Одним из ключевых и обязательных действий при прекращении трудовых отношений является выдача работнику его трудовой книжки. Вопрос о том, можно ли не забирать этот документ в день увольнения, часто возникает в спорных ситуациях. Давайте разберем, что говорит закон и судебная практика.
Обязанность работодателя: выдать в день увольнения
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 62, 77), при увольнении работнику в день прекращения трудового договора должны быть выданы все документы, связанные с работой, включая трудовую книжку. Это не право, а обязанность работодателя.
Как подчеркивает судебная практика (например, Ярославский областной суд, определение от № 33-6261/2014), даже если работник выполнял обязанности не по месту нахождения компании, это не освобождает работодателя от обязанности выдать книжку лично в день увольнения. Простое предложение сотруднику, вышедшему на работу в этот день, дать согласие на отправку по почте не считается надлежащим исполнением требований закона.
Ситуация: работник отказывается забирать книжку
Часто проблема возникает не из-за бездействия работодателя, а из-за того, что сам работник отказывается принимать трудовую книжку. Это может происходить по разным причинам: несогласие с формой увольнения (например, по соглашению сторон), желание создать прецедент для судебного спора или просто нежелание получать документ.
В такой ситуации работодатель не может просто оставить книжку у себя. Бездействие грозит ему административным штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ (за нарушение трудового законодательства) и, что важно, обязанностью выплачивать работнику средний заработок за весь период задержки выдачи документа (ст. 236 ТК РФ).
Правильный алгоритм действий для работодателя
Если сотрудник в день увольнения отказывается забрать трудовую книжку, кадровику или руководителю необходимо действовать по следующему плану:
- Оформите акт об отказе. В тот же день составьте внутренний акт (в двух экземплярах) о том, что работник ФИО, уволенный (дата, основание), отказался от получения своей трудовой книжки. В акте должна быть ссылка на ст. 62 ТК РФ. Один экземпляр акта передайте работнику под расписку, второй оставьте у себя.
- Направьте письменное уведомление. Немедленно (желательно в день увольнения или на следующий) направьте работнику заказное письмо с уведомлением о вручении (или иным способом, подтверждающим факт и дату получения). В уведомлении:
- Укажите, что его трудовая книжка готова к выдаче.
- Напомните о его обязанности получить документ.
- Предложите два варианта: 1) лично получить в компании в указанный срок; 2) дать письменное согласие на отправку трудовой книжки заказным письмом с уведомлением (с оплатой почтовых расходов работодателем).
- Действуйте по согласию или сохраняйте документ.
- Если работник даст согласие на отправку почтой, отправьте книжку заказным письмом с уведомлением. Копию почтовой квитанции и уведомления о вручении приложите к его личному делу. Обязанность по выдаче считается исполненной с даты отправки.
- Если согласия нет и работник не появляется — вы не можете бесконечно хранить документ. После неоднократных уведомлений (рекомендуется 2-3) и при наличии акта об отказе вы вправе передать трудовую книжку на хранение в государственный архив (МФЦ) по месту нахождения организации. Об этом также нужно уведомить работника заказным письмом. С момента передачи в архив обязанность по хранению и последующей выдаче ложиться на архив, а работодатель формально исполняет свою обязанность.
Что делать, если увольнение по соглашению сторон?
При увольнении по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) процедура не меняется. Запись в трудовую книжку вносится в соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Само соглашение сторон не является основанием для того, чтобы работник не получил свой документ в день увольнения. Все вышеописанные шаги (акт, уведомление) актуальны и для этого случая.
Ключевые выводы и рекомендации
- Нельзя не забирать. Трудовая книжка должна быть выдана (или предложена к выдаче) в день увольнения. «Не забирать» — это не вариант.
- Отказ работника — не снимает обязанностей. Если сотрудник отказывается, работодатель должен это документально зафиксировать и активно пытаться передать документ (уведомление, предложение почты).
- Цель, избежать штрафов и компенсаций. Грамотно оформленные акты и уведомления защитят компанию от претензий по невыдаче документа и требований о компенсации за задержку.
- Хранение в архиве — последний шаг. Если все попытки передачи безуспешны, передайте книжку в архив и уведомьте об этом работника. Это завершит ваши обязательства по выдачи.