Вопрос о том, можно ли в трудовую книжку заносить выговор (дисциплинарный взыскание), волнует как работодателей, так и работников․
Ниже разберём, что предписывает законодательство, как выглядит процедура оформления выговора и какие документы в итоге получают обе стороны․

Что такое выговор?

Выговор – это дисциплинарное взыскание, применяемое к сотруднику за нарушение трудовой дисциплины․
Он фиксируется в дисциплинарном акте (письменном документе), который подписывают работник и руководитель․
Выговор может быть как «письменным», так и «устным», но в любом случае он не попадает в трудовую книжку․

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника․
С 1 января 2021 г․ в России действует переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)․
Работодатель обязан вести только электронный вариант, но при этом сохранять бумажный протокол в случае необходимости․

Что запрещает законодательство?

В соответствии с Трудовым кодексом РФ (статья 112) и Постановлением Правительства РФ от 28 декабря 2020 г․ № 1126 о порядке ведения электронных трудовых книжек, в трудовой книжке (бумажной или электронной) не допускается внесение сведений о дисциплинарных взысканиях․

«Трудовая книжка не содержит сведений о дисциплинарных взысканиях, применяемых к работнику, за нарушение трудовой дисциплины»․

Таким образом, выговор не может быть зафиксирован в трудовой книжке․

Как правильно фиксировать выговор?

1. Подготовка дисциплинарного акта․ В акте указываются:
   • ФИО работника и должность;
   • Дата и место нарушения;
   • Суть нарушения;
   • Санкция (выговор);
   • Подписи руководителя и работника․
2. Сохранение акта․ Работодатель хранит акт в письменном кадровом деле (папка «Дисциплинарные документы»)․
   В электронном кадровом деле (ЭКД) он сохраняется как PDF‑файл․
3. Уведомление работника․ Работник получает копию акта и подтверждает его получение (подпись)․
4. Отслеживание сроков․ В случае, если выговор сопровождается сроком (например, 30 дней), это фиксируется в акте․

Что происходит с выговором в электронном формате?

В электронном варианте трудовой книжки выговор не отображается․
Однако в системе кадрового учета (например, в системе «Кадры» или «HR‑платформа») в личном кабинете работника может быть отдельный раздел «Дисциплинарные взыскания», где фиксируются все выговоры и наказания․
Эти данные доступны только для внутреннего использования и не попадают в официальную трудовую книжку․

Что делать, если выговор был ошибочно записан в трудовую книжку?

• Обратиться к работодателю с просьбой о исправлении – в трудовой книжке должно быть вычеркнуто и заменено надписью «не применялось»․
• Если исправление не производится, работник может обратиться в трудовую инспекцию с заявлением о нарушении трудового законодательства․
• В случае судебного разбирательства, работник может доказать, что выговор был зафиксирован в другом документе, а не в трудовой книжке․

Какой документ хранит сведения о выговорах?

Внутренний кадровый файл (папка «Дисциплинарные документы») – это основной источник сведений о выговорах․
В электронном кадровом деле (ЭКД) эти сведения хранятся в виде PDF‑файлов, привязанных к конкретному сотруднику․

Практические рекомендации для работодателя

• Не вносить выговор в трудовую книжку (бумажную или электронную)․
• Вести отдельный дисциплинарный акт и хранить его в кадровом деле․
• Периодически проверять, что в ЭТК нет лишних записей․
• Обучать персонал, ответственный за кадровый учет, требованиям Трудового кодекса․

Практические рекомендации для работника

• Проверять, что в вашей трудовой книжке нет записей о дисциплинарных взысканиях․
• Сохранять копии всех дисциплинарных актов․
• Если замечаете ошибку, сразу сообщайте работодателю и, при необходимости, обращайтесь в трудовую инспекцию․

Краткая таблица: где фиксируются выговоры?

В ответ на вопрос «Заносятся ли выговор в трудовую книжку?» можно однозначно сказать: нет, выговор не заносится в трудовую книжку․
Он фиксируется в дисциплинарном акте и хранится в кадровом деле (бумажном или электронном)․
Это требование закреплено в Трудовом кодексе РФ и в постановлениях правительства, регулирующих электронные трудовые книжки․

Таким образом, как работодатель, так и работник должны соблюдать эти правила, чтобы избежать конфликтов и нарушений закона․