Цель статьи – дать полное представление о том, какие сведения о дополнительном профессиональном образовании (ДПО) необходимо фиксировать в трудовой книжке, какие нормативные акты регулируют процесс, как правильно оформить запись и какие ошибки часто допускаются.

Что считается дополнительным профессиональным образованием?

Дополнительное профессиональное образование (ДПО) – это система обучения, направленная на повышение квалификации, переподготовку, освоение новых профессиональных навыков и получение дополнительных сертификатов, дипломов или удостоверений. К ДПО относятся:

• курсы повышения квалификации (КПК);
• тренинги, семинары, мастер‑классы;
• программы переподготовки;
• постдипломные (послевузовские) программы, включая магистратуру и специалитет;
• короткие программы профессиональной переподготовки (КПП);
• получение профессиональных сертификатов и лицензий.

Нормативно‑правовая база

Оформление записей в трудовой книжке регулируется следующими документами:

1. Инструкция по ведению трудовых книжек (Инструкция № 40) – пункты 23, 24, 51, где указаны правила внесения сведений об образовании и повышении квалификации.
2. Трудовой кодекс РФ (ст. 64, 66, 67) – определяют порядок ведения трудовой книжки и обязанности работодателя.
3. Постановление Минтруда России от № 258н (п. 5) – уточняет порядок внесения записей о повышении квалификации.
4. Консультация эксперта КонсультантПлюс (2023) – разъясняет, какие документы являются основанием для записи.

Когда необходимо вносить запись о ДПО?

Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:

• по окончании курса, подтверждённого дипломом, сертификатом, удостоверением о повышении квалификации;
• при получении новой квалификации, позволяющей выполнять иные (или более сложные) функции;
• при завершении переподготовки, если она признана в системе профессионального образования;
• при получении лицензии, требующей обязательного подтверждения квалификации (например, лицензия на проведение строительных работ).

Кто вносит запись?

Запись в трудовую книжку вносит работодатель (уполномоченный представитель организации) в течение 5 рабочих дней после получения оригинала документа, подтверждающего ДПО. Работник обязан предоставить оригиналы (или заверенные копии) документов.

Порядок внесения записи

Запись вносится в раздел «Сведения о работнике» (ьный лист) или в раздел «Сведения о работе», если запись относится к конкретному месту работы. Оформление должно соответствовать образцу, установленному Инструкцией № 40.

Формат записи в ьном листе

Образование: высшее – бакалавриат (или магистратура, специалитет), дополнительное профессиональное образование – курс повышения квалификации «Управление проектами», 2025 г.
Профессия, специальность: менеджер проекта
Дата получения: 
Наименование учебного заведения (организации): Институт повышения квалификации «Бизнес‑Школа», г. Москва
Документ: сертификат № 12345 от 
 

Формат записи в разделе «Сведения о работе»

Если ДПО связано с конкретным должностным назначением, запись делается в строке «Повышение квалификации», например:

Повышение квалификации: курс «Бухгалтерский учет 2 уровня», 2024 г., Институт профессионального развития, сертификат № 67890.
 

Ниже приведён готовый HTML‑шаблон, который можно использовать при оформлении записи в трудовой книжке.

<table border="1" cellpadding="4" cellspacing="0">
 <tr>
 <td><b>Образование</b></td>
 <td>высшее – бакалавриат, дополнительное профессиональное образование – курс повышения квалификации «Управление проектами»</td>
 </tr>
 <tr>
 <td><b>Профессия, специальность</b></td>
 <td>менеджер проекта</td>
 </tr>
 <tr>
 <td><b>Дата получения</b></td>
 <td></td>

 </tr>
 <tr>
 <td><b>Наименование учебного заведения</b></td>
 <td>Институт повышения квалификации «Бизнес‑Школа», г. Москва</td>
 </tr>
 <tr>
 <td><b>Документ</b></td>
 <td>сертификат № 12345 от </td>
 </tr>
</table>
 

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись о ДПО, если документ выдан после 2014 года?

Да. В дипломах и сертификатах, выданных после 2014 года, указывается присвоенная квалификация (бакалавр, специалист, магистр). Эта информация обязана быть отражена в трудовой книжке.

Можно ли вносить запись о незавершённом обучении?

Нет. В трудовую книжку вносятся только завершённые формы обучения, подтверждённые официальным документом.

Как оформить запись, если сотрудник прошёл несколько курсов ДПО в один год?

Каждый курс фиксируется отдельной строкой, указывая дату получения, название курса, учебное заведение и номер сертификата. При ограниченном месте в ьном листе запись может быть перенесена в раздел «Сведения о работе».

Что делать, если работник сменил фамилию после получения ДПО?

Запись в трудовой книжке вносится под текущей фамилией работника. При необходимости в примечании указывается «документ выдан на имя …».

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие оригинала документа. Работодатель обязан потребовать оригинал (или нотариально заверенную копию) перед внесением записи.
• Неправильный порядок полей. Следуйте образцу Инструкции № 40: сначала «Образование», затем «Профессия, специальность», далее «Дата получения», «Учебное заведение», «Документ».
• Указание только названия курса без указания уровня квалификации. Необходимо уточнить, к какой квалификации (бакалавр, специалист, магистр) относится ДПО.
• Запись в неверный раздел. Если ДПО относится к общему образованию – в ьный лист; если к конкретному месту работы – в раздел «Сведения о работе».
• Опечатки в датах; Даты пишутся в формате ДД.MM.ГГГГ, без сокращений.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Получить от работника оригинал (или заверенную копию) документа о ДПО.
2. Проверить подлинность документа (при необходимости – запросить подтверждение у учебного заведения);
3. Определить, в какой раздел трудовой книжки вносится запись (ьный лист или «Сведения о работе»).
4. Заполнить запись согласно образцу, используя чёрную чернильную ручку, разборчивый почерк.
5. Подписать запись и поставить печать организации.
6. Сдать оригинал документа работнику, а копию (если требуется) – в отдел кадров.
7. Обновить электронный реестр кадров (если используется).

Запись о дополнительном профессиональном образовании в трудовой книжке – важный элемент кадрового учета, который подтверждает квалификацию сотрудника и влияет на его карьерный рост, размер заработной платы и возможность участия в новых проектах. Соблюдение нормативных требований, правильное оформление и своевременное внесение записей позволяют избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность трудовых отношений.

Помните: запись делается только на основании официальных документов, а её оформление должно полностью соответствовать требованиям Инструкции № 40 и Трудового кодекса РФ.

Дата публикации: