Ведение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей кадровой службы в любой организации. Правильно оформленные записи в трудовой книжке не только обеспечивают юридическую защиту работника и работодателя‚ но и влияют на расчет стажа‚ начисление пенсий‚ социальных выплат и других льгот. Одной из наиболее часто возникающих ситуаций является исполнение обязанностей по другой должности — временно или постоянно. В этой статье мы подробно разберем‚ когда и как вносить запись в трудовую книжку об исполнении обязанностей‚ приведем официальные образцы и поясним правовые основания.
Когда нужно вносить запись об исполнении обязанностей?
Согласно Приказу Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения трудовых книжек»‚ в трудовую книжку вносятся записи только о тех изменениях в трудовой деятельности‚ которые сопровождаются официальным кадровым документом (приказом) и влекут за собой изменение должности‚ структурного подразделения или характера работы.
Важно понимать разницу между:
- Совмещением профессий или должностей — по ст. 60.2 ТК РФ (работник выполняет дополнительную работу по другой должности в течение установленной продолжительности рабочего времени с дополнительной оплатой);
- Временным переводом — по ст. 72.2 ТК РФ (работник временно исполняет обязанности другой должности на срок до одного месяца‚ а при наличии согласия — дольше);
- Временным исполнением обязанностей руководителя — по ст. 61 ТК РФ (например‚ при отсутствии генерального директора).
ВНИМАНИЕ! Запись в трудовую книжку не делается в следующих случаях:
- При совмещении должностей (дополнительная работа в рамках основной должности — не требует записи в трудовую книжку);
- При временном исполнении обязанностей руководителя (например‚ заместитель исполняет обязанности генерального директора — запись не вносится);
- Если исполнение обязанностей не сопровождается официальным приказом о переводе или дополнительным соглашением к трудовому договору.
Когда запись обязательна?
Запись в трудовую книжку обязательна‚ если:
- Работник временно переведен на другую должность на срок более одного месяца (по ст. 72.2 ТК РФ);
- Временный перевод признан постоянным (например‚ после окончания срока временного перевода сотрудник продолжает работать на новой должности);
- Произошло изменение профессии или квалификации (например‚ присвоение нового разряда с возложением обязанностей);
- Работник был переведен на другую должность постоянно (не временно).
Как правильно оформить запись? Образцы по Приказу № 320н
Записи в трудовую книжку вносятся в раздел «Сведения о работе» в следующем порядке:
- Графа 1 — порядковый номер записи;
- Графа 2 — дата начала исполнения обязанностей (дата приказа или фактического начала работы);
- Графа 3 — наименование структурного подразделения‚ должность‚ профессия;
- Графа 4 — ссылка на основание (номер и дата приказа).
Образец 1: Временный перевод на должность с последующим признанием постоянным
Графа 1: 15
Графа 2:
Графа 3: Переведен на должность ведущего инженера-технолога с в связи с временным переводом по приказу № 45-к от . С временный перевод признан постоянным.
Графа 4: Приказ № 45-к от ‚ Приказ № 120-к от
Образец 2: Постоянный перевод на новую должность (без временного этапа)
Графа 1: 16
Графа 2:
Графа 3: Переведен на должность главного бухгалтера
Графа 4: Приказ № 88-к от
Образец 3: Присвоение новой профессии с возложением обязанностей
Графа 1: 17
Графа 2:
Графа 3: Установлена вторая профессия — электрогазосварщик 3-го разряда с возложением обязанностей по выполнению электрогазосварочных работ в цехе № 3
Графа 4: Приказ № 33-к от ‚ удостоверение № ЭГС-2025-087 от
Образец 4: Временное исполнение обязанностей руководителя (ЗАПРЕЩЕНО к внесению!), ПОЯСНЕНИЕ
Важно! Согласно разъяснениям Минтруда и КонсультантПлюс‚ запись о временном исполнении обязанностей руководителя в трудовую книжку не вносится‚ даже если сотрудник выполнял функции генерального директора в течение полугода или года. Это связано с тем‚ что должность руководителя не может быть «временно» присвоена — она закреплена за конкретным лицом‚ а исполнение обязанностей — это временное распределение функций‚ не меняющее трудовой договор.
Пример неправильной записи (не вносить!):
«Временно исполнял обязанности генерального директора с по » — запрещено.
Что делать‚ если запись уже сделана ошибочно?
Если в трудовую книжку была внесена неправильная запись (например‚ о временном исполнении обязанностей руководителя)‚ её нельзя просто зачеркнуть. Правила внесения исправлений регламентированы п. 17 Приказа № 320н:
- Вносится новая запись‚ которая аннулирует предыдущую;
- Новая запись должна содержать: номер‚ дату‚ формулировку «Запись № … признана недействительной»;
- Ссылка на приказ‚ на основании которого вносится исправление;
- Запись заверяется печатью организации и подписью ответственного лица.
Пример исправления:
Графа 1: 18
Графа 2:
Графа 3: Запись № 15 от «Временно исполнял обязанности генерального директора» признана недействительной‚ так как не подлежит внесению в трудовую книжку в соответствии с Приказом Минтруда РФ № 320н.
Графа 4: Приказ № 150-к от
Особенности для электронной трудовой книжки (ЭТК)
Если работник выбрал электронную форму ведения трудовой книжки‚ все записи‚ включая переводы и исполнение обязанностей‚ вносятся в единую информационную систему работодателем через личный кабинет на сайте ПФР. Формат и содержание записей остаются теми же‚ что и в бумажной книжке. Главное отличие — отсутствие граф‚ но сохраняется структура: дата‚ должность‚ основание.
Работодатель обязан передавать сведения в ПФР в течение одного рабочего дня с даты издания приказа.
Что делать‚ если работник не согласен с записью?
Работник имеет право:
- Запросить копию приказа‚ на основании которого внесена запись;
- Потребовать исправить ошибку в течение 3 рабочих дней;
- Обратиться в трудовую инспекцию или суд‚ если запись не исправлена.
Работодатель обязан обеспечить достоверность и полноту информации в трудовой книжке — это не просто формальность‚ а гарантия прав работника на будущее (пенсия‚ трудовой стаж‚ компенсации).
- Запись об исполнении обязанностей вносится только при официальном переводе (временном или постоянном)‚ а не при совмещении.
- Не вносите записи о временном исполнении обязанностей руководителя — это противоречит закону.
- Всегда указывайте номер и дату приказа в графе 4 — это основание для записи.
- При признании временного перевода постоянным, вносите две записи: сначала о временном переводе‚ затем — о его постоянном статусе.
- Проверяйте записи перед передачей трудовой книжки сотруднику — ошибка может стоить ему десятков тысяч рублей в будущем.
- Используйте официальные образцы из Приказа № 320н и методические рекомендации Минтруда.
Сохраняйте все приказы‚ дополнительные соглашения и акты о переводе — они являются юридическим подтверждением правильности записей в трудовой книжке. В случае проверки трудовой инспекцией или ПФР — именно они станут вашей защитой.
Помните: Трудовая книжка — это не просто бланк‚ а история профессиональной жизни работника. Её нужно вести с максимальной ответственностью и точностью.
Информация актуальна на 21 мая 2026 года в соответствии с действующим законодательством РФ и Приказом Минтруда № 320н.