Вопрос о необходимости внесения записи о военной службе в трудовую книжку часто вызывает путаницу у как самих работников, так и у кадровиков. Согласно действующему законодательству РФ (в первую очередь, Приказу Минтруда России от № 320н), подход к этому вопросу имеет важные нюансы. Данная статья развеет основные мифы и даст четкие инструкции по правильному оформлению.
Когда и почему вносится запись?
Трудовая книжка установленного образца является основным документом, подтверждающим трудовой стаж. Военная служба включается в общий трудовой стаж. Однако порядок ее отражения регламентирован строго.
При первичном приеме на работу (самая частая ситуация)
Если гражданин, служивший в армии по призыву или по контракту, впервые устраивается на гражданскую работу после увольнения с военной службы, работодатель НЕ обязан вносить в его трудовую книжку запись об этом периоде. Обоснование:
- Сведения о военной службе уже подтверждены военным билетом — основным документом.
- Трудовая книжка ведется для учета трудовой деятельности. При первичном приеме у работника ее еще нет, и запись о службе будет первой. Но по правилам, первая запись в трудовой книжке должна быть о приеме на работу у данного работодателя.
- Период военной службы будет учтен при назначении пенсии на основании военного билета, а не записи в трудовой книжке.
Пример: Гражданин Иванов уволен из Вооруженных Сил РФ . он устраивается на завод «Прогресс». Кадровик заводит ему новую трудовую книжку и вносит первую запись о приеме на работу на завод. Записи об армии НЕ будет.
При увольнении с военной службы (редкая ситуация)
Запись вносится единожды и только в этом случае, если у военнослужащего до начала службы не было никакого иного трудового стажа (например, он был призван сразу после школы/вуза и не работал). Тогда военная служба становится его первым и единственным на момент увольнения «трудовым» периодом.
В этом случае командир части (военный комиссариат) выступает в роли «работодателя» и обязан сделать запись об увольнении с военной службы. Эта запись будет первой и единственной в трудовой книжке.
Как правильно оформить запись: пошаговая инструкция
Если ситуация попадает под п.2 (увольнение с армии как первый стаж), запись оформляется следующим образом:
Графа 3 (Дата записи и сведения о работе)
Указывается период службы и ее характер. Формулировка должна быть четкой и официальной.
Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации (в органах военного управления, воинских частях и организациях) с по .
Важно:
- Указываются точные дата начала и дата окончания службы (день, месяц, год).
- Можно использовать уточняющие формулировки: «по призыву», «по контракту», «в должности рядового» и т.д., но это необязательно.
- Период указывается сплошной строкой, без разрывов.
Графа 4 (Основание записи)
Указывается документ, на основании которого вносится запись. Это всегда военный билет (или приравненный к нему документ).
На основании военного билета № 148210, выданного военным комиссариатом г. Москвы .
Важно: Номер военного билета и данные органа, его выдавшего, должны быть указаны полностью и точно.
Заверение записи
Запись о военной службе, как и любая другая в трудовой книжке, заверяется:
- Подписью руководителя организации (или уполномоченного лица) и
- Печатью организации (или печатью кадровой службы, если она отделена).
Типичные ошибки и заблуждения
- Внесение записи при первичном приеме на работу. Это нарушение. Работодатель не имеет права требовать от нового сотрудника «иметь запись об армии в трудовой».
- Неверное указание периода. Период службы должен совпадать с данными в военном билете. Любые расхождения требуют пояснений.
- Отсутствие ссылки на документ. Запись без указания «На основании военного билета № …» считается неоформленной.
- Зачеркивание прежних данных. Если в трудовой книжке уже есть какие-либо записи (например, о временной работе до армии), при внесении записи об армии прежние данные не зачеркиваются. Записи ведут последовательно.
- Ссылки на обложке. Ссылки на документы (например, «См. приказ №…») делаются на внутренней стороне обложки и заверяются печатью и подписью.
Что делать работнику?
- Если у вас уже есть трудовая книжка с записями о работе до армии — при устройстве на новую работу после армии ничего не нужно делать. Просто предъявить военный билет.
- Если у вас нет трудовой книжки (вы были призвы сразу после учебы), при увольнении из армии вам должны выдать трудовую книжку с единственной записью об увольнении со службы.
- Если вам на новом месте работы пытаются вписать запись об армии — вежливо откажитесь, сославшись на п. 10 Инструкции по ведению трудовых книжек и тот факт, что военный билет является достаточным доказательством.
Что делать кадровику?
- При приеме на работу человека с военным билетом и имеющего предыдущий трудовой стаж — не вносить запись об армии.
- При приеме на работу человека, чья трудовая книжка выдана военным комиссариатом (т.е. у него только запись об армии) — внести запись о приеме на работу в эту же книжку, не затрагивая существующую запись.
- При увольнении сотрудника, который только что прошел армию и у которого до этого не было стажа — оформить запись об увольнении со службы по правилам, указанным выше.
Запись о военной службе в трудовую книжку — не рутинное действие, а строго регламентированная норма. Ее цель — зафиксировать в едином документе период службы только для тех граждан, у которых она является первым и единственным трудовым стажем на момент увольнения из армии. Для подавляющего большинства граждан, имеющих работу до или после армии, эта запись не требуется, а ее наличие или отсутствие не влияет на подтверждение общего трудового стажа, который достоверно подтверждается военным билетом.
Всегда сверяйтесь с актуальной редакцией Приказа Минтруда России № 320н и внутренними правилами вашей организации. При возникновении спорных ситуаций консультация со специалистом по кадровому делу или в военном комиссариате поможет избежать ошибок.