основной.

7;2 Можно ли отправить трудовую книжку без согласия работника?

Нет. Для отправки по почте требуется письменное согласие работника (заявление или электронное подтверждение).

7.3 Как оформить «пропущенную» запись о переводе после увольнения?

В случае необходимости внести запись о переводе, следует оформить дополнительный приказ с указанием даты и основания, а затем внести запись в книжку и в ЭТК. При этом в личном деле фиксируется причина исправления.

7.4 Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Работник может обратиться в отдел кадров с заявлением о выдаче дубликата. Дубликат оформляется в течение 5 рабочих дней после подачи заявления, при условии подтверждения личности.

Соблюдение сроков и правильное оформление трудовой книжки (бумажной или электронной) – обязательное условие для законного ведения кадрового учёта. Ключевые моменты:

• Выдавать книжку в день увольнения или отправлять её не позднее трёх рабочих дней после получения согласия.
• Для ЭТК передавать сведения в СФР в течение следующего рабочего дня.
• Всегда фиксировать согласие работника и сохранять подтверждающие документы.

Следуя этим рекомендациям, работодатели минимизируют риск административных штрафов, а сотрудники получат своевременный доступ к документу, подтверждающему их трудовой стаж.