При оформлении заграничного паспорта (загранпаспорта) гражданину РФ может потребоваться подтверждение своего трудового стажа. Основным документом для этого служит трудовая книжка. Однако в некоторых случаях‚ особенно если на момент обращения человек не работает‚ в подразделение по вопросам миграции или паспортный стол нужно предоставить не саму книжку‚ а её выписку.

В этой статье подробно разберем‚ что такое выписка из трудовой книжки‚ когда она нужна для загранпаспорта‚ как её правильно оформить и заверить‚ а также приведем актуальный образец заполнения на 2026 год.

Что такое выписка из трудовой книжки и чем она отличается от копии?

Выписка из трудовой книжки — это официальный документ‚ который содержит информацию только об определенном периоде работы (например‚ за последние 10 лет) или полную историю трудовой деятельности. Она изготавливается на основании записей в трудовой книжке и заверяется работодателем.

Ключевые отличия от простой копии:

• Выписка — это выдержка из документов‚ которая может быть частичной (за конкретный период) или полной. Она всегда должна быть заверена.
• Заверенная копия трудовой книжки — это точное копирование ВСЕХ страниц трудовой книжки‚ также заверенное работодателем. Для загранпаспорта часто достаточно именно выписки‚ а не полной копии.

Когда для загранпаспорта требуется выписка из трудовой книжки?

Согласно правилам оформления заявления на загранпаспорт‚ сведения о трудовой деятельности сверяются с данными в трудовой книжке. Выписка может потребоваться в следующих случаях:

1. Заявление подается по месту пребывания‚ а не по месту жительства (регистрации). Если ваша анкета на загранпаспорт не была заверена по основному месту работы‚ то при подаче документов в МФЦ по месту пребывания необходимо предоставить выписку из трудовой книжки за предшествующие 10 лет.
2. У заявителя нет постоянной работы (временно или постоянно не работает). В этом случае сотрудник паспортного стола проверяет последние места работы через выписку.
3. Наличие трудовой книжки не подтверждено другими документами (например‚ при утере или если она осталась у бывшего работодателя).

Как получить выписку из трудовой книжки?

Процедура получения зависит от типа вашей трудовой книжки (бумажная или электронная).

Для бумажной трудовой книжки

Обратитесь к своему текущему или последнему работодателю (в отдел кадров‚ кадровую службу).

• Напишите заявление на имя руководителя организации с просьбой выдать выписку из трудовой книжки за нужный период (например‚ «за период с по «).
• Сотрудник отдела кадров на основании вашей книжки подготовит документ.
• Обязательно заверение: выписка должна быть подписана лицом‚ ответственным за выдачу (начальник отдела кадров‚ HR-менеджер)‚ и скреплена печатью организации (обычно круглой с наименованием организации и ИНН).

Для электронной трудовой книжки (ЭТК)

Информация хранится в базе Пенсионного фонда (ПФР). Получить выписку можно несколькими способами:

• Через портал Госуслуг (в разделе «Работа и занятость» -> «Выписка из электронной трудовой книжки»).
• Через МФЦ («Мои документы» -> «Пенсия и социальная защита»).
• Через сайт ПФР (требуется подтвержденная учетная запись).

Документ в форме СТД-Р будет сформирован и подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ПФР. Заверять его дополнительной печатью работодателя не требуется.

Образец (форма) выписки из трудовой книжки для загранпаспорта (2026)

Унифицированной формы для бумажной выписки не существует‚ но она должна содержать все обязательные реквизиты и сведения. Ниже представлен образец заполнения.

Пояснения к образцу:

• Выписка может быть как за весь период работы‚ так и за последние 10 лет (как часто требуется для загранпаспорта). Уточните этот момент в принимающей инстанции (МФЦ/паспортном столе).
• Все даты и сведения должны быть точными и полностью соответствовать записям в трудовой книжке.
• Обязательна подпись ответственного лица и печать организации (для бумажного варианта).
• Для выписки из ЭТК (форма СТД-Р) печать не ставится‚ есть электронная подпись ПФР.

Требования к заверению и срок действия

Для того чтобы выписка была принята‚ она должна быть:

• Заверена (подпись и печать работодателя для бумажной версии; ЭП ПФР для электронной).
• Своевременной. Срок действия выписки не установлен законом строго‚ но многие инстанции (особенно банки или консульства) могут требовать документ‚ выданный не ранее 1-3 месяцев назад. Для паспортного стола РФ обычно достаточно актуальной выписки. Лучше уточнить заранее.

Информация в статье актуальна на 2026 год. Перед подачей документов рекомендуется уточнять требования в конкретном подразделении по вопросам миграции или МФЦ‚ так как правила могут меняться.