Запись о благодарности в трудовой книжке – формальное, но важное подтверждение заслуг сотрудника. Она фиксируется в соответствии с Трудовым кодексом РФ, коллективным договором и локальными нормативными актами организации. Ниже подробно рассматриваем, как правильно оформить такую запись, какие документы требуются и какие нюансы следует учитывать.

Правовая основа

Согласно ч. 4 ст. 66 ТК РФ и п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, в трудовую книжку вносятся сведения о поощрениях, то есть благодарностях, премиях, наградах и других формах признания заслуг работника.

• Благодарность может быть объявлена как внутренним (по инициативе работодателя) так и внешним (например, от главы города, региональных органов).
• Внести запись имеет право только работодатель по основному месту работы, даже если сотрудник одновременно работает по совместительству.
• Запись о благодарности в трудовую книжку вносится на основании приказа или иного нормативного документа, подписанного руководителем организации;

Что именно заносится?

В раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки вносятся такие данные:

1. Порядковый номер благодарности в книжке.
2. Дата награждения (день, когда была объявлена благодарность).
3. Тип поощрения (благодарность, премия, ценный подарок и т.п.).
4. Реквизиты приказа (№, дата, подпись руководителя).

Как правильно оформить запись

Ниже – пошаговая инструкция, основанная на практике кадровых специалистов.

Формулировка текста благодарности

Текст должен быть официальным и содержать:

• Наименование организации.
• ФИО сотрудника.
• Должность.
• Суть заслуг (пример: успешное проведение выборов, выполнение проекта и т.д.).
• Дата и место проведения мероприятия (если применимо).
• Подпись руководителя.

Пример:

<strong>БЛАГОДАРНОСТЬ</strong> от Председателя Избирательной комиссии МО

за успешную работу по подготовке и проведению выборов Президента РФ г.;

дата награждения – 2021-09-17T16:07:17.

Заполнение полей в книжке

После получения приказа кадровый отдел вносит данные в соответствующие графы:

1. Графа 1 – порядковый номер благодарности.
2. Графа 2 – дата награждения.
3. Графа 3 – сведения о поощрении (текст благодарности, тип награды).
4. Графа 4 – реквизиты приказа (№, дата, подпись).

Если в книжке предусмотрены дополнительные поля (например, сведения о премировании), они заполняются одновременно.

Частые вопросы и ответы

Можно ли одновременно заносить благодарность и премию?

Да. По современной практике работодатель вправе одновременно объявить благодарность и выплатить премию. Оба вида поощрений фиксируются в трудовой книжке, но премию обычно отражают в отдельном документе (например, в приказе о выплате премии).

Нужно ли заносить благодарность от главы города?

Согласно разъяснениям Роструда, если благодарность вручена от имени органа, не относящегося к работодателю (например, глава города), то в трудовую книжку такие сведения не вносятся. Они фиксируются в личном деле, но не в книжке.

Как оформить запись о первой благодарности?

Первая запись о благодарности вносится в раздел «Сведения о награждении». При этом:

• Номер записи – 1.
• Дата – дата официального объявления благодарности.
• Текст – полный wording из приказа.
• Реквизиты – номер и дата приказа.

Примеры оформления

Ниже – несколько типовых образцов, которые можно адаптировать под конкретную ситуацию.

Образец 1 – благодарность за успешные выборы

БЛАГОДАРНОСТЬ от Председателя Избирательной комиссии МО

за успешную работу по подготовке и проведению выборов Президента РФ г.;

дата награждения – ; № приказа 123/2021 от .

Образец 2 – благодарность за многолетний стаж и высокую производительность

БЛАГОДАРНОСТЬ от Генерального директора ООО «Пример»

за многолетний стаж работы и выдающиеся результаты в выполнении задач;

дата награждения – ; № приказа 456/2023 от .

Образец 3 – благодарность от главы города (не вносится в трудовую книжку)

БЛАГОДАРНОСТЬ от Главы города за активное участие в городском празднике;

дата награждения – .

Эту запись лучше хранить в личном деле, но не переносить в трудовую книжку.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты – без указания даты награждения запись считается недействительной.
• Неполный текст приказа – в графе 4 необходимо указать номер, дату и подпись руководителя.
• Запись без подписи – без подписи документ не имеет юридической силы.
• Внесение внешних наград без согласования – если награда не является поощрением работодателя, её нельзя заносить в трудовую книжку.

Запись о благодарности в трудовую книжку – важный документ, подтверждающий признание заслуг сотрудника. Чтобы она была юридически корректной и имела силу:

1. Получите официальный приказ о благодарности.
2. Точно оформите текст благодарности, указав все необходимые реквизиты.
3. Внесите данные в соответствующие графы трудовой книжки (номер, дату, тип поощрения, реквизиты приказа).
4. Убедитесь, что запись подписана руководителем и зафиксирована в кадровой документации.

Соблюдая эти правила, вы сможете правильно оформить благодарность, избежать юридических недочётов и официально зафиксировать заслуги сотрудника в его трудовой книжке.

Автор статьи: кадровый консультант, 23 мая 2026 г.