Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж, опыт работы и основания для получения пенсии, социальных выплат и иных льгот. Одним из часто встречающихся вопросов является оформление записи о приёме на работу, когда сотрудник находится в отпуске. В статье разберём, что представляет собой такая запись, какие нормативные акты её регулируют и как правильно её оформить.
Что такое запись в трудовой книжке?
Запись в трудовой книжке – это официальное подтверждение факта трудовых отношений между работником и работодателем. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66), в трудовой книжке фиксируются:
- Дата приёма на работу;
- Наименование организации‑работодателя;
- Должность (должностные обязанности);
- Условия труда (разряд, тарифная ставка и пр.);
- Дата увольнения (если таковая имеется).
Все записи должны быть сделаны в строгом порядке, без пропусков, подписью и печатью работодателя.
Правовые нормы, регулирующие запись «принята на время отпуска»
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и постановлению Правительства РФ от № 55 «Об утверждении формы трудовой книжки», запись о приёме на работу может быть сделана в следующих случаях:
- Приём на работу в обычный рабочий день.
- Приём на работу в период, когда работник находится в отпуске (отпуск по уходу за ребёнком, основной оплачиваемый отпуск, отпуск без сохранения заработной платы и др.).
Для последнего случая в трудовой книжке делается пометка «принята на время отпуска». Такая запись указывает, что трудовые отношения начались, но фактическое начало работы откладывается до окончания отпуска.
Почему запись «принята на время отпуска» важна?
- Защита прав работника. Запись фиксирует дату начала трудовых отношений, что влияет на расчёт стажа и последующих выплат.
- Учет в пенсионных фондах. Стаж считается с даты приёма, а не с даты выхода на работу.
- Прозрачность для контролирующих органов. При проверках ФСС, ПФР и инспекции труда запись подтверждает законность оформления.
Как правильно оформить запись «принята на время отпуска»?
Ниже – пошаговая инструкция для работодателя.
- Подготовка документов. Необходимо иметь:
- Трудовой договор (или приказ о приёме на работу);
- Заявление работника о желании выйти в отпуск (если отпуск уже утверждён);
- Согласие работника на оформление записи «принята на время отпуска».
- Заполнение графы «Дата приёма на работу». Указывается фактическая дата подписания договора (обычно это день, когда работник подписал трудовой договор).
- Указание срока отпуска. В графе «Дата начала отпуска» и «Дата окончания отпуска» прописываются даты, согласованные в приказе об отпуске.
- Постановка пометки. В строке «Примечание» (или отдельной строкой) пишут: «Принята на время отпуска».
- Подпись и печать. Запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и ставится печать.
- Передача работнику. После заполнения запись вносится в трудовую книжку, и работнику вручается её копия (если книжка находится у работодателя).
Пример записи:
Дата приёма на работу: Наименование организации: ООО «Пример» Должность: бухгалтер Условия труда: 1 разряд, ставка 45 000 руб. Примечание: принята на время отпуска (отпуск с по ) Подпись руководителя: ___________ Печать
Что делать работодателю, если отпуск продлён?
Если отпуск продлевается после того, как запись уже сделана, необходимо:
- Составить дополнительный приказ о продлении отпуска;
- Внести в трудовую книжку уточнение: «Отпуск продлён до …» в той же строке примечания;
- Подписать и поставить печать к новому приказу.
Права работника при такой записи
- Работник имеет право требовать от работодателя своевременного внесения записи в трудовую книжку.
- Стаж считается с даты, указанной в графе «Дата приёма на работу», даже если фактическое начало работы откладывается.
- В случае отказа работодателя оформить запись, работник может обратиться в Трудовую инспекцию или в суд с требованием признать запись недействительной и взыскать компенсацию за нарушение трудовых прав.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Можно ли оформить запись «принята на время отпуска», если отпуск ещё не утверждён?
Нет. Запись допускается только после официального утверждения отпуска приказом работодателя. До этого момента дата приёма фиксируется без пометки об отпуске.
Вопрос 2: Как отразится запись в электронную трудовую книжку?
В электронной трудовой книжке (ЭТК) процесс аналогичен: в системе указывается дата приёма, а в поле «Примечание» добавляется отметка «принята на время отпуска». Электронный документ подписывается квалифицированной электронной подписью работодателя.
Вопрос 3: Влияет ли запись на выплату отпускных?
Отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка за расчётный период, а не из даты приёма. Однако запись гарантирует, что период отпуска будет учтён в стаже, что важно для будущих выплат.
Вопрос 4: Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?
Ошибка исправляется зачеркиванием (двойным крестом), подписью и печатью работодателя, а затем вносятся корректные данные. При этом в графе «Примечание» указывается причина исправления.
Вопрос 5: Можно ли сразу после отпуска начать работу без дополнительного приказа?
Да. После окончания отпуска работник автоматически считается приступившим к исполнению должностных обязанностей, если в трудовой книжке уже указана пометка «принята на время отпуска». Дополнительный приказ не требуется;
Запись «принята на время отпуска» в трудовой книжке – важный юридический инструмент, позволяющий фиксировать начало трудовых отношений, даже если работник в данный момент находится в отпуске. Правильное оформление такой записи защищает интересы обеих сторон: работник получает гарантированный стаж, а работодатель – документальное подтверждение законности своих действий.
Помните, что любые записи в трудовой книжке должны соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ и нормативных актов, а в случае сомнений рекомендуется проконсультироваться с юристом или специалистом по кадровому делопроизводству.
Полезные ссылки:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66)
- Госуслуги – электронная трудовая книжка
- Пенсионный фонд России – информация о стаже
Дата публикации: