Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий стаж и профессиональный путь работника. В процессе трудовой деятельности могут возникать различные ситуации: документ теряется, приходит в негодность или работник переходит на электронный формат. Как действовать работодателю и самому сотруднику, если встал вопрос о замене старой трудовой книжки на новую? Разберемся во всех нюансах актуального законодательства на 2026 год.

Утрата трудовой книжки: новая или дубликат?

Одна из самых частых ситуаций — новый сотрудник заявляет, что потерял трудовую книжку. Возникает логичный вопрос: заводить ли ему совершенно новый документ или выдавать дубликат старой?

Согласно нормам Трудового кодекса РФ (ст. 65), если поступающий на работу не может предоставить трудовую книжку вследствие ее утраты, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку. Для этого работник должен написать письменное заявление с указанием причины отсутствия документа. Просьбу сотрудника следует удовлетворить и завести новую бумажную трудовую книжку.

Однако здесь есть важный юридический нюанс. Если работник ранее уже имел стаж, и трудовая книжка была утеряна, по правилам оформления (включая рекомендации государственных органов и систем вроде КонсультантПлюс и ГАРАНТ), взамен утерянной или пришедшей в негодность книжки выдается дубликат.

• Дубликат, это документ, в котором восстанавливается подтвержденный стаж работника (на основании справок с предыдущих мест работы, выписок из архивов и т.д.). Выглядит он так же, как обычная трудовая, но на первой странице ставится отметка «Дубликат».
• Новая трудовая книжка — оформляется, если работник устраивается на работу впервые и у него никогда не было стажа.

На практике, если новый работник просит оформить именно новую трудовую книжку (чтобы не собирать справки со старых мест работы для восстановления стажа), работодатель идет ему навстречу и заводит чистый бланк. При этом ответственность за неподтвержденный стаж лежит на самом работнике.

Когда обязательно заводить новую трудовую книжку?

Существуют ситуации, при которых оформление именно нового документа (без восстановления старых записей) является не просто правом, а необходимостью:

1. Первое трудоустройство. Если человек ранее нигде не работал, работодатель обязан завести ему трудовую книжку впервые.
2. Конфликтное увольнение и восстановление через суд. Порой сотрудник восстанавливается на работе через суд (например, взыскивая зарплату). На практике, с записью о восстановлении по решению суда на прежнем месте работы его могут не принять, а работать там далее он не сможет. Выход в такой ситуации один — завести новую трудовую книжку, начав историю с чистого листа.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и бумажный формат

С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) правила несколько изменились. Если сотрудник ранее выбрал ведение ЭТК и отказался от бумажного формата, то при трудоустройстве на новую работу:

• Ему оформляется только электронная трудовая книжка.
• Бумажный аналог больше не заводится.
• Брать заявление от новопринятого сотрудника о переходе на ЭТК не нужно, так как у него уже отсутствует право выбора формата ведения трудовой — он уже сделал выбор в пользу электронного формата.

Важно помнить: обратный переход на бумажную трудовую книжку не предусмотрен. Если работник однажды отказался от бумажного бланка, вернуть этот формат нельзя.

Новая форма трудовой книжки: нужно ли менять старый бланк?

С 1 января 2023 года была введена новая форма трудовой книжки. У многих работников и кадровиков возник резонный вопрос: нужно ли менять старые бланки на новые?

Ответ однозначный: менять трудовую не нужно. Работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место работы. Старые трудовые книжки не теряют своей юридической силы и ведутся по тем же правилам, что и новые.

Порядок действий работодателя

Если к вам поступает новый сотрудник без трудовой книжки, алгоритм действий должен быть следующим:

1. Получить заявление; Работник должен написать письменное заявление с просьбой оформить новую трудовую книжку или выдать дубликат (с обязательным указанием причины отсутствия документа — утрата, порча и т.д.).
2. Проверить данные по ЭТК. К 2026 году кадровику при трудоустройстве на новую работу специалист по кадрам должен обязательно сверить информацию с электронной трудовой книжкой сотрудника (если он ранее работал).
3. Оформить документ. На основании заявления и в соответствии со ст. 65 ТК РФ оформить новый бланк или дубликат.
4. Внести записи. Если оформляется дубликат, внести подтвержденные записи о предыдущем стаже. Если чистая новая книжка — внести запись о приеме на текущую работу.

Оформление новой трудовой книжки взамен старой — процесс, требующий внимания к деталям. Главное правило: при утрате документа работодатель обязан удовлетворить просьбу работника и завести новый бланк или выдать дубликат. В эпоху электронного кадрового учета важно учитывать, что бумажная форма все еще актуальна для тех, кто ее сохранил, но тем, кто перешел на ЭТК, бумажный бланк уже не выдается. Старые бланки трудовых книжек продолжают действовать, и смена их на новую форму 2023 года не требуется.