Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением․ Россиянам доступен сравнительно новый формат учета стажа — электронная трудовая книжка (ЭТК)․ С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК, что означает окончательный переход на цифровой формат учета трудового стажа․ В связи с этим у работников и работодателей возникает множество вопросов о том, как именно отражаются дисциплинарные взыскания, в частности выговоры, в цифровом документообороте․
Что такое электронная трудовая книжка?
Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника․ Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и кем работал человек․ Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде․ В ней отражается информация о личных данных сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), а также о его трудовой деятельности․
ЭТК появилась в России 5 лет назад․ Это стало удобно и сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и сотрудников, которые обрадовались переходу на новый формат — в XXI веке живем, кругом цифровизация․ Полный переход на электронный кадровый документооборот, по прогнозам экспертов (включая Актион Кадры), должен был состояться не раньше 2025 года, и сейчас мы находимся на финальном этапе этого процесса․
Заносятся ли выговоры в электронную трудовую книжку?
Самый главный и волнующий многих вопрос: фиксируется ли выговор в электронной трудовой книжке?
Ответ однозначный: НЕТ․ Выговор не заносится в электронную трудовую книжку․
Согласно действующему трудовому законодательству Российской Федерации, в трудовую книжку (как в бумажную, так и в электронную) вносятся сведения только о самом работнике, его работе, переводах на другую постоянную работу, а также об увольнении и основаниях прекращения трудового договора․ Информация о дисциплинарных взысканиях (замечание, выговор, строгий выговор) в трудовую книжку не вносится․
Исключение из правил
Единственным исключением, когда информация о дисциплинарном взыскании попадает в трудовую книжку, является ситуация, когда в качестве меры дисциплинарного наказания применено увольнение․ В этом случае в ЭТК (и в бумажной версии, если она ведется параллельно) делается запись об увольнении с указанием соответствующей статьи ТК РФ (например, за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей или за прогул)․
Как фиксируется выговор, если не в ЭТК?
Хотя выговор и не отражается в электронной трудовой книжке, это не означает, что информация о нем исчезает бесследно․ Порядок фиксации выглядит следующим образом:
- Приказ работодателя: Выговор всегда оформляется приказом (распоряжением) работодателя․
- Личная карточка: Сведения о выговоре могут заноситься в личную карточку работника (форма Т-2 или ее электронный аналог в системе кадрового учета)․
- Личное дело: Документы, подтверждающие факт нарушения (докладные записки, акты, объяснительные сотрудника), подшиваются в личное дело работника․
Важно помнить, что если работник в течение года со дня применения взыскания не совершит нового проступка, выговор считается снятым․ Также он может быть снят досрочно по инициативе работодателя или по ходатайству профсоюза․
Особенности отчетности: СЗВ-ТД и выговор
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки, направляя соответствующие отчеты․ Основным отчетом для ведения ЭТК является СЗВ-ТД․
Многие кадровики задаются вопросом: нужно ли подавать отчет СЗВ-ТД при вынесении выговора? Нет, не нужно․ Форма СЗВ-ТД предназначена для отражения кадровых мероприятий, влияющих на страховой стаж и трудовую деятельность (прием, перевод, увольнение, переименование должности и т․д․)․ Выговор не меняет статуса работника и не влияет на его стаж, следовательно, в отчете СЗВ-ТД не отражается․
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?
С внедрением ЭТК часто возникает путаница с документами․ Например, в отчете СЗВ-ТД в 2020 году могло быть отражено, что сотрудник написал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, но на самом деле он мог передумать или работодатель мог допустить ошибку․
Чтобы подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки:
- Личное заявление: Основным подтверждением выбора ЭТК является написанное сотрудником заявление до конца 2020 года․
- Сведения от Социального фонда: Работник может запросить выписку из Социального фонда (через Госуслуги, МФЦ или портал СФР), где будет указано, что он перешел на ЭТК․
- Для новых сотрудников: С какого года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только ЭТК? С 2021 года․ Если человек впервые устраивается на работу сейчас, ему автоматически заводится электронная трудовая книжка, бумажный вариант уже не оформляется․