Трудовая книжка остаётся основным документом‚ подтверждающим стаж и опыт работы сотрудника. При оформлении приёма на работу по контракту (в т.ч. в Республике Беларусь) необходимо соблюдать чётко установленные правила внесения записи‚ иначе документ может быть признан недействительным‚ а работодатель – подвергнут административным штрафам.
Нормативная база
- Трудовой кодекс Республики Беларусь (ст. 66‑68) – регулирует порядок ведения трудовых книжек.
- Постановление Министерства труда и социальной защиты РБ № 123/2024 – уточняет формы прикавов о приёме и увольнении (Т‑1‚ Т‑1А).
- Письмо Минтруда России от № 14‑6/10/ООГ (применяется analogically в РБ) – разъясняет‚ что запись о прохождении военной службы по контракту в трудовую книжку вносит только соответствующий работодатель (военная часть‚ органы власти).
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда РБ № 45/2023).
Особенности записи при приёме на работу по контракту
Контрактная форма трудового отношения отличается от обычного трудового договора тем‚ что:
- Срок действия определяется конкретным договором (обычно от 1 года до 5 лет).
- В контракте прописываются особые условия: место службы‚ режим работы‚ дополнительные выплаты‚ порядок расторжения.
- При приёме на работу по контракту работодатель обязан оформить приказ по форме Т‑1 или Т‑1А и только на его основании вносить запись в трудовую книжку.
Порядок оформления записи в трудовой книжке
Подготовка приказа
- Приказ составляется в двух экземплярах (один остаётся у работника‚ второй – в личном деле).
- В приказе указываются:
- наименование организации (полное‚ без сокращений);
- должность‚ которую занимает сотрудник;
- дата начала работы (день‚ месяц‚ год);
- вид трудового договора – «по контракту»;
- номер и дата самого контракта;
- ссылка на соответствующий нормативный акт (например‚ Постановление Минтруда РБ № 123/2024).
Внесение записи в трудовую книжку
Запись делается не позднее пяти рабочих дней с даты приёма на работу. Формат записи:
№ п/п Дата Сведения о работе Примечание 1 Принят на работу в ООО «Альфа‑Сервис» на должность инженера‑программиста по контракту № 2026/09/01 от
- Наименование организации должно быть написано полностью и без ошибок – это обязательное условие validity записи.
- После названия организации ставится тире‚ затем указывается должность и вид договора («по контракту»).
- В колонке «Примечание» можно отразить номер и дату контракта‚ а также ссылку на приказ.
Подписи и печати
- Запись заверяется подписью ответственного лица (кадровик или руководитель подразделения) и печатью организации.
- Работник расписывается в трудовой книжке‚ подтверждая получение сведений о записи.
Исключения: когда запись о контрактной службе не вносится
Согласно разъяснениям Минтруда (письмо от ) и практике ведения трудовых книжек:
- Запись о прохождении военной службы по контракту вносится только военным комиссариатом или соответствующим органом власти. Обычный гражданский работодатель не делает такую запись.
- Если сотрудник ранее служил по контракту в вооружённых силах и теперь устраивается на гражданскую работу‚ в трудовую книжку делается запись только о новом месте работы; прежняя контрактная служба отражается в отдельном документе (военный билет‚ справка из части).
Ответственность за ошибки
Нарушение порядка внесения записи может повлечь:
- административный штраф для должностного лица (ст. 9.13 КоАП РБ) – от 5 до 20 базовых величин;
- непризнание стажа для назначения пенсии или социальных выплат;
- необходимость выдачи дубликата трудовой книжки с последующей корректировкой записей.
Практический чек‑лист для кадровика
- Проверить‚ что у сотрудника есть действительный контракт (подписан обеими сторонами).
- Составить приказ о приёме по форме Т‑1/Т‑А.
- Убедиться‚ что в приказе указано полное наименование организации.
- Внести запись в трудовую книжку не позже пяти рабочих дней.
- Проверить запись на наличие всех обязательных реквизитов (дата‚ организация‚ должность‚ вид договора‚ номер контракта).
- Поставить подпись и печать‚ получить подпись работника.
- Архивировать копию приказа и контракта в личном деле сотрудника.
Запись в трудовую книжку о приёме на работу по контракту – это не просто формальность‚ а важный элемент подтверждения трудового стажа и прав сотрудника на социальные гарантии. Соблюдение установленного порядка (правильное оформление приказа‚ указание полного названия организации‚ своевременное внесение записи) позволяет избежать штрафов и обеспечить прозрачность кадрового учёта. Особое внимание следует уделять случаям‚ когда у сотрудника имеется опыт контрактной военной службы – такая информация вносится только соответствующим военным органом‚ а не гражданским работодателем.
Следуя представленным рекомендациям‚ кадровая служба любой организации в Республике Беларусь сможет корректно оформить приём на работу по контракту и сохранить трудовую книжку в надлежащем виде.