Вопрос о том, нужно ли вносить запись в трудовую книжку при заключении трудового договора, встречается у работодателей и работников с разной степенью понимания трудового законодательства․ Ответ прост: да, запись обязана быть сделана․ Но как именно это делается, какие сведения включаются и почему это важно, разберём подробнее․
Зачем нужна запись в трудовой книжке?
Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий факт трудоустройства, его условия и продолжительность․ Она используется:
- для расчёта пенсионного стажа;
- для получения пособий по безработице, больничных и отпусков;
- для подтверждения трудового стажа при смене работодателя;
- для контроля за соблюдением трудового законодательства․
Неправильные или отсутствующие записи могут привести к снижению размера будущей пенсии и отсрочке её назначения (см․ «Ошибки в трудовых книжках могут привести к снижению размера будущей пенсии»)․
Когда и как оформляется запись?
При заключении трудового договора
При приёме на работу работодатель обязан в течение 5 рабочих дней от даты начала работы внести запись в трудовую книжку․ В записи указываются:
- Дата начала работы;
- Наименование работодателя и его ИНН/ОГРН;
- Должность и её описание;
- Тип договора (постоянный, срочный, временный);
- Уровень заработной платы (с указанием валюты и способа расчёта);
- Срок действия договора (если он ограничен)․
В случае срочного договора запись делается в колонке «Трудовой договор», а в колонке «Должность» указывается должность․ При постоянном договоре запись делается в колонке «Должность» и «Заработная плата»․
При расторжении договора
После окончания работы работник получает запись о увольнении․ В ней указываются:
- Дата увольнения;
- Причина увольнения (по инициативе работника, по инициативе работодателя, по соглашению сторон, в связи с выходом на пенсию и т․д․);
- Сроки работы (начало и конец);
- Периодичность и форма расчёта (если применимо)․
Важно, чтобы запись о расторжении не перекрывала предыдущую запись о приёме․ В каждой колонке должна быть отдельная строка․
Что включают записи?
В трудовой книжке каждая запись состоит из двух частей: заголовка и содержимого․ Пример заголовка:
«Трудовой договор № 123 от г․ с ООО «Ромашка»»
Содержимое содержит подробную информацию о работе․ Важно, чтобы данные были точными и полными, иначе могут возникнуть проблемы при расчёте пенсии․
Важность правильности записи
Неправильные данные в трудовой книжке могут привести к:
- Снижению размера пенсии;
- Отсрочке её назначения;
- Проблемам при получении пособий по безработице;
- Сложностям при смене работодателя․
Поэтому работодатели и работники должны внимательно проверять каждую запись․
Как проверить и исправить ошибки?
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка, работник имеет право запросить её исправление․ Процедура выглядит так:
- Подать письменный запрос в отдел кадров;
- Предоставить доказательства правильных данных (договор, справка, выписка из ЕГРЮЛ и т․д․);
- Получить подтверждение об исправлении в виде новой записи с пометкой «исправлено»․
Важно сохранять копии всех документов, подтверждающих правильность данных․
Запись в трудовой книжке при заключении трудового договора обязательна и должна быть сделана в течение 5 рабочих дней․ Она содержит ключевую информацию о работе и служит основой для расчёта пенсионного стажа и других социальных гарантий․ Правильность записей критически важна: ошибки могут повлиять на размер пенсии и другие выплаты․ Поэтому как работодатель, так и работник должны внимательно следить за точностью данных в трудовой книжке․