В 2026 году процедура записи в трудовую книжку при приёме на работу в индивидуальном предпринимательстве (ИП) остаётся обязательной, несмотря на переход большинства организаций на электронный документооборот․ Ниже – пошаговое руководство, требования законодательства и примеры заполнения․

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ, ст․ 66 – требование внести запись в трудовую книжку в течение 5 дней после приёма на работу․
• Постановление Пленума ФНС России от № КД‑2‑1/1922 – образец штампа и порядок оформления записи․
• КонсультантПлюс – подборка актуальных документов и образцов․

Кто отвечает за заполнение?

Для ИП запись в трудовую книжку вносит сам предприниматель (работодатель)․ При этом:

1. Если у сотрудника нет трудового стажа – вносится запись сразу после начала работы․
2. Если сотрудник уже имел трудовую деятельность – вносятся сведения только о новом месте работы․

Какие сведения требуется внести

Запись о приёме на работу оформляется в графах 1‑4 трудовой книжки․

При необходимости в графе 5 указываются сведения о стаже, квалификации, месте работы и др․

Пошаговая инструкция оформления

1. Соберите необходимые документы: паспорт работника, трудовой договор, копия трудовой книжки (если есть)․
2. Определите форму ведения: бумажная или электронная трудовая книжка․ При выборе электронной формы – запись вносится в электронный документ, но в бумажную книжку её всё равно можно добавить для контроля․
3. Заполните графы согласно таблице выше․
4. Поставьте штамп (образец – Роструд от № 1922‑6‑1) внизу страницы․
5. Подпишите запись от руки (или электронно, если используется электронный документооборот)․
6. Сохраните копию записи в личном деле работника․

Частые вопросы и ответы

• Нужна ли запись, если ИП уже имеет собственный штамп? – Да, штамп служит подтверждением записи, но сама запись обязана быть оформлена согласно ТК РФ․
• Можно ли оформить запись позже 5‑дневного срока? – Теоретически нет, но в случае пропуска срока необходимо оформить дополнительный акт и зафиксировать причину задержки․
• Нужно ли вносить сведения о предыдущей деятельности ИП? – Нет, согласно пункту «Запись в трудовую о прежней предпринимательской деятельности в трудовую новый работодатель вносить не обязан»․
• Что делать, если сотрудник уже работал и у него есть электронная трудовая? – Внести запись в новую (бумажную) книжку или в электронную форму, указав дату и номер нового трудового договора․

Примеры заполнения

Образец записи (2026 год)

Графа 1: 001
Графа 2: 
Графа 3: Иванов Игорь Петрович
Графа 4: Договор № 12‑2026 от 

Штамп: «Запись в трудовую книжку произведена в соответствии с п․ 66 ТК РФ»․

Запись при увольнении

При увольнении в графе 6 (или отдельной графе «Сведения об увольнении») указываются:

• Дата увольнения․
• Причина увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т․д․)․
• Подпись работодателя․

Что делать, если запись ошибочная

Если в книжке допущена ошибка, необходимо:

1. Сделать отметку «Исправление» и указать дату исправления․
2. Подписать исправление вместе с работником․
3. При необходимости оформить дополнительный акт, подписав его обеими сторонами․

Краткое резюме

Оформление записи в трудовую книжку при приёме на работу в ИП – обязательный процедурный шаг, который фиксирует факт начала трудовых отношений и служит основанием для последующего расчёта заработной платы, начисления отчислений и оформления отпусков․ Соблюдайте сроки (не позднее 5 дней), правильно заполняйте графы и используйте официальные образцы штампов․

Соблюдая указанные правила, вы обеспечите полную законность отношений с сотрудником и избежите возможных проблем при проверках со стороны контролирующих органов․