Вопрос о внесении записи в трудовую книжку при работе по договору вызывает много споров и недопонимания. Ключевое различие заключается в том, по какому именно договору человек работал: по трудовому договору (регулируется Трудовым кодексом РФ) или по гражданско-правовому договору (ГПД, договор подряда, оказания услуг; регулируется Гражданским кодексом РФ).
Трудовой договор: запись обязательна
Если между работником и работодателем был заключен трудовой договор (включая срочный), то его оформление обязательно влечет за собой внесение записи в трудовую книжку. Это прямое требование статьи 66 Трудового кодекса РФ.
- Что вносят: дату заключения договора, его номер, наименование организации-работодателя, данные работника, а также запись об увольнении (если договор уже завершен).
- Основание: фактические трудовые отношения, подчинение внутреннему трудовому распорядку, выплата зарплаты.
- Важный нюанс: Даже если прием на работу был оформлен с нарушениями (например, договор подписан не сразу), но работник фактически допущен к работе уполномоченным лицом, это считается началом действия трудового договора. Запись в трудовую книжку все равно должна быть сделана.
Гражданско-правовой договор (ГПД): запись не делается
Если человек работал по договору подряда, оказания услуг или иному ГПД, то отношения между сторонами не являются трудовыми. Следовательно, не требуется и не предусмотрено внесение какой-либо записи в трудовую книжку об этом.
Почему так? По ГПД заказчик не является работодателем, исполнитель — не работником. Нет подчинения правилам внутреннего распорядка, не начисляются страховые взносы (за редкими исключениями), не предоставляются гарантии по ТК РФ (отпуск, больничный и т.д.).
Что делать, если работник, работавший по ГПД, просит сделать запись? Работодатель не имеет права этого делать. Такая запись будет неправомерной, так как исказит реальный характер отношений. Вместо этого можно оформить справку о выполнении работ/услуг по договору, но в трудовую книжку — ни в коем случае.
Исключения и частые ошибки
На практике часто встречаются ошибочные ситуации:
- Совместительство. Если основной труд оформлен по трудовому договору, а дополнительная деятельность, по ГПД, то в трудовую книжку вносится запись только об основном месте работы. По совместительству по ГПД запись не делается.
- Перевод с ГПД на трудовый договор. Если сотрудник, ранее работавший по ГПД, позже принят на постоянную работу по трудовому договору в той же организации, в графе 4 (назначение) указывается номер и дата трудового договора. Предыдущие отношения по ГПД в трудовую книжку не вносятся.
- Работа без трудовой книжки. В 2026 году, как и ранее, возможна работа по трудовому договору без предъявления трудовой книжки (например, при первом трудоустройстве или у работодателя-физлица). Но это не означает, что запись не будет сделана. В этом случае работодатель обязан оформить трудовую книжку (бумажную или электронную) и внести в нее первую запись.
Последствия неправильного оформления
Оформление записи в трудовую книжке о работе по ГПД имеет негативные последствия для обеих сторон:
- Для работодателя: Создается ложное впечатление о наличии трудовых отношений. Это может привести к доначислению страховых взносов, обязательному предоставлению гарантий (отпуска, больничного), риску проверок и штрафов от трудовой инспекции.
- Для работника: Запись может быть признана недействительной, что создаст проблемы при расчете пенсии (не будут учтены периоды по ГПД как трудовой стаж), получении пособий, при смене работы.
Что делать работодателю: практические рекомендации
- Четко разграничивайте виды договоров. Используйте правильные формулировки. По ГПД не называйте документ «трудовым договором», не используйте термины «прием на работу», «рабочее время», «трудовые функции».
- Не вносите записи по ГПД. Если сотрудник настаивает, объясните ему правовые последствия такого шага. Предложите в качестве подтверждения выполнения работ только справку по форме, которую вы сами установите.
- При приеме на работу по трудовому договору обязательно запросите трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности в электронном виде). Если книжки нет — оформите ее и внесите первую запись.
- Своевременно отправляйте сведения в СФР. При заключении, изменении или расторжении трудового договора данные о работнике направляются в Пенсионный фонд по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за соответствующим событием. Это основание для отражения стажа в индивидуальном лицевом счете.
Запись в трудовую книжку — это исключительный атрибут трудовых отношений, регулируемых Трудовым кодексом РФ. Работа по гражданско-правовому договору (ГПД) не требует и не предполагает такой записи. Неправильное оформление вносит путаницу и несет риски как для работодателя, так и для работника. Всегда проверяйте, какой именно договор вы подписываете, и действуйте в строгом соответствии с его правовой природой.
Статья подготовлена на основе анализа актуальных норм трудового законодательства и практических рекомендаций. Дата актуализации: май 2026 года.