Электронная трудовая книжка стала обязательным форматом ведения кадровой документации с 2021 года. В ней хранятся все сведения о трудовых отношениях сотрудника, а выписка из электронной трудовой книжки позволяет быстро получить необходимые данные для новых работодателей, проверок Фонда обязательного пенсионного страхования (ПФР) и др.
Что такое выписка из электронной трудовой книжки?
Выписка – это официальный документ, в котором отображаются сведения о:
- периодах работы в организации;
- местах и датах трудоустройства;
- сведения о трудовом статусе (постоянный, временный, совмещение и т.д.);
- сведения о увольнении (если произошло).
Эти данные берутся из базы Социального фонда, а в 1С они формируются автоматически при правильном ведении электронной трудовой книжки.
Где и как получить выписку?
Существует несколько способов получения выписки:
- Через портал Госуслуги – удобный способ для физических лиц.
- Через личный кабинет в 1С:Зарплата и управление персоналом – запрос в системе «Выписка из электронной трудовой книжки».
- По запросу нового работодателя – запрос в отдел кадров текущего работодателя.
- Через сервис 1С-Отчетность – облачный сервис, где можно выгрузить отчет ЕФС‑1, подраздел 1.1.
Важно помнить, что выписка выдаётся только по личному запросу сотрудника или уполномоченного работодателя.
Как оформить запрос в 1С?
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом процесс выглядит так:
- Шаг 1. Открыть раздел «Трудовая деятельность» → «Электронные трудовые книжки».
- Шаг 2. Выбрать сотрудника, для которого требуется выписка.
- Шаг 3. Нажать кнопку «Сформировать выписку».
- Шаг 5. Сохранить файл или отправить его на электронную почту.
После формирования выписка автоматически подписывается электронной подписью организации, что делает её юридически значимой.
Как правильно вести электронную трудовую книжку в 1С?
Для корректного формирования выписки необходимо соблюдать несколько требований:
Приём заявлений от сотрудников
Сотрудники, желающие вести трудовую книжку в электронном виде, подают заявление в 1С. В программе можно создать шаблон заявления и автоматически сформировать его для каждого сотрудника.
Формирование уведомлений в ПФР
После того как сотрудник начал работать, необходимо сформировать уведомление в ПФР (раздел 1.1 отчёта ЕФС‑1). Это гарантирует, что данные о трудовой деятельности будут внесены в базу Фонда.
Ведение истории изменений
Каждое изменение в статусе сотрудника (продление, перевод, увольнение) фиксируется в системе. Это позволяет без ошибок сформировать полную выписку.
Ограничения и особенности
- Обратный переход на бумажную форму невозможен (постановление Минтруда от № 142/ООГ‑18054).
- Если сотрудник согласен, можно оформить одновременно бумажную и электронную форму, но в 1С следует использовать только электронный вариант.
Преимущества электронной трудовой книжки в 1С
Ведение электронной формы дает ряд преимуществ:
- Скорость доступа – выписка формируется за считанные секунды.
- Снижение ошибок – автоматизация исключает дублирование и пропуски.
- Безопасность – данные хранятся в защищённой базе и подписываются электронной подписью.
- Экономия ресурсов – не требуется печать, хранение и архивирование бумажных документов.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить выписку без личного кабинета? – Да, через портал Госуслуги или по запросу работодателя.
- Нужна ли подпись работодателя? – Да, выписка подписывается электронной подписью организации перед выдачей.
- Как быстро можно получить выписку после увольнения? – В большинстве случаев выписка готова в течение 1‑2 рабочих дней.
Электронная трудовая книжка в 1С – это современный и эффективный способ документирования трудовой деятельности. Правильное её оформление и своевременное формирование выписки позволяют:
- обеспечить прозрачность отношений с сотрудниками;
- упростить процесс проверок со стороны ПФР и новых работодателей;
- сократить административные расходы и минимизировать риск ошибок.
Если вы только начинаете работать с 1С:Зарплата и управление персоналом, следуйте описанному выше пошаговому руководству – и вы сможете без проблем получать и выдавать выписки из электронной трудовой книжки.