Вопрос о том, обязательно ли делать запись в трудовой книжке, остаётся одним из самых актуальных для работодателей и сотрудников. С развитием цифровых технологий и изменением законодательства в сфере трудовых отношений, многие задаются вопросом: а нужно ли вообще вносить записи в бумажную трудовую книжку, если существует электронная версия? И когда запись — обязательна, а когда, нет? Ниже мы подробно разберём все случаи, предусмотренные российским трудовым законодательством на 2026 год.

Общие правила внесения записей в трудовую книжку

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утверждённому приказом Минтруда России от № 320н, запись в трудовую книжку вносится при:

• приёме на работу;
• переводе на другую постоянную работу;
• увольнении;
• награждении поощрениями, если они отражают стаж или должность;
• изменении наименования организации, ФИО работника или его должности.

Записи вносятся только на основании официальных документов: приказа о приёме, приказа об увольнении, приказа о переводе и т.д. Важно: запись должна быть заверена печатью организации (если она есть) и подписью ответственного лица.

Когда запись в трудовую книжку НЕ обязательна?

Работа менее 5 дней

Согласно разъяснениям Роструда, если сотрудник проработал в организации 5 календарных дней и менее, и уволился по собственному желанию или по соглашению сторон, запись в трудовую книжку вносить не обязательно.

При этом:

• если сотрудник отработал 6 дней и более — запись обязательна;
• если работник был уволен за нарушение трудовой дисциплины — запись всегда обязательна, даже при 3 днях работы;
• если работник не требует трудовую книжку — её всё равно нужно выдать, но запись может не вноситься при условии, что срок работы не превысил 5 дней.

Важно! Отсутствие записи не освобождает работодателя от обязанности предоставить сотруднику форму СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности), даже если трудовая книжка не заполнялась.

Работа по совместительству

Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку только по письменному заявлению сотрудника и только основным работодателем.

Если сотрудник не подал заявление — запись не делается. Это не нарушение закона, а право работника на выбор.

Мобилизованные работники

На 2026 год в вопросе внесения записей о приостановлении или возобновлении трудового договора в связи с мобилизацией нет единой позиции.

• Одни специалисты Роструда считают: поскольку трудовой договор приостанавливается, а не расторгается, запись в трудовую книжку не требуется.
• Другие настаивают: приостановление — это существенное изменение трудовых отношений, и запись должна быть сделана для полноты учёта.

Рекомендация работодателю: если мобилизованный работник не требует записи — можно не вносить. Если работник просит, лучше внести с формулировкой: «Трудовой договор приостановлен в связи с призывом на военную службу в соответствии с Указом Президента РФ от …». Это защитит от претензий со стороны сотрудника или контролирующих органов.

Военная служба

Согласно правовой позиции КонсультантПлюс, органы военного управления не обязаны вносить записи о прохождении военной службы в трудовую книжку, даже если гражданин ранее работал.

Такие записи могут быть сделаны только по инициативе командования — как акт доброй воли. Это не является правом, а лишь возможностью.

Особые случаи: ИП, электронная трудовая книжка и старые образцы

Физические лица-предприниматели (ИП)

Индивидуальные предприниматели не обязаны вести Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей.

Они могут вносить записи в трудовые книжки своих сотрудников только своей подписью — без печати. Это прямо предусмотрено Порядком № 320н.

Однако запись о приёме и увольнении всё равно обязательна, если сотрудник отработал более 5 дней.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка. С 2026 года она является основным документом для учёта трудового стажа.

Однако:

• если сотрудник не подал заявление на переход на ЭТК — работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку;
• если сотрудник выбрал ЭТК, бумажная книжка больше не заполняется, но все записи, сделанные до 2020 года, сохраняются и должны быть отсканированы и переданы в Пенсионный фонд;
• записи в ЭТК вносятся автоматически через систему «Электронная трудовая книжка» на основе приказов, поданных в электронном виде.

Важно! Работодатель обязан передать в ПФР сведения о трудовой деятельности не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

Старые образцы трудовых книжек

Менять трудовые книжки старого образца на новые не обязательно. Если сотрудник предоставил книжку с советскими или ранними российскими бланками — работодатель продолжает вносить записи в неё в обычном порядке.

Новые бланки выдаются только при утрате, порче или исчерпании всех страниц старой книжки.

Кто может вносить записи? Может ли ответственный за трудовые книжки вносить запись в свою собственную?

В Порядке № 320н не предусмотрено запрета на то, чтобы сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, вносил запись о своём приёме или увольнении.

Однако для избежания конфликта интересов и подозрений в фальсификации:

• запись о приёме на работу ответственного лица должна заверяться руководителем организации;
• запись об увольнении — должна быть подписана руководителем и утверждена приказом;
• желательно, чтобы запись в его трудовую книжку вносила другая уполномоченная на это лицо (например, заместитель или бухгалтер).

Что будет, если не внести запись, когда это обязательно?

Нарушение требований к ведению трудовых книжек влечёт за собой административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
• в случае повторного нарушения — штраф до 70 000 рублей для организации и дисквалификация должностного лица на срок до 3 лет.

Кроме того, отсутствие записи может привести к потере трудового стажа для сотрудника — что повлияет на размер пенсии, компенсации при увольнении, право на отпуск и другие льготы.

Практические рекомендации работодателю на 2026 год

1. Всегда вносите запись при приёме на работу, если сотрудник отработал более 5 дней.
2. Не вносите запись при работе менее 5 дней, если сотрудник уволился добровольно и не требует записи.
3. Получайте письменное заявление от сотрудника, если он хочет внести запись о совместительстве.
4. При мобилизации, поступайте по инициативе работника: если он просит — вносите; если молчит — не вносите, но сохраните документы.
5. Переходите на ЭТК — это будущее. Все новые сотрудники должны быть ознакомлены с возможностью выбора.
6. Не игнорируйте старые книжки — они остаются юридически значимыми до полного исчерпания страниц.
7. Документируйте всё: приказы, заявления, акты о передаче книжек, это ваша защита в суде.

Запись в трудовую книжку, не всегда обязательна, но всегда потенциально важна. Законодательство 2026 года сохраняет баланс между формализмом и гибкостью: есть чёткие правила, но и исключения, учитывающие реальные условия труда.

Главное правило: если сомневаетесь — сделайте запись. Лучше перестраховаться, чем потом доказывать в суде, что вы не нарушили права работника. А если сотрудник не хочет записи — уважайте его выбор, но зафиксируйте это письменно.

Помните: трудовая книжка — это не просто бумажка. Это история профессиональной жизни человека. И ваша ответственность — сохранить её достоверно и честно.

Совет: регулярно проверяйте актуальные разъяснения Роструда и КонсультантПлюс — законодательство в сфере трудовых отношений меняется быстро, и ваша компания должна быть в курсе.