Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. При увольнении в ней делаеться запись о прекращении трудовых отношений. Ошибки в оформлении могут привести к проблемам при получении пособий, пенсии и при трудоустройстве в будущем.
Правовая база
Оформление записей в трудовой книжке регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 81‑84) и Федеральным законом «Об электронных трудовых книжках» от № 422‑ФЗ. Основные требования:
- Запись делается вручную в бумажной книжке или электронно в системе «Электронная трудовая книжка».
- Запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней со дня увольнения.
- В записи указываются: дата увольнения, основание увольнения, номер и дата приказа, подпись работодателя.
Виды увольнений, требующие записи в трудовой книжке
В зависимости от причины прекращения трудового договора запись формулируется по‑разному:
- Увольнение по собственному желанию.
- Увольнение по инициативе работодателя (по сокращению, по результатам аттестации, за нарушение трудовой дисциплины и др.).
- Прекращение трудового договора по соглашению сторон.
- Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (для срочных договоров).
- Увольнение в связи с переходом на пенсию.
Пошаговый порядок заполнения записи
Ниже – типовой алгоритм действий работодателя:
- Шаг 1. Подготовить приказ об увольнении (в бумажном виде или в электронном документе).
- Шаг 2. Убедиться, что у работника есть все документы: трудовой договор, справка о заработке, выписка из пенсионного фонда и др.
- Шаг 3. Внести запись в трудовую книжку:
- Указать дату увольнения (день, месяц, год).
- Сформулировать основание увольнения в соответствии с пунктом 2.
- Привести номер и дату приказа (например, «Приказ № 45 от »).
- Подписать запись руководителем организации (или уполномоченным лицом).
- Шаг 4. Выдать работнику трудовую книжку (или её электронный аналог) и подписать акт приема‑передачи.
- Шаг 5. Внести запись в электронную базу данных (если используется электронная трудовая книжка).
Примеры записей в трудовой книжке
4.1 Увольнение по собственному желанию
| Дата | Запись | Основание | Приказ | Подпись |
|---|---|---|---|---|
| Увольнение по собственному желанию | Ст. 80 ТК РФ | Приказ № 78 от | И. Иванов |
4.2 Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата)
| Дата | Запись | Основание | Приказ | Подпись |
|---|---|---|---|---|
| Увольнение в связи с сокращением штата | Ст. 81 ТК РФ | Приказ № 112 от | С. Петров |
4.3 Прекращение трудового договора по соглашению сторон
| Дата | Запись | Основание | Приказ | Подпись |
|---|---|---|---|---|
| Прекращение трудового договора по соглашению сторон | Ст. 80‑1 ТК РФ | Приказ № 135 от | А. Смирнова |
4.4 Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (срочный договор)
| Дата | Запись | Основание | Приказ | Подпись |
|---|---|---|---|---|
| Увольнение в связи с истечением срока трудового договора | Ст. 77 ТК РФ | — (приказ не требуется) | В. Кузнецов |
4.5 Увольнение в связи с выходом на пенсию
| Дата | Запись | Основание | Приказ | Подпись |
|---|---|---|---|---|
| Увольнение в связи с выходом на пенсию | Ст. 81‑1 ТК РФ | Приказ № 150 от | Н. Орлова |
Оформление записи в электронной трудовой книжке
Электронная трудовая книжка (ЭТК) хранится в единой государственной информационной системе. Процесс заполнения почти идентичен бумажному, но есть особенности:
- Запись вносится через лицевой кабинет работодателя в сервисе Госуслуги или в специализированных программах HR‑систем.
- Подтверждение записи происходит цифровой подписью уполномоченного лица.
- Работнику автоматически отправляется уведомление о внесении записи.
- Все изменения сохраняются в журнале аудита, что повышает прозрачность.
Для перехода от бумажной к электронной форме необходимо:
- Подать заявление в Пенсионный фонд РФ о переводе трудовой книжки в электронный вид.
- Получить согласие работника (подписать согласие в электронном виде).
- Обновить данные в HR‑системе и убедиться, что все записи корректно синхронизированы.
Часто встречающиеся ошибки
- Отсутствие даты приказа. В записи обязательно указывается номер и дата приказа, иначе запись считается неполной.
- Неправильное формулирование основания увольнения (например, «по собственному желанию» вместо «по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ»).
- Запись делается после истечения 5‑дневного срока – это может стать основанием для оспаривания увольнения.
- Отсутствие подписи руководителя или подписи уполномоченного лица.
- В электронных книжках – не подтверждена цифровая подпись, из‑за чего запись не считается действительной.
Практические рекомендации
- Подготовьте шаблон записи и храните его в HR‑отделе. Это ускорит процесс и исключит орфографические ошибки.
- Всегда проверяйте соответствие приказа и записи (номер, дата, основание).
- Сохраняйте копию приказа и актов в личном деле сотрудника.
- При работе с ЭТК регулярно обновляйте программное обеспечение и проверяйте статус цифровых сертификатов.
- Обучайте ответственных лиц правилам оформления записей – небольшие тренинги снижают количество ошибок.
Корректное оформление записи об увольнении в трудовой книжке – важный элемент трудового законодательства. Следуя описанному алгоритму, используя приведённые образцы записей и учитывая особенности электронной трудовой книжки, вы сможете избежать большинства проблем, связанных с оформлением увольнения.
Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю, рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.