Запись о совместительстве в трудовую книжку – обязательный процедурный момент при приёме сотрудника на дополнительную (внутреннюю) должность в той же организации․ Правильное оформление позволяет избежать недоразумений при контроле работодателя, инспекции труда и судах․ В статье подробно рассматриваются правила оформления, образцы формулировок и особенности как бумажной, так и электронной формы трудовой книжки․

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 66) и Приказу Минтруда России № 320н от 2021 г․, запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по заявлению сотрудника и только основным работодателем․ В 2025 году изменения в законодательстве не отменили эту процедуру, однако упростили её оформление за счёт электронных форм․

Когда вносить запись?

Запись делается в следующих случаях:

• При приёме сотрудника на внутреннее совместительство (в той же организации, но на другую должность)․
• При увольнении сотрудника с основной должности, но сохранении совместительства․
• При переходе сотрудника в другой отдел/подразделение, если он продолжает работать по совместительству․

Запись вносится по желанию работника на основании копии приказа о приёме на работу по совместительству;

Внутреннее и внешнее совместительство

Внутреннее совместительство

Сотрудник продолжает работать в той же организации, но на дополнительной позиции․ Пример:

1. – – делопроизводитель в ООО «МастХэв» (основное место работы)․
2. – – курьер в ООО «МастХэв» (внутреннее совместительство)․
3. Увольнение – перевод в ООО «Соло»․

Внешнее совместительство

Работа в другой организации, при этом сотрудник может совмещать её с основной работой или выполнять её в свободное время․ Для внешнего совместительства в трудовую книжку вносится запись по месту основной работы, но документ‑основа – выписка из трудовой книжки другой организации․

Как оформить запись: образец и правила

Ниже приведён образец записи в бумажной трудовой книжке (поле «Записи о работе»):

Запись о работе по совместительству:
Сотрудник: Иванов О․ А․
Должность по совместительству: Курьер
Дата начала работы: 
Дата окончания работы: 
Приказ № 15 от г․ о приёме на работу по совместительству․

Важно, чтобы в записи присутствовали:

• ФИО сотрудника;
• Должность (или наименование совместительной работы);
• Дата начала работы;
• Дата окончания работы (если она наступила);
• Номер и дата приказа, подтверждающего приём;
• Подпись руководителя (при необходимости)․

Электронная трудовая книжка

С 2023 года многие организации используют электронные формы трудовой книжки․ Запись о совместительстве оформляется аналогичным образом, но в электронном виде:

1. Открывается раздел «Записи о работе»․
2. Выбирается тип записи «Совместительство»․
3. Заполняются те же поля, что и в бумажном варианте․
4. Система автоматически фиксирует дату и подпись ответственного лица․

При этом запись может быть внесена как в хронологическом порядке, так и блоком одновременно с записью об увольнении (п․ 11 Приказа Минтруда № 320н)․

Пошаговая инструкция для руководителя

1. Получение заявления от сотрудника о желании внести запись в трудовую книжку․
2. Проверка документов: копия приказа о приёме на работу по совместительству, копия трудовой книжки сотрудника․
3. Оформление записи в соответствии с образцом (см․ пункт 4)․
4. Подпись руководителя и печать (если требуется)․
5. Внесение записи в бумажную или электронную форму․
6. Сохранение копии записи в кадровом деле сотрудника․

Часто задаваемые вопросы

• Нужна ли запись, если сотрудник уволен с основной должности? – Да, если он продолжает работать по совместительству, запись остаётся․
• Можно ли оформить запись устно? – Законодательство не регламентирует форму выражения желания, однако лучше оформить заявление письменно (см․ рекомендацию в источниках)․
• Что делать, если сотрудник уволился с внешней организации? – В трудовую книжку вносится запись только о работе в организации‑работодателе, поэтому при увольнении с внешней компании запись в вашей книжке не меняется․

Запись о работе по внутреннему совместительству – важный документ, который фиксирует факт дополнительной занятости и защищает интересы как работника, так и работодателя․ Правильное оформление согласно ТК РФ и Приказу № 320н, использование официальных образцов и соблюдение сроков позволяют избежать юридических рисков и упростить работу с кадровыми документами․

При соблюдении вышеописанных рекомендаций процесс внесения записи в трудовую книжку будет прозрачным, а кадровое сопровождение – корректным как в бумажной, так и в электронной форме․