Дата публикации: 20:37:27 ().

Содержание

1. Нормативная база
2. Когда возможна запись без оформления трудовой книжки
3. Последствия для работодателя
4. Последствия для работника
5. Как правильно внести запись в трудовую книжку (образцы)
6. Особенности электронной трудовой книжки в 2026 году
7. Рекомендации для работодателей и сотрудников

Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов‚ подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Однако в практике встречаются ситуации‚ когда работник устраивается на работу без предоставления бумажной трудовой книжки или работодатель предлагает оформить трудовые отношения без внесения записи в этот документ. Такие действия могут казаться удобными‚ но они несут значительные правовые риски.

В данной статье мы подробно рассмотрим‚ что говорит законодательство о возможности вести трудовую книжку без её фактического оформления‚ какие последствия ждут стороны трудовых отношений и как правильно оформить запись‚ если всё‑таки требуется внесение сведений в трудовую книжку.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 66 регулирует ведение трудовых книжек; ст. 65 определяет обязательность их ведения при приёме на работу по трудовому договору.
• Федеральный закон от № 99‑ФЗ о внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части электронного документооборота (вводит электронную трудовую книжку).
• Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ) – ст. 5.27‚ ч. 1 предусматривает штраф от 30 000 до 50 000 руб. за приём на работу без трудовой книжки при отсутствии законных оснований.
• Определение 6 КСОЮ от № 88‑25822/2023 – подтверждает‚ что отсутствие записи в трудовой книжке не исключает существования трудовых правоотношений.

Как видно из приведённых норм‚ законодательство чётко требует ведения трудовой книжки (в бумажном или электронном виде) при оформлении трудового договора. Исключения допускаются только для определённых категорий работников (например‚ работа по договорам ГПХ‚ внешнее совместительство при определённых условиях).

Когда возможна запись без оформления трудовой книжки

Согласно информации из сети и официальным разъяснениям‚ запись в трудовой книжке может быть сделана без фактического оформления документа в следующих случаях:

1. Утрата или порча трудовой книжки – сотрудник может подать заявление о выдаче дубликата или о выдаче новой книжки взамен испорченной (см. фрагмент: «Но новый сотрудник может обратиться с заявлением о выдаче трудовой книжки взамен испорченной или утерянной…»).
2. Отсутствие бумажной книжки у newly hired сотрудника – если работник впервые устраивается на работу и у него нет трудовой книжки‚ работодатель обязан завести новую (бумажную или электронную) и внести первую запись о приёме на работу.
3. Электронная трудовая книжка – с 2021 года допускается ведение трудовой книжки исключительно в электронном виде (ФЗ «О электронной трудовой книжке»). В этом случае бумажный документ не оформляется‚ но запись всё равно делается в электронном реестре.
4. Работа по договорам ГПХ или внешнему совместительству – при определённых условиях нормы ТК РФ о ведении трудовой книжки не применяются (см. выдержка: «нормы ТК РФ не применяются‚ в т.ч. и в части ведения трудовой книжки»).

Важно понимать‚ что «запись без оформления» не означает полное отсутствие любого документа‚ подтверждающего трудовые отношения. В любом случае должно быть либо бумажное‚ либо электронное оформление‚ либо иное законное основание (например‚ договор ГПХ).

Последствия для работодателя

Нарушение порядка ведения трудовых книжек влечёт административную ответственность:

• Штраф по ст. 5.27 КоАП от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1) за приём на работу без трудовой книжки при отсутствии законных оснований.
• Дополнительные санкции – возможна дисквалификация должностных лиц‚ а также предписание устранить нарушения в установленный срок.
• Риски в судебных спорах – при возникновении трудового конфликта отсутствие записи может осложнить доказательство факта трудоустройства‚ срока работы и т.д.

Как отмечено в определении 6 КСОЮ от ‚ факт отсутствия записи не исключает существования трудовых правоотношений‚ но значительно усложняет их доказывание в суде.

---

Последствия для работника

Для сотрудника отсутствие записи в трудовой книжке может привести к следующим проблемам:

• Сложности при подтверждении стажа – при назначении пенсии‚ получении социальных выплат или при устройстве на новую работу потребуется подтверждать трудовую деятельность иными способами (трудовые договоры‚ приказы‚ выписки из электронной трудовой книжки и т.д.).
• Отсутствие официального подтверждения профессионального роста – награды‚ повышения‚ переводы могут остаться недокументированными.
• Риск признания трудовых отношений неформальными – если работодатель сознательно избегает оформления‚ сотрудник может быть переквалифицирован как выполняющий работу по гражданско‑правовому договору‚ что лишает его гарантий ТК РФ (оплачиваемый отпуск‚ больничные‚ компенсации при увольнении и т.д.).

Поэтому сотруднику рекомендуется настаивать на надлежащем оформлении трудовой книжки (бумажной или электронной) уже на этапе приёма на работу.

---

Как правильно внести запись в трудовую книжку (образцы)

Ниже приведены типовые формулировки записей‚ которые допустимо использовать в 2026 году. Обратите внимание‚ что записи должны быть сделаны чётко‚ без исправлений и сокращений‚ заверены подписью ответственного лица и (при необходимости) печатью организации.

Запись о приёме на работу

2026 г. 01 марта – принят на работу в ООО «Пример» на должность инженера‑конструктора согласно трудовому договору № 123‑от‑.

Запись о переводе на другую должность

2026 г. 15 июня – переведён на должность старшего инженера‑конструктора в рамках структурного подразделения «Отдел проектирования» согласно приказу № 45‑от‑.

Запись о награждении

2026 г. 20 сентября – объявлена благодарность за высокие показатели в выполнении квартального плана приказа № 78‑от‑.

Запись об увольнении по собственному желанию

2026 г. 10 декабря – уволен по собственному желанию в соответствии с заявлением от и приказом № 102‑от‑.

При оформлении дубликата трудовой книжки (в случае утраты или порчи) запись делается со ссылкой на оригинал:

Дубликат выдан вместо утраченной трудовой книжки серии № XXXXXX‚ номер YYYYYY‚ выданной отделом кадров ООО «Пример» г.

Все записи должны быть выполнены черной или синей пастой‚ без использования карандаша. При наличии электронной трудовой книжки данные вносятся в личный кабинет работника на порале «Работа в России» (или иной утверждённый оператор ЭТК).

Особенности электронной трудовой книжки в 2026 году
С 2021 года в России функционирует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Ключевые положения:

Работник может выбрать форму ведения трудовой книжки: бумажную‚ электронную или обе одновременно.
Если сотрудник впервые устраивается на работу и у него нет бумажной книжки‚ работодатель обязан завести электронную трудовую книжку и внести первую запись о приёме на работу.
Записи в ЭТК делаються работодателем через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через специализированные сервисы (например‚ Контур.Экстерн‚ 1С:ЗУП).
Печать организации не требуется; достаточно подписи уполномоченного лица (кадровика‚ бухгалтера) и подтверждения в системе.
При увольнении формируется выписка из ЭТК‚ которую сотрудник может скачать и предъявить новому работодателю.

Таким образом‚ «запись без оформления» в традиционном понимании бумажной книжки возможна только при использовании электронного формата‚ где сам документ существует в цифровом виде‚ а запись всё равно делается.

Рекомендации для работодателей и сотрудников
Для работодателей

При приёме на работу проверяйте наличие трудовой книжки (бумажной или электронной). Если её нет – оформите новую в соответствии с выбранной формой.
Используйте проверенные шаблоны записей (см. выше) и избегайте сокращений‚ которые могут быть истолкованы неоднозначно.
Ведите журнал выдачи дубликатов и храните копии заявлений о выдаче новых книжек.
Регулярно проводите внутренний аудит соблюдения требований ТК РФ по ведению трудовых книжек.
При переходе на электронный формат информируйте сотрудников о порядке доступа к личному кабинету и порядке получения выписок.

Для сотрудников

При приёме на работу требуйте оформления трудовой книжки (или подтверждения ведения электронной книжки) в течение трёх рабочих дней.
Сохраняйте копии всех приказов‚ договоров и выписок из трудовой книжки – они могут понадобиться при споре или при назначении пенсии.
Если работодатель предлагает не вносить запись‚ запросите письменное обоснование и‚ при необходимости‚ обратитесь в трудовую инспекцию.
При утере или порче книжки немедленно подавайте заявление о выдаче дубликата.


Запись в трудовой книжке без её фактического оформления допустима только в рамках legally recognised альтернатив – электронной трудовой книжки или при работе по договорам‚ исключающим применение норм ТК РФ о ведении книжек (например‚ ГПХ‚ определённые виды внешнего совместительства). В остальных случаях отсутствие записи приводит к административным штрафам для работодателя и создаёт значительные риски для сотрудника.
Соблюдение установленного порядка ведения трудовых книжек – это не только выполнение законодательного требования‚ но и гарантия прозрачности трудовых отношений‚ защиты прав обеих сторон и упрощения будущих административных процедур (пенсия‚ пособия‚ трудоустройство).
Рекомендуем всем участникам трудовых отношений воспользоваться современными электронными сервисами‚ которые позволяют оперативно и надёжно вносить‚ хранить и предоставлять сведения о трудовой деятельности‚ минимизируя риски ошибок и штрафов.

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и информации из открытых источников на дату .