В 2026 году кадровое делопроизводство в России продолжает функционировать в гибридном формате. Несмотря на то, что с 2021 года для новых сотрудников оформляются исключительно электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный вариант остается актуальным для тех, кто подал соответствующее заявление о ведении бумажной книжки или сохранил её с предыдущих мест работы. Перевод сотрудника на другую должность, одна из самых частых кадровых процедур, требующая особой внимательности при внесении записей.
Виды переводов: временный и постоянный
Трудовой кодекс РФ четко дифференцирует приказы о переводе на два основных вида, и от этого зависит, какая запись (и нужна ли она вообще) появится в трудовой книжке:
- Постоянный перевод. Происходит, когда сотрудник меняет должность, отдел или характер работы на неопределенный срок. В этом случае запись в трудовой книжке обязательна.
- Временный перевод. Осуществляется на срок до одного года (или до выхода отсутствующего сотрудника). Если перевод временный, запись в трудовую книжку не вносится, за исключением случаев, когда временный перевод становиться постоянным.
Важно помнить: основанием для любых изменений всегда служит изменение выполняемых операций или оптимизация рабочего процесса, инициированная либо работодателем, либо самим работником.
Порядок оформления перевода
Прежде чем делать запись в документе, необходимо пройти юридически грамотный путь оформления:
- Получение согласия работника (в письменном виде, обычно через заявление или дополнительное соглашение).
- Издание приказа (распоряжения) работодателя о переводе.
- Ознакомление сотрудника с приказом под роспись.
- Внесение записи в трудовую книжку (только для постоянного перевода).
Образец заполнения трудовой книжки при переводе
Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Она должна быть выполнена чернилами черного, синего или фиолетового цвета, без сокращений. Рассмотрим пошаговый алгоритм на примере.
Шаг 1. Графа 1 (№ записи)
Указывается порядковый номер текущей записи. Нумерация ведется сплошная по всей книжке.
Шаг 2. Графа 2 (Дата)
Указывается дата издания приказа о переводе (не дата подписания дополнительного соглашения и не дата фактического выхода на новую должность, если они отличаются).
Шаг 3. Графа 3 (Сведения о приеме, переводе…)
Здесь содержится основная информация. Запись должна дословно соответствовать формулировке в приказе и штатном расписании.
Пример формулировки:
«Переведен в отдел маркетинга на должность ведущего специалиста отдела маркетинга».
Обратите внимание: название должности должно полностью соответствовать штатному расписанию. Если меняется только структурное подразделение, но должность остается той же, запись будет звучать как: «Переведен в цех №2 на должность токаря»;
Шаг 4. Графа 4 (Основание)
Указывается документ-основание: вид документа, его номер и дата. Обычно это приказ.
Пример: «Приказ от № 45-к».
Практический пример записи
Ниже приведен визуальный образец того, как это выглядит в таблице трудовой книжки:
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---|---|---|---|
| № записи | Дата (число, месяц, год) | Сведения о приеме на работу, переводе… | Наименование, дата и номер документа |
| 15 | Переведен в финансовый департамент на должность главного бухгалтера. | Приказ от № 128-к |
Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК) в 2026 году
С момента внедрения ЭТК прошло уже 5 лет, и система полностью отлажена. Если сотрудник ведет электронную трудовую:
- Физическое внесение записей в бумажный бланк не производится (если только сотрудник специально не попросил вести бумажную версию параллельно, что возможно только для тех, у кого она велась до 2021 года).
- Работодатель обязан передать сведения о переводе в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
- Сотрудник может увидеть новую запись в своем личном кабинете на портале Госуслуг практически сразу после обработки данных фондом.
Частые ошибки при заполнении
Чтобы трудовая книжка оставалась действительным документом строгой отчетности, избегайте следующих ошибок:
- Сокращения. Нельзя писать «гл. бухгалтер», нужно писать полностью «главный бухгалтер».
- Несоответствие приказу. Текст в графе 3 должен зеркально отражать суть приказа.
- Отсутствие подписи. Запись должна быть заверена подписью ответственного лица (кадровика или работодателя) и печатью организации (если она используется).
- Запись о временном переводе. Помните, что если перевод временный, вносить его в книжку нельзя.
Грамотное оформление перевода — это гарантия защиты прав работника и отсутствие проблем с проверяющими органами для работодателя. Будьте внимательны к деталям, особенно в переходный период использования бумажных и электронных форматов.