В условиях постоянного обновления законодательства и перехода на электронные трудовые книжки, бумажный документооборот не теряет своей актуальности. Организации обязаны обеспечивать наличие бланков трудовых книжек и вкладышей к ним для сотрудников, которые выбрали ведение трудовой в бумажном виде, а также для первичного оформления работников, не имевших ранее стажа. Правильно составленная заявка на закупку трудовых книжек, это первый шаг к соблюдению трудового законодательства и успешному прохождению проверок.

В данной статье мы подробно разберем, как оформить заявку, какие коды бюджетной классификации использовать, где искать поставщиков и какие нюансы учесть при проведении закупочной процедуры.

Юридические основания и необходимость закупки

Несмотря на активное внедрение электронных форм, работодатель обязан иметь в наличии бланки трудовых книжек установленного образца. Это требуется в следующих случаях:

• Первичное оформление сотрудника, который ранее нигде не работал и не имеет электронной трудовой.
• Сотрудник ранее письменно подал заявление о выборе бумажной формы ведения трудовой книжки (согласно данным, сбор таких заявлений был актуален в переходный период, но право выбора сохраняется для определенных категорий или при утере).
• Необходимость выдачи вкладыша при заполнении всех страниц основного бланка.

Важно помнить, что заявка не является основным документом в цепочке трудовых отношений, это вспомогательный внутренний документ, инициирующий процесс обеспечения организации необходимыми материальными запасами.

Бюджетирование: КВР и КОСГУ

Для организаций бюджетной сферы критически важно правильно классифицировать расходы. Согласно актуальной практике:

• Расходы на приобретение бланков относятся на КВР 244 («Прочая закупка товаров, работ и услуг»).
• По классификатору КОСГУ используется подстатья 349 («Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения»).

Цены, указываемые в предварительных расчетах или коммерческих предложениях, носят исключительно ознакомительный характер и не являются публичной офертой (п. 2 ст. 437 ГК РФ). Для получения точной стоимости необходимо запрашивать актуальные коммерческие предложения у поставщиков.

Алгоритм формирования внутренней заявки

Чтобы отдел снабжения или тендерный отдел мог эффективно провести закупку, внутренняя заявка от кадровой службы должна быть составлена грамотно. Она может быть оформлена как отдельный документ или приложение к плану закупок.

Обязательные реквизиты внутренней заявки:

1. Наименование товара: Бланк трудовой книжки (серия, номер, если требуется конкретика) и/или вкладыш.
2. Количество: Точный расчет потребности с учетом текущего остатка на складе.
3. Сроки поставки: Дата, к которой бланки должны быть получены (учитывая время на проведение тендера или заключение договора).
4. Обоснование: Ссылка на необходимость обеспечения кадрового делопроизводства.
5. Ответственный исполнитель: ФИО и контакты сотрудника, который будет принимать товар.

Пример формулировки: «Прошу произвести закупку бланков трудовых книжек серии ТК-IV в количестве 50 штук и вкладышей серии ВТ-IV в количестве 20 штук для обеспечения нужд отдела кадров до ».

Проведение закупки: Тендеры и малые закупки

В зависимости от суммы контракта и статуса организации (государственная, муниципальная или коммерческая), закупка может проходить разными путями.

Малая закупка

Если сумма контракта не превышает установленные лимиты (например, до 600 тыс. руб. для некоторых случаев, но часто суммы на бланки значительно меньше), закупка проводится как «малая».
Пример из практики: Закупка печатных материалов (трудовых книжек) на сумму около 46 915 рублей часто проводится через запрос котировок или закупку у единственного поставщика.

Тендерные процедуры

Крупные организации и государственные заказчики объявляют открытые тендеры. В документации можно встретить такие формулировки:

• «Поставка бланков трудовых книжек и вкладышей к ним».
• Указание заказчика (например, «Бюджетное учреждение здравоохранения…»).
• Требования к качеству бланков (наличие степеней защиты, соответствие ГОСТ).

Для участия в торгах поставщикам часто требуется наличие электронной подписи (ЭЦП) для работы на госпорталах и в системах ЭДО.

Учет и хранение бланков

После успешной закупки и получения товара, организация обязана обеспечить их сохранность и правильный учет:

• Вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей (приходно-расходную книгу).
• Вести книгу учета выдачи трудовых книжек работникам.
• Согласно разъяснениям Минтруда, книги учета должны вестись на бумажном носителе, пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью организации.

При получении бланков от поставщика обязательно проверяйте целостность упаковки и соответствие количества накладной. Любое расхождение должно быть зафиксировано в акте.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли выдать работнику оригинал трудовой книжки на руки?
Как правило, оригинал хранится у работодателя. Выдача на руки возможна только при увольнении или по письменному заявлению работника для предоставления в органы соцзащиты или ПФР, с обязательной фиксацией в книге учета выдачи.

Что делать, если бланки закончились?
Необходимо срочно сформировать новую заявку. Некоторые поставщики предлагают срочную доставку (до 2 часов в пределах крупных городов, например, Москвы) или выдачу самовывозом из пунктов выдачи.

Нужно ли собирать заявления с сотрудников о выборе формы трудовой?
Основной срок сбора заявлений о выборе между бумажной и электронной формой истек (31 декабря 2020 года для тех, кто состоял в трудовых отношениях). Однако, новые сотрудники пишут заявление при приеме на работу, если у них нет электронной трудовой или они хотят продолжить ведение бумажной (если имеют на это право).

Оформление заявки на закупку трудовых книжек, это рутинная, но важная процедура, требующая внимания к деталям: от правильных кодов КОСГУ до своевременного проведения тендера. Использование профессиональных бланков заявок и четкое следование алгоритмам кадровых действий поможет избежать штрафов и обеспечить бесперебойную работу отдела кадров.

Обращаем ваше внимание: для получения подробной информации о текущих ценах и характеристиках бланков рекомендуется связаться с менеджерами специализированных компаний или оставить заявку на их официальных сайтах, так как условия поставки могут меняться.