Увольнение работника в связи с сокращением численности или штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) — одна из наиболее распространенных, но и наиболее рискованных для работодателя процедур. Неправильное оформление, особенно в трудовой книжке, может привести к судебным спорам, восстановлению на работе и выплате среднего заработка за вынужденный прогул. Данная статья детально разбирает, как правильно оформить запись об увольнении по сокращению в 2026 году.

Юридические основания: на что всегда должна ссылаться запись

Согласно части 1 статьи 84.1 ТК РФ, запись об увольнении в трудовой книжке должна содержать точную формулировку основания с обязательной ссылкой на соответствующий пункт части первой статьи 81 ТК РФ.

Правильная запись должна включать:

• Дату увольнения (последний рабочий день).
• Формулировку основания: «Увольнение в связи с сокращением численности (штата) работников организации».
• Обязательную ссылку на пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ.

Неправильно: «Уволен по сокращению штата», «Сокращение», «Увольнение по инициативе работодателя».

Правильно (образец):

«Уволен в связи с сокращением численности (штата) работников организации на основании п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Пошаговый алгоритм действий работодателя

Оформление записи — это финальный этап. Перед ним необходимо выполнить все обязательные процедуры:

1. Принятие решения и издание локального акта. Приказ (распоряжение) о сокращении численности/штата, утверждающий новые структуру и штатное расписание.
2. Уведомление профсоюза. Если в организации есть профсоюзная организация, его письменное согласие требуется (если иное не предусмотрено коллективным договором).
3. Информирование увольняемого работника. Не менее чем за 2 месяца до даты увольнения (ст. 180 ТК РФ) работодатель обязан в письменной форме уведомить работника о предстоящем увольнении. К уведомлению прилагается копия приказа о сокращении.
4. Предложение вакансий. В течение всего 2-месячного периода (с момента уведомления до даты увольнения) работодатель обязан предлагать работнику все имеющиеся у него вакансии (в т.ч. нижеоплачиваемые), соответствующие его квалификации. Отсутствие такой практики — грубое нарушение, ведущее к незаконности увольнения. Каждое предложение должно фиксироваться письменно (служебной запиской, актом).
5. Издание приказа об увольнении. Не позднее дня увольнения издается приказ (распоряжение) об увольнении конкретного работника по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись.
6. Оформление записи в трудовой книжке. На основании приказа об увольнении в день увольнения (последний рабочий день) в трудовой книжке делаеться соответствующая запись.
7. Выдача трудовой книжки и документов. В день увольнения работнику выдается его трудовая книжка с внесенной записью, а также заверенные копии документов (приказ, СЗВ-ТД, иные).

Порядок внесения записи: что пишем и как

Запись вносится на основании приказа об увольнении вручную в графу «Сведения об увольнении» трудовой книжки; Важен не только текст, но и правильность оформления.

Обязательные реквизиты записи:

• Дата (день, месяц, год) — дата увольнения (последний рабочий день).
• Номер приказа (или иного документа, на основании которого вносится запись).
• Текст основания с полной ссылкой на норму закона (см. образец выше).
• Подпись должностного лица, ведущего трудовую книжку (обычно руководитель подразделения, кадровик, директор).
• Расшифровка подписи (фамилия, инициалы).
• Отметка о получении трудовой книжки, подпись самого работника с датой.

Что делать, если допущена ошибка?

Если после выдачи трудовой книжки обнаружена опечатка или иная неточность в записи, ее нельзя зачеркивать и исправлять на месте. Необходимо:

1. Сделать новую, правильную запись на свободном месте (после всех предыдущих записей).
2. В новой записи указать: «Запись от [дата ошибочной записи] о [текст ошибочной записи] является недействительной».
3. Затем сделать новую, корректную запись с правильным основанием.
4. Обе записи (о признании недействительной и новая) должны быть подписаны должностным лицом и работником.

Такой порядок прописан в Инструкции по ведению трудовых книжек (утверждена Постановлением Правительства РФ).

Особенности при увольнении по сокращению в 2026 году

В 2026 году действуют те же базовые нормы ТК РФ. Однако стоит обратить внимание на следующие аспекты:

• Электронные трудовые книжки (ЭТК). Если работник отказался от бумажного варианта, запись вносится в его ЭТК в соответствии с Порядком ведения ЭТК. Форма записи аналогична, но оформляется в электронном виде. Сведения передаются в ПФР по форме СЗВ-ТД (для бумажных) или СТД-Р (для электронных).
• Унифицированная форма Т-2. В личную карточку работника (форма Т-2) также вносится запись об увольнении с указанием того же основания, «сокращение численности (штата) работников» и ссылкой на ст. 81 ТК РФ.
• Выплаты. Помимо заработной платы, работнику при увольнении по сокращению выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Если увольнение происходит в период проведения мероприятий по сокращению (в течение 2 месяцев после уведомления), выходное пособие составляет средний месячный заработок. Если увольнение происходит по истечении 2 месяцев, но в течение 3-го месяца (если работник не был трудоустроен), пособие также выплачивается. При досрочном увольнении по соглашению сторон в период сокращения выходное пособие не выплачивается.

Типичные ошибки и их последствия

Наиболее частые нарушения, ведущие к судебным спорам:

• Отсутствие или некорректное уведомление. Уведомление не подписано, не содержит даты, не приложен приказ о сокращении.
• Непредложение вакансий. Отсутствие документов, подтверждающих предложение других должностей (служебные записки, акты о предложении вакансии с отметкой об отказе работника).
• Неправильная запись в трудовой книжке. Отсутствие ссылки на п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, искаженная формулировка («сокращение штата» вместо «сокращение численности (штата) работников организации»).
• Нарушение сроков. Уведомление менее чем за 2 месяца, увольнение раньше истечения 2-месячного срока без согласия работника.

Последствия: Суд может признать увольнение незаконным и вынести решение о восстановлении на работе с выплатой среднего заработка за весь период вынужденного прогула (ст. 392 ТК РФ).

Запись в трудовой книжке при сокращении — это юридически значимый документ, фиксирующий результат сложного процесса. Ее корректность напрямую зависит от соблюдения всех предшествующих этапов: от принятия решения и уведомления до предложения вакансий. Ключевое правило: в записи должна быть дословная ссылка на п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Любое отклонение от установленного законом порядка создает высокие риски для работодателя. При наличии сомнений в правильности действий необходимо обратиться к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.

Статья подготовлена на основе анализа актуального законодательства и практики 2026 года. Перед применением рекомендуется свериться с последними изменениями в Трудовом кодексе РФ.