Приём временного работника на период отпуска (по беременности и родам, по уходу за ребёнком, учебный отпуск и т.п.) оформляется срочным трудовым договором. После заключения такого договора в трудовой книжке временного сотрудника делается запись о приёме на работу. Ниже приведён подробный порядок заполнения, нормативная база и готовый образец записи.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 59 (срочный трудовой договор), ст. 256 (отпуск по беременности и родам), ст. 256.1 (отпуск по уходу за ребёнком).
- Приказ Минтруда России № 320н от «О ведении трудовых книжек» – правила внесения записей в раздел «Сведения о работе».
- Постановление Правительства РФ № 858 от «О порядке ведения трудовых книжек» – требования к оформлению записей.
Основные требования к записи
- Запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки.
- Каждая строка заполняется полностью: четыре графы (дата, наименование организации, должность, основание).
- Запись начинается с новой пустой строки, следующей за последней сделанной записью.
- В графе «Дата» указывается день, месяц и год приёма на работу (формат ДД.ММ.ГГГГ);
- В графе «Наименование организации» – полное наименование работодателя (как в учредительных документах).
- В графе «Должность» – точное название должности, указанное в трудовом договоре.
- В графе «Основание» – указывается номер и дата приказа о приёме, а также ссылка на срочный трудовой договор (например: «Приказ № 123 от о приёме на работу по срочному трудовому договору на период отпуска основного работника»).
- Завершается запись подписью ответственного лица (кадровика, руководителя отдела кадров) и печатью организации (если она используется).
Пошаговая инструкция по внесению записи
- Получите от сотрудника трудовую книжку и проверьте, есть ли свободное место в разделе «Сведения о работе». Если места нет – используйте вкладыш (листок формата А5, прошитый и пронумерованный).
- Откройте последнюю использованную строку и перейдите на следующую пустую строку.
- Заполните графу «Дата»: например, .
- В графе «Наименование организации» запишите полное название компании, например: ООО «ТехноСервис».
- В графе «Должность» укажите должность, на которую принимается работник: Менеджер по продажам.
- В графе «Основание» внесите:
Приказ № 123 от о приёме на работу по срочному трудовому договору на период отпуска основного работника (отпуск по беременности и родам с по ).
- Подпишите запись ответственным лицом и поставьте печать организации (при наличии).
- Проверьте correctness: нет пустых строк между записями, все графы заполнены, даты соответствуют приказу.
Образец записи в трудовой книжке
ООО «ТехноСервис» Менеджер по продажам Приказ № 123 от о приёме на работу по срочному трудовому договору на период отпуска основного работника (отпуск по беременности и родам с по )
Примечание: в реальной трудовой книжке записи делаются без выделения жирным шрифтом; здесь жирный шрифт использован только для наглядности.
Что делать после окончания срока срочного договора?
- Если трудовой договор заканчивается одновременно с окончанием отпуска основного работника, делается запись об увольнении по окончании срока договора (основание – приказ об увольнении).
- Если сторонами принято решение о продлении срочного договора или переводе на постоянную работу, оформляется соответствующий приказ и вносится новая запись (приём на постоянную работу или перевод).
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли делать запись карандашом? Нет. Записи в трудовой книжке должны выполняться черными или синими чернилами, печатным способом или машинописным способом.
- Нужно ли указывать номер трудовой книжки? Нет. Номер указывается только на ьном листе книжки; в разделе «Сведения о работе» он не прописывается.
- Что делать, если в трудовой книжке нет места для новой записи? Используйте официальный вкладыш (листок формата А5, прошитый и пронумерованный). На вкладыше делается запись по тем же правилам, а затем вкладыш аккуратно пришивается к книжке.
- Требуется ли согласие работника на внесение записи? Согласие не требуется; запись делается работодателем на основании приказа о приёме.
Правильное оформление записи в трудовой книжке о приёме на время отпуска основного работника обеспечивает законность трудовых отношений, защищает права как работника, так и работодателя, и упрощает дальнейшее ведение кадрового документооборота. Следуя приведённому выше алгоритму и используя образец записи, вы избежите типичных ошибок и сможете быстро оформить необходимые документы.