Ведение трудовой книжки — обязательная процедура для всех работодателей в России, независимо от формы собственности или размера организации․ Особое внимание следует уделять записям о приеме на работу и увольнении временных сотрудников, то есть лиц, принятых по срочному трудовому договору на замещение временно отсутствующего работника (например, при отпуске по беременности и родам, болезни, командировке и т․п․)․
С 2021 года правила ведения трудовых книжек регулируются Приказом Минтруда России от № 320н․ Несмотря на появление электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажные экземпляры до сих пор активно используются, и грамотное заполнение записей остаётся критически важным для защиты прав работника и избежания споров с трудовой инспекцией․
Когда оформляется запись о приёме временного работника?
Запись в трудовую книжку о приёме на работу вносится в день фактического выхода работника на должность, даже если трудовой договор был подписан заранее; Это правило распространяется и на временных сотрудников․
Важно: временный характер работы не исключает внесения записи в трудовую книжку․ Напротив — именно такие записи подтверждают стаж и опыт работника, что имеет значение при оформлении пенсии, трудоустройстве в будущем и других юридических процедурах․
Структура записи о приёме на работу временного сотрудника
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» и состоит из четырёх граф:
- Графа 1 — порядковый номер записи (нумерация идёт последовательно, начиная с первой записи в книжке)․
- Графа 2 — дата приёма на работу (указывается в формате «число․месяц․год»)․
- Графа 3 — сведения о работе: наименование структурного подразделения, должность, а также указание на временный характер занятости․
- Графа 4, основание для приёма: номер и дата приказа (распоряжения) работодателя․
Пример записи о приёме временного работника
Вот корректный образец записи в трудовую книжку при приёме временного сотрудника:
- Графа 1: 1
- Графа 2:
- Графа 3: Принят на работу в отдел маркетинга на должность секретаря-референта вместо находящейся в отпуске по уходу за ребёнком И․В․ Петровой, по срочному трудовому договору на период с по ․
- Графа 4: Приказ № 45-к от
Важно: в графе 3 обязательно указывается, на чьё место пришёл временный работник и на какой срок (или до наступления определённого события — например, «до выхода основного работника»)․ Это исключает двусмысленность и подтверждает законность срочного характера договора․
Что делать, если временный работник остаётся на постоянной основе?
Если по истечении срока срочного договора работник продолжает трудиться, и стороны оформляют переход на постоянную работу, в трудовую книжку вносится новая запись — о признании временного перевода постоянным․
Пример записи о признании временного перевода постоянным
- Графа 1: 2
- Графа 2:
- Графа 3: Временный перевод на должность секретаря-референта в отдел маркетинга признан постоянным․
- Графа 4: Приказ № 89-к от
Обратите внимание: не нужно удалять или перечёркивать предыдущую запись․ Она остаётся в книжке как часть истории трудовой деятельности․ Новая запись дополняет её, подтверждая смену статуса․
Запись об увольнении временного работника
При окончании срока действия срочного трудового договора увольнение оформляется на основании п․ 2 ч․ 1 ст․ 79 ТК РФ — «истечение срока трудового договора»․
Пример записи об увольнении временного работника
- Графа 1: 3
- Графа 2:
- Графа 3: Трудовой договор, заключённый на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, прекращён в связи с истечением срока действия договора․
- Графа 4: Приказ № 92-к от
Важно: в графе 3 не допускается указывать просто «уволен по собственному желанию» или «уволен по инициативе работодателя» — это будет нарушением․ Увольнение по истечении срока — это отдельное основание, требующее точной формулировки․
Чего НЕЛЬЗЯ делать при заполнении трудовой книжки временного работника
- ❌ Не вносить запись о приёме — это нарушение закона и лишает работника подтверждения трудового стажа․
- ❌ Указывать в графе 3 только «приём на работу» без уточнения временного характера․
- ❌ Использовать сокращения, не соответствующие штатному расписанию (например, «секр․» вместо «секретарь-референт»)․
- ❌ Писать от руки карандашом или нечитаемым почерком — записи должны быть выполнены чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета и быть разборчивыми․
- ❌ Перечёркивать или исправлять записи — если ошибка допущена, вносится новая, корректная запись с указанием, что предыдущая является ошибочной (по правилам, установленным п․ 19 Порядка № 320н);
Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)
С 2020 года работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронной форме, если работник подал соответствующее заявление․ В этом случае все записи (о приёме, переводе, увольнении) вносятся в форме ЕФС-1 и передаются в Пенсионный фонд России через систему «СЗВ-ТД»․
Содержание записей в ЭТК идентично бумажной книжке․ Разница — только в формате подачи․ Поэтому образцы, приведённые выше, полностью применимы и для электронных записей․
Запись в трудовую книжку временного работника — это не формальность, а важный юридический акт, подтверждающий трудовую деятельность человека․ Правильно оформленная запись защищает права как работника, так и работодателя, исключает риски штрафов со стороны Государственной инспекции труда и обеспечивает беспрепятственное оформление пенсии и других социальных выплат․
Ключевые принципы:
- Запись о приёме и увольнении временного работника обязательна․
- В графе 3 обязательно указывается, на чьё место пришёл работник и срок действия договора․
- При переходе на постоянную работу — вносится новая запись о признании перевода постоянным․
- Все записи должны соответствовать Приказу Минтруда № 320н от ․
- Исправления, только новыми, корректными записями, а не перечёркиванием․
Для удобства рекомендуем работодателям иметь в архиве готовые шаблоны записей для типовых ситуаций (замещение отпуска по БиР, командировки, болезни и т․д․) и регулярно проводить инструктаж кадровых сотрудников по правилам ведения трудовых книжек․
Помните: точность и законность в оформлении трудовой книжки, залог доверия между работодателем и сотрудником, а также гарантия соблюдения трудового законодательства․