В процессе работы с персоналом часто возникает необходимость в выдаче заверенной копии трудовой книжки. Эта процедура регулируется Трудовым кодексом РФ‚ а также рядом нормативных актов‚ которые регламентируют формы‚ требования к оформлению и порядок заверения. В статье подробно рассматриваются:
- когда и зачем требуется заверенная копия;
- какие документы и формы используются;
- пошаговый алгоритм оформления;
- образцы‚ актуальные для 2024‑2026 годов;
- частые ошибки и рекомендации.
Зачем нужна заверенная копия трудовой книжки?
Заверенная копия служит официальным подтверждением того‚ что представленные сведения соответствуют оригиналу. Она может потребоваться в следующих случаях:
- Передача данных в другую организацию (например‚ при трудоустройстве в новой компании);
- Подтверждение стажа и условий занятости при оформлении кредитов‚ страховых выплат‚ алиментов;
- Возмещение утраченного оригинала – работник получает копию‚ заверенную работодателем‚ и может её использовать как временный документ.
Нормативно‑правовая база
В России действует несколько ключевых актов‚ регулирующих процесс заверения:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 62) – установление прав работника на получение копий трудовых документов;
- Приказ Минтруда РФ от № 320н «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
- Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» – требования к обработке информации‚ содержащейся в копии;
- Рекомендации КонсультантПлюс и Налоговый консалтинг по актуальным образцам.
Общие принципы заверения
По закону‚ заверение копии должно быть выполнено уполномоченным лицом (главой организации‚ руководителем подразделения или уполномоченным представителем кадровой службы). При этом необходимо:
- Указать ФИО и должность лица‚ заверяющего копию;
- Поставить подпись с расшифровкой;
- Указать дату выдачи;
- В случае с внешним использованием – добавить адрес организации‑хранилища оригинала.
Требования к содержанию заверенной копии
В заверенную копию обычно включают:
- Полные сведения из оригинала (ФИО‚ дата рождения‚ место работы‚ должность‚ период работы‚ сведения о премировании и т.д.);
- Подпись и расшифровку уполномоченного лица;
- Дата заверения;
- При необходимости – указание адреса оригинального документа.
Пошаговый алгоритм выдачи заверенной копии
Ниже описан типовой порядок действий‚ который можно адаптировать под внутренние регламенты компании.
- Получение запроса от сотрудника (или его представителя) о выдаче копии.
- Проверка полномочий – убедиться‚ что запрашивающий имеет право на получение копии (трудовой договор‚ приказ о переводе и т.п.).
- Подготовка оригинала – извлечь оригинальную трудовую книжку из архива.
- Создание копии – выполнить копию на официальном бланке (обычно A4‚ черно‑белый).
- Заверение – подписать копию уполномоченным лицом‚ указав ФИО‚ должность и дату.
- Оформление внешнего документа – если копия направляется в другую организацию‚ добавить адрес оригинала и‚ при необходимости‚ печать.
- Передача копии – передать сотрудника или отправить по почте/курьеру с уведомлением.
Образцы заверенных копий (2024‑2026)
Ниже представлены типичные образцы‚ которые используют компании в 2024‑2026 годах. Все образцы доступны в открытом доступе (например‚ на сайтах nalog-nalog.ru‚ КонсультантПлюс).
Образец 2025 года (внутренний вариант)
ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ФИО: _______________________________ № п/п: _____________________________ Дата рождения: _____________________ Место рождения: ____________________ Дата трудоустройства: __.__.____ г. Должность: ________________________ Место работы: ______________________ Стаж: _____________________________ Примечание: ________________________ Подпись уполномоченного: ______________________ (расшифровка подписи) Дата выдачи: __.__.____ г.
Образец 2026 года (для внешнего использования)
ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ФИО сотрудника: _______________________________ Номер страницы в оригинале: ___________________ Дата выдачи оригинала: __.__.____ г. Сведения о работе (период‚ должность‚ подразделение): ⎻ С __.__.____ по __.__.____ – менеджер отдела; ౼ С __.__.____ по __.__.____ – ведущий специалист. Адрес организации‚ где хранится оригинал: ______________________ Подпись и расшифровка уполномоченного лица: ________________________ (должность‚ ФИО) Дата заверения: __.__.____ г. [Печать организации‚ если требуеться]
Частые ошибки и рекомендации
- Отсутствие подписи и расшифровки – без них копия не считается заверенной.
- Неуказание даты – дата заверения обязательна‚ иначе документ может быть отвергнут.
- Неправильный формат бланка – рекомендуется использовать официальный бланк‚ утвержденный внутренними нормами компании.
- Пропуск обязательного указания адреса оригинала при передаче копии в другую организацию.
- Неучет требований к оформлению электронных копий – если оригинал электронный‚ необходимо оформить заверение в электронном виде с электронной подписью.
Рекомендация: регулярно обновляйте образцы в соответствии с изменениями в законодательстве и рекомендациях консалтинговых сервисов (КонсультантПлюс‚ Налоговый консалтинг). Это поможет избежать отказов со стороны банков‚ страховых компаний и других инстанций.
Как восстановить трудовые книжки‚ если оригинал утерян
В случае потери оригинала работник имеет право запросить у работодателя заверенную копию на основании ст. 62 ТК РФ. Алгоритм восстановления:
- Подача письменного запроса в отдел кадров;
- Проверка наличия записей в кадровом реестре;
- Оформление копии с заверением уполномоченного лица;
- В случае полного отсутствия данных – формирование новой трудовой книжки по согласованию с сотрудником и с соблюдением требований ТК РФ.
Заверенная копия трудовой книжки – важный документ‚ который подтверждает легитимность сведений о трудовой деятельности сотрудника. Правильное оформление‚ соответствие требованиям законодательства и использование актуальных образцов позволяют избежать юридических рисков и ускорить процесс взаимодействия с внешними организациями.
Если у вас возникнут сомнения по конкретному случаю‚ рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому праву или воспользоваться онлайн‑консультацией в системе КонсультантПлюс.