Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Ее заполнение регламентировано строгими правилами, которые распространяются на всех сотрудников, включая высшее руководство компании. Однако при оформлении записи о приеме на должность генерального или исполнительного директора возникают специфические вопросы, связанные с порядком избрания/назначения и формой документа.

Общий порядок заполнения: основа для всех

Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 и Инструкции Минтруда России от № 69, запись в трудовой книжке о приеме на работу вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя. Этот общий принцип действует и для директора.

Запись состоит из четырех граф (разделов):

• Графа 1: Порядковый номер записи.
• Графа 2: Дата заключения трудового договора (приема на работу).
• Графа 3: Наименование организации и должность. Например: «Генеральный директор ООО «Ромашка»».
• Графа 4: Основание для внесения записи (номер и дата приказа или иного документа).

Ключевой нюанс для директора: что указывать в графе 4?

Главная сложность при оформлении записи о директоре — корректное заполнение графы 4 «Основание». Здесь нет единого шаблона, но существуют два основных допустимых варианта:

На основании приказа о приеме на работу (о вступлении в должность)

Если директор является наемным работником (трудовой договор с ним заключен на основании ст. 291 ТК РФ), то основанием для записи служит приказ о приеме на работу, изданный самим директором или учредителем (в зависимости от структуры).

Пример записи в графе 4: «Приказ № 15-к от о приеме на работу».

На основании решения/протокола общего собрания (участников)

Если директор избран (назначен) на должность в порядке, установленном уставом общества (например, ООО), то основанием является протокол общего собрания участников или иное решение единоличного исполнительного органа (например, решение учредителя).

Пример записи в графе 4: «Протокол № 5 от общего собрания участников ООО «Ромашка»».

Важно: Оба варианта являются законными. Выбор зависит от того, каким документом оформлено само назначение. В любом случае в графе 4 должны быть четко указаны номер, дата и наименование документа.

Совместительство: обязательное указание

Если директор принимается по совместительству (т.е. продолжает работать по основному месту), это обстоятельство обязательно должно быть отражено в трудовой книжке. В графе 3 после должности добавляется соответствующая пометка.

Пример записи для совместителя: «Генеральный директор ООО «Ромашка» (по совместительству)».

Это требование вытекает из общих правил ведения трудовых книжек и необходимо для корректного отражения трудовых отношений.

Особенности при увольнении директора

Запись об увольнении директора также оформляется по общим правилам. В графе 3 указывается полное наименование должности, а в графе 4 — основание: приказ об увольнении (если директор — наемный работник) или решение/протокол общего собрания об досрочном прекращении полномочий.

Основанием для увольнения по инициативе работодателя (директора) может быть, например, несоответствие должности (ст. 81 ТК РФ) или расторжение трудового договора по соглашению сторон.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. Если работник не отказался от бумажного варианта, запись о приеме/увольнении директора вносится в ЭТК в том же порядке, но на основании тех же документов (приказ/решение). Сведения затем передаются в ПФР.

Типичные ошибки и как их избежать

• Неуказание совместительства. Если директор работает на двух работах, это должно быть отражено в записи.
• Некорректное основание. В графе 4 нельзя просто написать «Назначен». Нужен точный ссылочный реквизит документа (номер, дата).
• Путаница в названии организации. Название в записи должно полностью соответствовать учредительным документам (например, «Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»» или «ООО «Ромашка»»).
• Отсутствие подписи и печати. Запись завершается подписью лица, внесшего ее (обычно кадровика или бухгалтера), и печатью организации.

Образец записи о приеме на должность генерального директора (наемный работник)

Образец записи о приеме на должность генерального директора (избранный)

Запись в трудовой книжке о приеме на должность директора оформляется по общим правилам, но требует особого внимания к выбору документа-основания (приказ или протокол) и обязательному указанию статуса совместителя, если он есть. Критически важно точное цитирование реквизитов документа в графе 4. При наличии сомнений следует ориентироваться на внутренние документы компании (устав, положения) и консультироваться с кадровым специалистом или юристом.

Источники: Постановление Правительства РФ № 225, Инструкция Минтруда России № 69, Трудовой кодекс РФ, разъяснения контролирующих органов.