Запись о награждении в трудовой книжке – один из важнейших элементов документального подтверждения профессиональных достижений сотрудника. Правильно указанная дата награждения позволяет не только соблюсти требования Трудового кодекса, но и упростить дальнейшую работу с кадровыми документами, включая расчётные выплаты и подтверждение стажа.
Нормативная база
Постановления Минтруда РФ, а также разъяснения КонсультантПлюс и БУХ.1С уточняют, что в графе 4 трудовой книжки необходимо указывать:
- наименование документа, на основании которого производится запись;
- дату непосредственного оформления этого документа;
- номер документа.
Эти сведения позволяют установить дату награждения и обеспечить её соответствие официальным датировкам.
Приказ Минтруда № 320н от
В этом нормативном акте указаны обязательные реквизиты, которые должны быть внесены в графе 3 и графе 4 трудовой книжки. Особое внимание уделяется:
- Полному наименованию предприятия‑работодателя;
- Порядковому номеру записи (нарастающая нумерация по всей истории работы);
- Датe выдачи награды (записывается в графе 2);
- Наименованию и номеру приказа/постановления (в графе 4).
Что такое «дата награждения»?
Под датой награждения понимается дата выдачи документа, подтверждающего факт награждения (приказ, постановление, благодарность и т.п.). Эта дата фиксируется в графе 2 записи о награждении.
Важно помнить, что дата награждения не должна совпадать с датой внесения записи в трудовую книжку – первая фиксирует момент получения награды, вторая – момент её документального оформления;
Как правильно оформить запись о награждении
Структура записи
Запись в графе 4 оформляется в следующем порядке:
- Наименование документа (например, «Постановление Главы города о награждении грамотой»);
- Дата оформления документа (день, месяц, год);
- Номер документа (например, «№ 15‑2026»).
Пример оформления:
Графа 4: Постановление Главы города № 15‑2026 от «О награждении грамотой…»
Пример заполнения всех граф
Для наглядности рассмотрим типовую запись:
- Графа 1 – порядковый номер записи (например, 27);
- Графа 2 – дата внесения записи (например, );
- Графа 3 – наименование предприятия‑работодателя (например, «ООО «Северный Промышленный»»);
- Графа 4 – реквизиты документа: «Постановление Главы города № 15‑2026 от ».
Частые ошибки и как их избежать
- Омиссивное указание даты – не указывать дату выдачи документа приводит к недостоверности записи.
- Неправильный порядок нумерации – нумерация должна вестись последовательно по всей истории работы сотрудника.
- Смешивание дат – дата награждения (выдача документа) и дата внесения записи в книжку не должны путаться.
- Отсутствие полного наименования документа – без указания полного названия и номера документа запись считаеться неполной.
Что делать, если запись о награждении пропущена?
Если в трудовой книжке не была внесена сведения о награждении, которое уже произошло, работник имеет право потребовать её внесения. По практике:
- Сотрудник предоставляет работодателю копию документа, подтверждающего факт награждения (приказ, благодарность, приказ о награждении ордена и т.д.).
- Работодатель оформляет внутреннее распоряжение о внесении записи.
- В графе 4 вносятся реквизиты полученного документа, а в графе 2 – дата его выдачи.
Важно отметить, что бывшим военнослужащим не требуется вносить сведения о награждениях, полученных во время службы, если они не связаны с гражданским трудовым статусом.
Практические рекомендации для бухгалтеров и HR‑специалистов
Для корректного ведения кадровых документов рекомендуется:
- Вести журнал всех наград и поощрений, чтобы в случае пропуска быстро находить соответствующие документы.
- Проверять соответствие даты выдачи документа и даты её внесения в трудовую книжку.
- Сохранять копии всех приказа/постановления в электронном виде (для аудита и проверок).
- Убедится, что в графе 4 указаны все необходимые реквизиты: название, дата оформления, номер.
Правильное оформление даты награждения в трудовой книжке – важный элемент юридической чистоты и прозрачности отношений между работодателем и сотрудником. Соблюдая требования Трудового кодекса и рекомендации КонсультантПлюс, можно избежать ошибок, упростить работу с кадровыми документами и обеспечить полную документальную поддержку профессиональных достижений каждого работника.
Помните, что дата награждения фиксирует момент получения награды, а дата внесения записи – момент её документального оформления. Их правильная трактовка и корректное заполнение всех графов трудовой книжки – залог безупречного кадрового учета.