Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. Несмотря на постепенный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК), бумажный вариант всё ещё требует правильного оформления при приёме на работу. Ниже представлено подробное руководство по внесению записи о приёме работника в трудовую книжку в 2026 году, основанное на актуальных нормативных актах и рекомендациях КонсультантПлюс.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку работника.
• Приказ Минтруда России № 320н от  г. «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи дубликатов трудовых книжек» – содержит порядок заполнения разделов «Сведения о работе».
• Письмо Минтруда от № 1922-6-1 – уточняет, что штамп организации приравнивается к записи в трудовой книжке.

Сроки внесения записи

Согласно пункту 3 Правил ведения трудовых книжек, запись о приёме на работу должна быть внесена не позднее пяти рабочих дней с даты издания приказа о приёме на работу. Если работник проработал менее пяти дней, запись не требуется, но при продолжении работы свыше пяти дней запись делается retroактивно.

Порядок заполнения записи о приёме на работу

1. Подготовка документа – убедиться, что у работника есть трудовая книжка (бумажная или электронная). Если книжка отсутствует, работодатель оформляет новую.
2. Выбор места записи – в разделе «Сведения о работе» первая строка после заголовка.
3. Заполнение полей (в соответствии с образцом Приказа № 320н):
   • Дата – день, месяц, год приёма на работу (формат ДД.ММ.ГГГГ).
   • Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке.
   • Наименование организации – полное наименование работодателя (можно указать сокращённо, если предусмотрено уставом).
   • Должность, профессия или специальность – как указано в трудовом договоре.
   • Отдел, подразделение – при наличии.
   • Основание для приёма – номер и дата приказа о приёме на работу.
4. Проставление штампа – если используется штамп с наименованием организации, он ставится в колонке «Наименование организации» и приравнивается к записи (см. Письмо Минтруда от ).
5. Подпись уполномоченного лица – обычно руководителя отдела кадров или уполномоченного представителя работодателя.
6. Расшифровка подписи – фамилия, инициалы, должность.

Образец записи о приёме на работу

Запись № 12
ООО «Альфа-Тех» Менеджер по продажам Отдел маркетинга
Приказ № 45 от о приёме на работу
Подпись: __________________ И.И. Иванов, руководитель отдела кадров

Примечание: если используется штамп, вместо ручного написания «ООО «Альфа-Тех»» ставится оттиск штампа.

Особенности при вахтовом методе работы

При приёме на работу вахтовым методом запись оформляется аналогично, но в колонке «Наименование организации» указывается название вахтовой организации, а в основании – приказ о приёме на вахту. Пример:

Запись № 13
ООО «ВахтаСтрой» Сварщик Вахта № 7, участок «Север»
Приказ № 78 от о приёме на работу вахтовым методом
Подпись: __________________ П.П. Петров, начальник отдела кадров

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Если работник одновременно подаёт заявление о переходе на ЭТК, порядок действий следующий:

1. Сначала в бумажную трудовую книжку вносится запись о приёме на работу (как описано выше).
2. Затем делается вторая запись о переходе на электронную трудовую книжку (указывается дата подачи заявления и реквизиты заявления).
3. После этого работодатель передаёт сведения в ПФР для формирования ЭТК.

Важно: запись о приёме на работу в бумажной книжке остаётся обязательной даже при наличии ЭТК.

Дубликат трудовой книжки

При утере или порче трудовой книжки работодатель выдаёт дубликат в соответствии с пунктом 7 Правил ведения трудовых книжек. В дубликате переносятся все записи, включая запись о приёме на работу, с пометкой «Дубликат».

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовой книжки

• Нарушение срока внесения записи (более пяти рабочих дней) может повлечь административный штраф для должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Отсутствие записи о приёме на работу при работе свыше пяти дней считается нарушением трудового законодательства и может служить основанием для восстановления трудового стажа через суд.

Правильное оформление записи о приёме работника на работу в трудовой книжке – важная часть кадрового документооборота. Соблюдение сроков, использование утверждённого образца, проставление штампа и подписи уполномоченного лица обеспечивают легальность трудовой деятельности и защищают права как работника, так и работодателя. При переходе на электронные трудовые книжки бумажная запись остаётся обязательной первой стадией оформления, после чего следует запись о переходе на ЭТК.

Следуя представленным рекомендациям и используя приведённые образцы, кадровые специалисты смогут избежать типичных ошибок и обеспечить полное соответствие требованиям законодательства в 2026 году.