Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. При установлении инвалидности в ней делается специальная запись, которая фиксирует правовой статус сотрудника, его ограничения и основания для предоставления льгот. В статье подробно рассмотрим, когда и как оформлять такую запись, какие документы нужны, кто отвечает за её правильность и что делать в случае ошибок.

Правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 71, 73, 77.
• Федеральный закон № 181 «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации».
• Приказ Минтруда России от № 725н «Об утверждении формы записи в трудовой книжке о признании работника инвалидом».
• Методические рекомендации по оформлению записей в трудовой книжке, изданные Федеральной службой по труду и занятости (Роструд).

Эти нормативные акты определяют порядок внесения записи, её содержание и обязательные реквизиты.

Когда делается запись?

1. После получения справки МСЭК (медико-социальной экспертизы) об установлении инвалидности.
2. При переводе работника в другую категорию труда (например, с полной занятости на частичную) в связи с ограничениями, установленными группой инвалидности.
3. При прекращении трудовых отношений по медицинским показаниям (полная нетрудоспособность).

Кто отвечает за внесение записи?

Ответственность за правильность и своевременность записи лежит на работодателе (или его уполномоченном лице – кадровом специалисте, бухгалтере). Работодатель обязан:

• Получить оригинал справки МСЭК и копию ИПРА (индивидуальная программа реабилитации и адаптации), если она выдана.
• Убедиться в подлинности документов (при необходимости – запросить копию у бюро медико‑социальной экспертизы);
• Внести запись в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента получения документов.

Как выглядит запись в трудовой книжке?

Согласно приказу Минтруда № 725н, запись должна содержать следующие реквизиты:

Пример записи:

 – Справка МСЭК № 12345 от об установлении 2‑й группы инвалидности, степень ограничения трудоспособности 60 %. Установлены специальные условия труда согласно ИПРА от . Руководитель ___________________ (подпись) / Печать.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Получить справку МСЭК от работника. При необходимости запросить копию ИПРА.
2. Проверить подлинность документов (можно направить запрос в бюро МСЭ, где была проведена экспертиза).
3. Подготовить запись в соответствии с образцом приказа Минтруда.
4. Внести запись в трудовую книжку на отдельном листе (если в книжке уже есть запись о приёме, запись делается в следующей свободной строке).
5. Подписать и поставить печать организации.
6. Сделать копию записи (для личного дела работника) и, при необходимости, заверить её (шить ниткой, пронумеровать листы, отметить «Копия»).
7. Обновить личное дело работника – добавить справку МСЭК, ИПРА и копию записи.

Что делать, если запись ошибочна?

Ошибки в записи могут возникнуть по разным причинам: неверная дата, неправильный номер справки, опечатка в группе инвалидности и т.д. В таком случае необходимо:

• Составить акт об исправлении записи (образец – приказ Минтруда № 725н). В акте указываются: дата исправления, причина ошибки, правильные данные.
• Подписать акт руководителем и заверить печатью.
• Сделать зачеркивание неверных данных (через линию) и написать правильные рядом, либо полностью стереть и написать заново, если позволяет формат книги.
• Сохранить оригинал акта в личном деле работника.

Если ошибка настолько серьёзна, что запись становится недействительной, рекомендуется оформить новый лист в трудовой книжке и заново внести запись, указав в основании «исправление записи согласно приказу № …».

Вопросы, часто задаваемые работодателями

7.1 Нужно ли проверять наличие инвалидности у соискателя?

Да. Приём на работу инвалидов, которые не предоставляют ИПРА, часто сопровождается запросом в бюро МСЭ с просьбой предоставить копию справки МСЭК. Это позволяет работодателю убедиться в праве соискателя на льготы и в необходимости адаптации рабочего места.

7.2 Какие документы необходимо собрать от работника?

1. Справка МСЭК об установлении инвалидности.
2. ИПРА (если выдана) – копия или выписка с указанием мероприятий.
3. Трудовая книжка (для подтверждения стажа и предыдущих записей).
4. При необходимости – акт о несчастном случае на производстве или профессиональном заболевании (для МСЭ в целях признания инвалидом после травмы).

7.3 Можно ли использовать копию трудовой книжки?

Да. Если оригинал трудовой книжки не предоставлен, работодатель может принять заверенную копию. При этом копию следует:

• Сшить ниткой.
• Пронумеровать листы.
• На первом листе или на обороте последнего листа написать «Копия».

7.4 Включается ли в трудовой стаж период ухода за инвалидом 1‑й группы?

Согласно действующему законодательству, период ухода за инвалидом 1‑й группы может учитываться в качестве социального стажа при условии наличия соответствующего свидетельства о праве на такой учет (например, справка из социальной службы). Однако в трудовой книжке такой период фиксируется отдельно, а не как обычный трудовой стаж.

Примеры типовых записей

8.1 Запись о присвоении группы инвалидности

 – Справка МСЭК № 98765 от об установлении 1‑й группы инвалидности, степень ограничения трудоспособности 80 %. Установлены специальные условия труда (рабочее место с пониженной высотой столешницы). Руководитель ___________________ (подпись) / Печать.

8.2 Запись об увольнении по медицинским показаниям

 – Увольнение по медицинским показаниям (полная нетрудоспособность) в связи с инвалидностью 2‑й группы, справка МСЭК № 11223 от . Руководитель ___________________ (подпись) / Печать.

8.3 Запись об изменении условий труда

 – Изменение условий труда в связи с инвалидностью 3‑й группы, справка МСЭК № 54321 от . Предоставлены адаптированные рабочие места согласно ИПРА от . Руководитель ___________________ (подпись) / Печать.

Как оформить запись в электронном виде?

С 2024 года многие организации переходят на электронные кадровые системы. При этом запись о инвалидности вносится в электронный личный кабинет работника с теми же реквизитами, что и в бумажной форме. Важно:

• Прикрепить скан-копию справки МСЭК и ИПРА.
• Указать дату и номер оригинального документа.
• Подписать запись электронной подписью руководителя.
• Сохранить электронный журнал изменений (audit trail) для последующей проверки.

• Своевременность – запись должна быть внесена в течение 5 рабочих дней.
• Точность – проверяйте номер справки, группу инвалидности и степень ограничения.
• Документальное подтверждение – храните оригиналы справки МСЭК, ИПРА и актов об изменении условий труда.
• Корректность – при ошибке оформляйте акт исправления и сохраняйте его в личном деле.
• Электронный формат – при переходе на электронные системы соблюдайте те же требования к содержанию записи.

Точное и корректное ведение трудовой книжки – залог правовой защиты как работника, так и работодателя. При соблюдении указанных правил запись о инвалидности будет являться надёжным подтверждением статуса сотрудника и позволит своевременно реализовать все предусмотренные законом льготы.

Дата актуализации статьи: