Вопрос о сроках и порядке внесения записи в трудовую книжку (ТК) при приеме на работу является одним из самых частых и важных как для работников, так и для работодателей. Неправильное оформление может привести к проблемам с подтверждением стажа. Давайте разберем все нюансы, включая ключевые изменения, вступающие в силу с 2026 года.
Основное правило: сроки внесения записи
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, запись о приеме на работу в трудовую книжку должна быть сделана в день фактического допущения работника к работе. Это означает:
- Работодатель (или уполномоченное лицо) обязан внести запись не позднее дня, когда сотрудник приступил к исполнению трудовых обязанностей.
- Запись делается на основании подписанного сторонами трудового договора.
- Если сотрудник приступил к работе, но договор подписан позже, запись все равно датируется днем фактического допуска.
Что должно быть указано в записи?
В графе «Наименование организации» указывается полное официальное наименование работодателя (например, ООО «Вектор», ГБУЗ «Городская больница №1»). В графе «Дата», число, месяц и год приема на работу. В графе «Трудовая функция» — точное название должности или профессии в соответствии со штатным расписанием (например, «Инженер-программист», «Учитель начальных классов»).
Кто и как делает запись?
Запись вносится работодателем (или уполномоченным представителем отдела кадров) от руки или с помощью печати организации (штампа). Подпись ставит руководитель организации или уполномоченное лицо.
Важно! С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит:
- С 2026 года новые работники получают трудовую книжку только в электронном виде (в форме электронного документа).
- Бумажные трудовые книжки, выданные ранее, остаются у работников и продолжают действовать. Записи в них продолжают вноситься в традиционном порядке.
- Для работников, уже имеющих бумажную ТК, работодатель обязан внести запись в нее, если она у работника есть. Если у работника есть только ЭТК, запись вносится в электронный документ.
Права и обязанности сторон
Обязанности работодателя:
- Внести запись в день допуска к работе.
- Обеспечить правильность и аккуратность заполнения.
- При наличии у работника бумажной ТК — внести запись именно в нее.
- При работе с ЭТК — направить сведения о приеме в СЗВ-ТД в Пенсионный фонд России (ПФР) в установленные сроки (не позднее месяца с даты приема).
Права работника:
- Требовать своевременного и правильного внесения записи.
- Проверить правильность указанных данных (ФИО, дата, должность).
- В случае утери бумажной ТК получить дубликат от работодателя (если он ее выдавал) или заказать выписку из ЭТК через ПФР.
Что делать, если запись не внесена или внесена с ошибкой?
Если работодатель не внес запись в срок:
- Работник должен письменно (заявлением) потребовать от работодателя исправить ситуацию.
- В случае отказа или бездействия можно обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
- Отсутствие записи не освобождает работодателя от обязанности отчислять страховые взносы в ПФР. Стаж будет учитываться по данным ПФР, но бумажная ТК — ключевой документ для подтверждения трудового стажа в других ситуациях.
Если в записи есть ошибка (например, в дате или должности):
- Работник должен незамедлительно сообщить об этом работодателю.
- Работодатель обязан сделать исправление: зачертить ошибочную запись (одной чертой, чтобы было видно исходный текст), рядом написать правильную, поставить дату исправления, подпись и печать.
- В ЭТК исправления вносятся в установленном порядке через систему.
Запись при увольнении и переводе
Для полноты картины важно помнить и о других ключевых моментах:
- При увольнении запись делается в день ухода сотрудника (последний рабочий день). Указывается основание увольнения (например, «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).
- При переводе на другую работу в той же организации (смене работодателя в рамках одной юридической личности) запись о прежней работе не зачеркивается. Делается новая запись с новой датой приема и новой должностью. Стаж в этой организации суммируется.
- При переводе в другую организацию (смена юридического лица) делается запись об увольнении с предыдущего места работы и новая запись о приеме на новое.
Главный вывод: запись в трудовую книжку при приеме на работу — это не формальность, а юридически значимое действие, подтверждающее начало трудовых отношений. Оно должно быть совершено в день фактического допуска к работе. С 2026 года эта процедура будет преимущественно осуществляться в рамках электронных трудовых книжек, но принцип и сроки остаются прежними. И работнику, и работодателю необходимо внимательно относиться к этому процессу, чтобы избежать проблем с подтверждением трудового стажа в будущем.