Этот вопрос волнует как работодателей, так и самих дистанционных сотрудников. Краткий и однозначный ответ, основанный на действующем законодательстве РФ (ТК РФ и Инструкции по заполнению трудовых книжек), звучит так: запись о дистанционном (удаленном) характере работы в трудовую книжку не вносится.
Давайте разберем подробно, почему это так и как правильно оформляются отношения с удаленными сотрудниками.
Нормативная база: что говорит закон?
Основной принцип закреплен в части 6 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ. Она устанавливает, что особенности регулирования дистанционной работы определяются трудовым договором (или отдельным соглашением к нему).
Ключевой документ для кадрового учета — Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Правительства РФ). В ней прямо указано, что внесение в трудовую книжку записи о дистанционном характере работы не предусмотрено. Запись о приеме на работу делается в общем порядке, без упоминания режима работы.
Что фиксируется в трудовой книжке?
- Дата и основание приема на работу (приказ).
- Наименование организации и место работы (если у работодателя есть филиал/представительство).
- Должность, специальность, профессия (в соответствии со штатным расписанием).
- Дата и основание увольнения.
Форма работы (офисная, дистанционная, гибридная) — это не реквизит трудовой книжки. Это условие, которое регулируется исключительно текстом трудового договора.
Практические ситуации и нюансы
Прием на дистанционную работу с самого начала
Если сотрудник принимается сразу на удаленную позицию:
- В трудовом договоре обязательно прописывается условие о дистанционном характере работы (ст. 312.1 ТК РФ).
- В бумажную трудовую книжку (если работник ее предоставил) вноситься стандартная запись о приеме, например: «Принят на работу с на должность ‘Менеджер по проектам’.» Слова «на дистанционной основе» или «удаленно» не пишутся.
- Если работник пользуется электронной трудовой книжкой (ЭТК), сведения о приеме заносятся в СЗВ-ТД, и там также не указывается режим работы.
Перевод сотрудника с офиса на дистанционную работу
Если работник, ранее работавший в офисе, переводится на удаленный режим:
- Оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору с изменением условия о месте работы (режиме).
- Запись о переводе в трудовую книжку не делается. Это прямо подтверждается практикой (см. разъяснения КонсультантПлюс). Основание, изменение существенного условия договора, а не переход на другую должность или смену работодателя.
Работник отказывается от записи в трудовую книжку
Закон (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ) дает дистанционному работнику право на отказ от внесения сведений о работе в трудовую книжку. Это право можно закрепить в трудовом договоре. Если сотрудник воспользуется таким отказом, работодатель не вправе требовать от него предоставления бумажной книжки для внесения записи. Весь учет ведется в электронном виде через СЗВ-ТД.
Если работник предоставляет бумажную трудовую книжку
Даже если дистанционный сотрудник при трудоустройстве передает вам бумажный документ, вы обязаны:
- Внести стандартную запись о приеме (без слова «дистанционно»).
- При увольнении — стандартную запись об уходе.
Факт работы в удаленном режиме никак не отражается в самой книжке. Все детали его работы (график, место выполнения задач, порядок связи) — предмет внутренних локальных актов и договора.
Что важно помнить работодателю?
- Трудовой договор — главный документ. В нем должны быть четко прописаны: условие о дистанционном характере работы, порядок взаимодействия, место выполнения трудовой функции (может не конкретизироваться), порядок компенсации затрат.
- Трудовая книжка — формальный документ. Ее цель — подтвердить непрерывность трудового стажа и факт работы в конкретной организации на конкретной должности. Режим работы в нее не вносится.
- Электронный учет. При работе с дистанционными сотрудниками обязательно формируйте и передавайте в ПФР сведения в форме СЗВ-ТД. Это и есть их официальная трудовая книжка в цифровом виде.
- Локальные акты. Все особенности дистанционной работы (безопасность, контроль, служебные командировки) должны быть детализированы в Положении о дистанционной работе или в приложении к договору.
- Запись «принят на дистанционную работу» в трудовую книжку (бумажную или электронную) НЕ ВНОСИТСЯ. Это прямо запрещено Инструкцией по заполнению.
- Весь режим работы, права и обязанности удаленного сотрудника регулируются трудовым договором и внутренними документами организации.
- При наличии бумажной трудовой книжки в нее вносится стандартная запись о приеме/увольнении, без указания на дистанционный формат.
- Работник имеет право отказаться от ведения бумажной трудовой книжки, и это не является нарушением со стороны работодателя.