Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её правильное и законное заполнение имеет критическое значение для формирования пенсионных прав, начисления пособий по временной нетрудоспособности, а также для подтверждения стажа при оформлении льгот и компенсаций. Особенно важно грамотно оформить запись при приеме на работу по срочному трудовому договору, поскольку такие договоры часто вызывают вопросы у кадровиков и самих сотрудников.

Что такое срочный трудовой договор?

Срочный трудовой договор (СТД) — это соглашение между работодателем и работником, заключённое на определённый срок, не превышающий 5 лет (ст. 58 Трудового кодекса РФ). Он применяется в случаях, когда характер работы или условия её выполнения не позволяют заключить бессрочный договор. Например:

• временная замена отсутствующего сотрудника;
• выполнение сезонных работ;
• работа за границей;
• приём на работу в организации, созданной на определённый срок;
• иные случаи, прямо предусмотренные законом.

Обязательно ли вносить запись в трудовую книжку при срочном договоре?

Да, обязательно! Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на всех сотрудников, включая тех, кто принят по срочному договору. Исключение — случаи, когда работник работает у работодателя-физлица (не ИП) менее 5 дней, либо если работник уже имеет электронную трудовую книжку и заявил об этом в письменной форме.

Даже если срок договора составляет 1 месяц — запись в трудовую книжку должна быть сделана. Нарушение этого требования может повлечь:

• штрафы со стороны Государственной инспекции труда;
• проблемы с подтверждением стажа при назначении пенсии;
• отказ в выплате пособий по временной нетрудоспособности;
• судебные споры с работником.

Как правильно оформить запись при приёме по срочному договору?

Запись в трудовой книжке при приёме на работу по срочному договору должна содержать следующие обязательные элементы:

Дата приёма

Указывается дата, когда работник приступил к работе — не дата подписания договора, а именно день начала исполнения трудовых обязанностей.

Формулировка о приёме

Запись должна быть сформулирована точно в соответствии с законом. Пример:

«Принят на работу по срочному трудовому договору № ___ от «___» __________ 20___ г. на должность: _______________ (наименование должности по штатному расписанию) на срок: с «___» __________ 20___ г. по «___» __________ 20___ г.»

Важно: Не допускается сокращение формулировок вроде «принят на работу по срочному договору» без указания срока. Также нельзя писать «на 3 месяца» — нужно указывать конкретные даты начала и окончания срока.

Указание номера и даты договора

Номер и дата трудового договора указываются в записи, как это требует Постановление Правительства РФ от № 225. Это позволяет в будущем подтвердить законность приёма на работу.

Подпись и печать

Запись заверяется:

• личной подписью ответственного лица (кадровика или руководителя);
• печатью организации (если она используется).

Если организация не использует печать, подпись и расшифровка подписи обязательны.

Особенности при оформлении электронной трудовой книжки

С 2020 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК). Если работник выбрал ЭТК, то бумажная трудовая книжка остаётся у него, но новые записи в неё не вносятся — все данные передаются в Пенсионный фонд РФ через работодателя.

При приёме по срочному договору:

• если работник подал заявление на ЭТК — запись в бумажную книжку не делается;
• если работник не подал заявление — запись в бумажную книжку обязательна;
• все данные о приёме по срочному договору автоматически передаются в ПФР через отчёт СЗВ-ТД.

Работодатель обязан подать СЗВ-ТД в течение 1 рабочего дня с даты приёма.

Частые ошибки при оформлении записи

Несмотря на чёткие требования, кадровики часто допускают ошибки, которые могут привести к серьёзным последствиям:

1. Не указывается срок действия договора — запись считается неправильной, стаж может не быть зачтён.
2. Указывается только «на 3 месяца», вместо конкретных дат. Это недопустимо!
3. Запись сделана до фактического выхода на работу, дата должна соответствовать дню начала трудовых обязанностей.
4. Используется неофициальное наименование должности — например, «менеджер по продажам» вместо «менеджер по продажам (по штатному расписанию)».
5. Запись не заверена подписью или печатью — запись не имеет юридической силы.
6. Забыли внести запись вообще — особенно опасно при срочных договорах, так как работники часто уходят, и потом не могут подтвердить стаж.

Что делать, если запись сделана с ошибкой?

Если ошибка обнаружена до увольнения:

• вносится исправление в трудовую книжку — новая запись с пометкой «Исключить запись № … от …» и затем — правильная запись;
• все изменения заверяются подписью и печатью;
• работник должен быть ознакомлен с исправлением под роспись.

Если работник уже уволен, а ошибка выявлена позже — необходимо:

• выдать работнику дубликат трудовой книжки с правильными записями;
• или направить в Пенсионный фонд РФ заявление об исправлении данных с приложением копий приказов и договоров.

Почему это так важно?

Неверная или отсутствующая запись о работе по срочному договору может привести к тому, что:

• период работы не будет учтён при назначении пенсии;
• работник не получит полагающиеся пособия;
• при проверке ПФР или трудовой инспекции, штраф до 50 000 рублей для организации (ст. 5.27 КоАП РФ);
• работник подаст иск о восстановлении стажа — суды встают на сторону работника, если есть доказательства фактического трудоустройства.

Рекомендации работодателю

1. Всегда вносите запись в трудовую книжку при приёме по срочному договору, даже если срок 1 день.
2. Используйте шаблоны записей, утверждённые внутренними инструкциями.
3. Проверяйте даты в договоре и приказе — они должны совпадать с записью в трудовой книжке.
4. Обязательно ознакомляйте работника с записью под роспись.
5. Следите за выбором работника: бумажная или электронная трудовая книжка — и действуйте соответственно.
6. Проводите регулярные аудиты трудовых книжек, хотя бы раз в квартал.

Запись в трудовой книжке при приёме на работу по срочному трудовому договору — это не формальность, а юридически значимое действие, напрямую влияющее на права работника и ответственность работодателя. Несмотря на краткосрочность договора, трудовой стаж, накопленный в этот период, имеет полную юридическую силу и должен быть правильно задокументирован.

Правильно оформленная запись, это защита как работника, так и работодателя. Не пренебрегайте этим шагом. Один лишний штрих в формулировке может спасти человеку пенсию. А одна пропущенная запись — может стоить организации десятки тысяч рублей штрафов и судебных издержек.

Помните: в трудовой книжке не должно быть «возможно», «наверное» или «на время». Только точные даты, чёткие формулировки и подтверждённые документы.