Генеральный директор — это не просто наемный работник, но и единоличный исполнительный орган юридического лица. Именно эта двойственная роль часто вызывает вопросы у кадровиков и самих руководителей при оформлении трудовых отношений. Нужно ли вносить запись в трудовую книжку? Кто должен ее делать? Как правильно сформулировать запись? Ответы на эти вопросы требуют детального разбора с учетом актуального трудового законодательства.

Нужно ли вообще делать запись директору?

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника. Согласно действующим правилам, работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Генеральный директор не является исключением. Если руководитель ведет бумажную трудовую книжку (не перешел на электронную форму ЕФС-1), запись о приеме на работу внести необходимо.

Особенно важно не пропускать эту запись. На практике встречаются случаи, когда в трудовую книжку одна из организаций вообще не сделала запись (ни о приеме, ни об увольнении), а после этого были внесены записи других организаций. Это приводит к разрывам в стаже и сложности в подтверждении периодов работы, что в дальнейшем может стать проблемой при назначении пенсии или на новом месте работы.

Кто вносит запись?

Здесь кроется главный парадокс: генеральный директор сам себе работодатель. Кто же должен ставить подпись и печать?

• Если директор — единственный участник (учредитель): С 2021 года законодательство позволяет заключать трудовой договор с единственным учредителем, который принимает себя на должность директора. Основанием для приема выступает решение единственного участника. Запись в трудовую книжку в таком случае вносит либо сам директор (подписывая ее за себя как за работника и за себя как за работодателя), либо привлеченный специалист по кадровому делопроизводству (по доверенности).
• Если директор избран общим собранием учредителей: Запись вносит кадровик на основании приказа о приеме на работу. Если кадровика нет, эту обязанность также берет на себя сам руководитель или главный бухгалтер.

Основание для внесения записи

Для рядового сотрудника основанием для записи всегда служит приказ (распоряжение) работодателя. У генерального директора к этому приказу добавляется еще один фундаментальный документ:

1. Протокол общего собрания учредителей (или решение единственного участника) об избрании директора. Например: «Генеральный директор ООО избран на должность по решению общего собрания учредителей в 2007 году».
2. Приказ о приеме на работу (форма Т-1). В приказе на прием в качестве основания обязательно указываются реквизиты протокола или решения.

В графе 4 трудовой книжки («Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись») указываются реквизиты именно приказа о приеме на работу, так как он является непосредственным распорядительным документом для кадрового учета.

Пошаговая инструкция: как правильно заполнить трудовую книжку директора

Шаг 1. Внесение сведений о работодателе

Перед внесением записи о приеме в виде заголовка в графе 3 (без номера и даты) указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Например:

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)

Под этим заголовком ставится отдельная строка с порядковым номером записи.

Шаг 2. Заполнение граф 1, 2 и 3

• Графа 1: Проставляется порядковый номер записи (например, 5).
• Графа 2: Указывается дата приема на работу (арабскими цифрами, например, ).
• Графа 3: Вносится сама запись о приеме. Формулировка должна точно отражать суть.
  Пример: «Принят(а) на должность генерального директора».
  Если директор избран в процессе деятельности компании, можно указать: «Избран(а) на должность генерального директора».

Шаг 3. Заполнение графы 4

Указываються дата и номер приказа о приеме на работу.
Пример: «Приказ от № 1-к».

Особенности оформления увольнения

Цикл работы руководителя завершается записью об увольнении. И здесь важно учитывать специфику оснований. Если рядовому сотруднику для увольнения по собственному желанию достаточно подать заявление за две недели, то для генерального директора действуют другие сроки и правила.

Если у генерального директора ведется бумажная трудовая книжка, то в нее нужно внести такую запись об увольнении, которая будет точно соответствовать формулировке ТК РФ. Например, при увольнении по решению учредителей запись может звучать так:

«Уволен в связи с принятием уполномоченным органом юридического лица решения о досрочном прекращении трудового договора, пункт 2 статьи 278 Трудового кодекса Российской Федерации».

При увольнении по собственному желанию директор обязан предупредить об этом за месяц (ст. 280 ТК РФ), если иной срок не предусмотрен уставом или договором.

Цифровизация и электронные трудовые книжки (ЕФС-1)

Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам доступен сравнительно новый формат — электронная трудовая книжка (сведения о трудовой деятельности формируются в системе Социального фонда России — ЕФС-1).

Если генеральный директор подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, бумажный бланк ему не выдается и записи в него не вносятся. Работодатель (сам директор или кадровик) обязан ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, передавать сведения о приеме, переводах и увольнении в Социальный фонд. Тем не менее, даже при наличии электронной трудовой, бумажная сохраняет свою силу, если сотрудник не отказался от нее.

Частые ошибки и как их избежать

• Пропуск записи: Как уже упоминалось, отсутствие записи о работе директором создает пробелы в стаже. Обязательно вносите данные, даже если руководитель — единственный учредитель.
• Неверное основание в графе 4: Не следует указывать в 4-й графе номер протокола собрания учредителей вместо приказа. Основанием для работника всегда выступает приказ.
• Сроки: Запись о приеме должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней с даты вступления директора в должность (издания приказа).
• Подписи: При увольнении генерального директора в бумажной трудовой книжке должны стоять подписи лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и самого работника (увольняющегося директора). Если подписывать некому (например, директор увольняется, а новый еще не назначен), подпись может поставить председатель общего собрания учредителей или лицо, специально уполномоченное решением собрания.

Оформление трудовой книжки генерального директора — процесс, требующий внимания к деталям. Несмотря на то, что руководитель стоит во главе компании, в глазах трудового законодательства он такой же работник, чьи права на подтверждение стажа должны быть соблюдены. Главное — опираться на правильно изданный приказ, корректно вносить формулировки в графы и не забывать о том, что цифровизация меняет формат отчетности, но не отменяет важности достоверного учета трудовой деятельности.