Трудовая книжка – обязательный документ, фиксирующий все важные события в трудовой деятельности сотрудника. Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ, её форма установлена законодательно, а порядок заполнения регламентируется Министерством труда и социальной защиты. В 2026 году процесс ведения книжки сильно упростился благодаря электронным системам, однако в некоторых случаях всё равно требуется бумажная запись.
Нормативная база
- Ст. 66 ТК РФ – определяет форму и обязательность ведения трудовой книжки.
- Постановление Минтруда России от № 69 – Инструкция по заполнению трудовых книжек.
- Письмо ФНС России от № КМ‑1‑15/308 – требования к электронным и бумажным формам.
Все записи в книжке должны полностью соответствовать тексту приказов (распоряжений) организации.
Структура записи
Запись в трудовой книжке имеет три обязательных графы:
- Порядковый номер записи – например, 15.
- Дата внесения записи – указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Сам текст записи – описание события (приём, перевод, увольнение и т.д.).
Точная формулировка берётся из приказа организации. Пример:
Запись за номером 15 Запись: Принят на работу в отдел бухгалтерии в качестве экономиста первой категории по приказу № 123 от г.
Примеры типовых записей
Приём на работу
Образец записи при приёме:
- Номер: 1
- Текст: Принят на работу в качестве менеджера по продажам по приказу № 56 от г.
Перевод на другую должность
Запись при переводе:
- Номер: 7
- Текст: Перевод в отдел маркетинга в качестве старшего аналитика по приказу № 89 от г.
Увольнение по собственному желанию
Запись об увольнении:
- Номер: 12
- Текст: Уволен по собственному желанию по приказу № 102 от г.
Увольнение по вине работника
Запись при увольнении по статье ТК РФ:
- Номер: 18
- Текст: Уволен по статье 81 ТК РФ (невыполнение трудовых обязанностей) по приказу № 115 от г.
Особенности оформления
Последовательность нумерации. Нумерация должна идти без пропусков: 1, 2, 3 … Если в книжке появилось несколько записей одновременно (например, после переводов), они получают последовательные номера.
Согласованность с приказами. Текст записи должен полностью совпадать с официальным документом (приказом, распоряжением). Любые расхождения могут привести к признанию записи недействительной.
Электронные и бумажные формы. С 2021 года в большинстве организаций допускается электронное ведение трудовых книжек. Однако в случае увольнения, перевода или при требовании работника – запись может быть сделана в бумажном виде.
Отсутствие записи. Если в книжке не было записи о приёме или увольнении (например, в случае «незаполненной» книжки учредителя), её можно добавить позже, но только после оформления соответствующего приказа и с указанием даты внесения.
Как оформить запись при добавлении нового учредителя
Ситуация: единственный учредитель‑директор изначально не оформил запись в своей трудовой книжке. После добавления нового учредителя и желания первого оформить запись, следует выполнить следующие шаги:
- Подготовить приказ о приёме (или о признании факта занятости) с датой, не ранее .
- Внести запись в новую (или уже существующую) трудовую книжку:
- Номер: 1
- Дата внесения:
- Текст записи: Принят на работу в качестве учредителя и генерального директора по приказу № 001 от г.
- Убедиться, что в книжке нет конфликтов с уже существующими записями.
После этого в системе кадров будет отражён факт занятости, а трудовая книжка будет полностью соответствовать требованиям ТК РФ.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли вносить запись об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника? – Да, если отсутствие продолжается более 30 дней, в книжку вносят запись о временном исполнении обязанностей.
- Можно ли использовать одну и ту же запись для нескольких событий? – Нет, каждая запись должна отражать отдельный событие.
- Как оформить перевод в другой отдел той же организации? – Записывают дату перевода, номер приказа и новую должность, указывая, что перевод осуществлён в рамках организации.
Заполнение трудовой книжки – ответственный процесс, требующий точного соблюдения нормативов и согласованности с официальными документами организации. Правильная запись должна содержать номер, дату и полное описание события, а также быть проставлена в соответствии с приказом. При соблюдении этих требований трудовая книжка будет юридически корректной и пригодится как работодателю, так и самому сотруднику.
Источник: Информация актуальна на , 17:42:57 ().