В трудовой книжке фиксируются все изменения, связанные с трудовой деятельностью работника. Одним из ключевых пунктов является запись о приеме, переводе или увольнении в конкретном структурном подразделении организации. Ниже приведён подробный разбор того, как правильно оформить такую запись, какие сведения необходимо указать и какие ошибки следует избегать.
Что такое структурное подразделение?
Структурное подразделение – это часть организации, имеющая собственное название, функциональные обязанности и, как правило, отдельный штатный состав. Примеры: «Отдел продаж», «Финансовый отдел», «Промышленный цех №3».
Кому нужна запись о структурном подразделении?
- При приёме на работу в конкретное подразделение.
- При переводе сотрудника из одного подразделения в другое.
- При увольнении из подразделения (если это отдельный случай, например, перевод в другую организацию).
Формат записи в трудовой книжке
Запись в трудовой книжке состоит из 4 граф (столбцов). Ниже приведён пример заполнения каждой графы при приёме сотрудника в структурное подразделение.
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | Номер записи (порядковый номер) |
| 2 | Дата начала работы в подразделении (день‑месяц‑год) |
| 3 | Наименование структурного подразделения, должность, дата приёма |
| 4 | Дата окончания работы в подразделении (если применимо) |
Пример записи о приёме в подразделение
Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: Приём на работу в Отдел продаж, должность: Менеджер по работе с клиентами, дата приёма: , приказ № 123/2026
Графа 4: (пусто, если сотрудник ещё работает)
Как правильно оформить перевод в новое подразделение
При переводе сотрудника в другое подразделение в трудовой книжке создаётся новая запись, а в предыдущую добавляется отметка о переводе.
Шаг 1. Запись о переводе
Графа 1: 2
Графа 2:
Графа 3: Перевод в Финансовый отдел, должность: Бухгалтер, дата перевода: , приказ № 456/2026
Графа 4: (пусто, если сотрудник ещё работает)
Шаг 2. Отметка о переводе в предыдущую запись
В предыдущей записи (графа 4) добавляется дата окончания работы в старом подразделении:
Графа 4 (предыдущей записи):
Как исправить ошибку в записи
Если в трудовой книжке допущена ошибка (например, неверное название подразделения), необходимо:
- Получить от работодателя документ, подтверждающий правильные данные (справка, приказ).
- Записать в трудовой книжке исправление в новой строке, указав дату исправления и причину.
- В предыдущей записи поставить отметку о корректировке (дата, причина).
Пример исправления
Графа 1: 3
Графа 2:
Графа 3: Исправление: название подразделения – Отдел маркетинга (исправлено по приказу № 789/2026)
Графа 4: (пусто)
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли указывать структурное подразделение в трудовой книжке? Да, в графе 3 обязательно указывается конкретное подразделение, если в трудовом договоре и приказе о приёме указано.
- Что делать, если в штатном расписании нет подразделений? В этом случае в графе 3 указывайте «не указано» или «не применимо» и при необходимости дополнительно поясняйте в сопроводительном документе.
- Как оформить перевод в обособленное подразделение? Тот же принцип: новая запись с указанием нового подразделения и даты перевода; в предыдущей записи отметка о переводе.
- Всегда проверяйте точность названия подразделения в приказе и трудовом договоре.
- Записывайте дату начала работы и дату перевода/окончания работы в отдельные графы.
- При исправлениях обязательно оформляйте новую запись и ставьте отметку в предыдущей.
- Сохраняйте копии приказов и справок, подтверждающих изменения, для возможных проверок.
Следуя приведённым выше рекомендациям, вы сможете корректно вести трудовую книжку и избежать ошибок, которые могут повлиять на правовой статус сотрудника.