С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог традиционной бумажной книжки. Она хранится в информационной системе Пенсионного фонда РФ и содержит полную историю трудовой деятельности сотрудника: места работы, должности, даты приема и увольнения, перевода и другие сведения. Работодатели обязаны вносить данные в ЭТК при приеме, увольнении и переводе сотрудников. Но как получить официальную выписку из ЭТК для предоставления в новую организацию, банк, суд или для личного использования? В этой статье мы подробно расскажем, как сделать выписку из электронной трудовой книжки в сервисе Контур.Экстерн — одном из самых популярных инструментов для бухгалтеров и кадровиков.
Что такое выписка из электронной трудовой книжки?
Выписка из электронной трудовой книжки — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника. Он оформляется по форме СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности), утвержденной Приказом Минтруда России от № 589н. В выписке содержится:
- ФИО работника
- Дата рождения
- Сведения о всех местах работы (наименование организации, ИНН, ОГРН)
- Даты приема и увольнения
- Должности и профессии
- Основания прекращения трудового договора
- Сведения о переводах
Важно: в отличие от бумажной трудовой книжки, в ЭТК не указываются награды, поощрения, вахтовая или сезонная работа, если они не связаны с трудовыми отношениями. Также не отражаются сведения о дополнительном образовании или профессиональных квалификациях — только факты трудовой деятельности.
Зачем нужна выписка из ЭТК в Контуре?
Сервис Контур.Экстерн — это облачный сервис для автоматизации бухгалтерского и кадрового учета. Он интегрирован с Пенсионным фондом РФ и позволяет работодателю:
- Вносить данные о сотрудниках в ЭТК автоматически
- Формировать и отправлять отчеты СЗВ-ТД
- Генерировать выписки из ЭТК в формате СТД-Р
- Скачивать документы в PDF, распечатывать, отправлять по электронной почте
Использование Контура позволяет:
- Исключить ошибки при заполнении
- Сэкономить время на ручной обработке данных
- Обеспечить соответствие требованиям законодательства
- Быстро подготовить документы при приеме или увольнении сотрудника
Пошаговая инструкция: как сформировать выписку из ЭТК в Контур.Экстерн
Шаг 1: Войдите в личный кабинет Контур.Экстерн
Откройте браузер и перейдите по ссылке: https://kontur.ru/ekstern. Авторизуйтесь с помощью логина и пароля. Если у вас нет доступа, обратитесь к администратору вашей организации или к бухгалтеру.
Шаг 2: Перейдите в раздел «Кадры» → «СЗВ-ТД»
В левом меню найдите раздел «Кадры», затем выберите подраздел «СЗВ-ТД». Именно здесь хранятся все сведения о трудовой деятельности сотрудников, которые передаются в ПФР.
Шаг 3: Найдите нужного сотрудника
В списке сотрудников найдите того, для кого нужно сформировать выписку. Вы можете использовать фильтр по ФИО, ИНН или табельному номеру.
Шаг 4: Выберите период для выписки
Напротив имени сотрудника нажмите кнопку «Сформировать выписку» или «СТД-Р». Откроется окно с выбором периода:
- «За все время» — выписка содержит всю историю трудовой деятельности с момента первого трудоустройства в системе ЭТК.
- «За текущий отчетный период» — только сведения, внесенные в ЭТК с момента последнего отчета (например, с начала года).
Рекомендуем выбирать «За все время», если выписка нужна для подтверждения стажа при трудоустройстве или оформлении пенсии.
Шаг 5: Сформируйте и скачайте выписку
После выбора периода нажмите кнопку «Сформировать». Система автоматически сгенерирует документ по форме СТД-Р. Через несколько секунд откроется окно предварительного просмотра;
В этом окне вы можете:
- Проверить все данные: ФИО, даты, наименования организаций
- Распечатать документ
- Скачать в формате PDF
- Отправить по электронной почте сотруднику
Нажмите кнопку «Распечатать» — документ будет подготовлен в печатном виде. Для юридической силы документ должен быть:
- Подписан руководителем организации
- Заверен печатью (если организация использует печать)
- Снабжен датой выдачи
Шаг 6: Выдайте выписку сотруднику
Согласно законодательству, работодатель обязан выдать выписку из ЭТК:
- При приеме на работу — по требованию сотрудника
- При увольнении — в день увольнения
- По письменному заявлению сотрудника — в течение 3 рабочих дней
Вы можете передать выписку лично под подпись, отправить по электронной почте (если сотрудник согласен на электронный формат) или через личный кабинет на Госуслугах.
Важные нюансы и ошибки
Ошибка 1: Не проверяете данные перед выдачей
Если в ЭТК есть ошибки (например, неверно указано наименование организации или дата увольнения), выписка будет содержать их. Проверяйте сведения в Контуре перед формированием документа. Исправить ошибки можно через отчет СЗВ-ТД — подайте корректирующий отчет в ПФР.
Ошибка 2: Не заверяете документ
Выписка без подписи руководителя и печати (если применимо) не имеет юридической силы. Даже если сотрудник получил PDF-файл, для официального использования (например, в банке или при оформлении льгот) нужна распечатанная и заверенная копия.
Ошибка 3: Используете выписку вместо бумажной книжки без согласия
Если сотрудник до 2021 года имел бумажную трудовую книжку и не подавал заявление на переход на ЭТК — вы не можете заменить бумажную книжку на выписку без его письменного согласия. В этом случае выписка из ЭТК выдается только по его запросу, а бумажная книжка остается основным документом.
Альтернативные способы получения выписки
Если вы не используете Контур.Экстерн, выписку из ЭТК можно получить и другими способами:
- Через портал Госуслуг
Перейдите в раздел «Услуги» → «Работа и занятость» → «Выписка из электронной трудовой книжки». Авторизуйтесь и нажмите «Получить выписку». Документ придет в личный кабинет в PDF. - Через личный кабинет Пенсионного фонда
На сайте https://es.pfrf.ru войдите в личный кабинет → «Электронная трудовая книжка» → «Сформировать выписку». - В МФЦ или отделении ПФР
Подайте заявление в бумажном виде — выписку выдадут в течение 5 рабочих дней.
Важно! Выписка, полученная через Госуслуги или ПФР, не содержит подписи работодателя и печати — она подходит только для личного использования. Для официальных целей (прием на работу, кредит, пенсия) требуется документ, заверенный работодателем.
Сервис Контур.Экстерн — это не просто инструмент для формирования выписок. Это комплексное решение для автоматизации кадрового и бухгалтерского учета. Благодаря интеграции с ПФР, вы всегда работаете с актуальными данными, избегаете ошибок и соблюдаете сроки подачи отчетов. Формирование выписки из ЭТК в Контуре занимает менее 2 минут — и это при условии, что все данные в системе корректны.
Рекомендация: настройте автоматическое формирование выписки при увольнении сотрудника — это сэкономит вам часы ручной работы и исключит риск нарушения сроков.
Если вы еще не используете Контур.Экстерн — попробуйте бесплатный тариф. Уже через неделю вы оцените, насколько проще становится работа с электронными трудовыми книжками.
📌 Помните: выписка из ЭТК — это не просто документ, а гарантия прав сотрудника на трудовой стаж, пенсионные накопления и социальные льготы. Относитесь к ней ответственно — и ваша организация будет надежным работодателем в глазах сотрудников и контролирующих органов.