Вопрос о том, нужно ли вносить записи в трудовую книжку при приеме на работу временного сотрудника, является одним из самых частых у кадровиков и руководителей. Связано это с тем, что с такими работниками заключается срочный трудовой договор, и многие ошибочно полагают, что раз работа временная, то и запись в документе не требуется. Разберемся в нюансах законодательства и правилах кадрового делопроизводства.
Общее правило: работа по срочному договору
Согласно действующему трудовому законодательству Российской Федерации, работодатель обязан внести запись в трудовую книжку временному работнику. Прием на работу по срочному трудовому договору не является основанием для отказа во внесении сведений в этот документ.
Специалист отдела кадров при приеме временного сотрудника делает соответствующую запись в трудовой книжке и заводит личную карточку нового сотрудника на общих основаниях. Главное правило, которое нужно запомнить: запись в трудовую книжку надо внести также, как и при заключении обычного (бессрочного) договора, без указания на то, что специалист будет трудиться в компании ограниченный период времени.
Сроки внесения записи
Важно не только то, какая запись делается, но и в какие сроки. Роструд неоднократно разъяснял этот вопрос:
- Запись о приеме на работу (как постоянном, так и временном) должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня начала исполнения работником своих трудовых обязанностей.
- Ранее для внесения записей (кроме увольнения) отводился недельный срок, однако сейчас оптимально и законно делать записи именно на 5-й рабочий день специалиста.
- Запись об увольнении временного работника производится строго в день увольнения (прекращения действия срочного договора).
Как правильно заполнить раздел «Сведения о работе»
При заполнении трудовой книжки временного сотрудника необходимо строго следовать установленному порядку (в соответствии с актуальной Инструкцией и порядком ведения и хранения трудовых книжек):
- Графа 1: ставится порядковый номер записи.
- Графа 2: указывается дата приема на работу (арабскими цифрами).
- Графа 3: вносится наименование структурного подразделения (если оно есть) и запись о приеме на работу с указанием должности, специальности, профессии. Внимание: внесение сведений о срочном характере трудового договора (например, фраз «по срочному договору», «на время декрета» и т.д.) в эту графу не предусмотрено ни ТК РФ, ни порядком ведения трудовых книжек.
- Графа 4: заносятся сведения о документе, на основании которого работник принят на работу (приказ или распоряжение работодателя), с указанием его даты и номера.
Особые случаи и нюансы
Признание временного перевода постоянным
На практике часто встречаются ситуации, когда работник сначала переводится на другую должность временно, а затем этот перевод становится постоянным. В таком случае в трудовую книжку вносится следующая запись:
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 ставится дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (когда он стал постоянным).
- В графе 3 указывается наименование структурного подразделения и должности.
Приостановление трудового договора (мобилизация и др.)
Отдельно стоит вопрос с работниками, чей договор приостановлен (например, по причине мобилизации). Действующие нормативные правовые акты устанавливают, что в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении и о награждениях. Внесение в трудовую книжку сведений о приостановлении действия трудового договора и его возобновлении законом не предусмотрено.
Совместительство и переход на основную работу
Если временная работа выполняется по совместительству, запись в трудовую книжку вносится по основному месту работы по желанию работника. Если же работа по совместительству становится для работника основным местом работы, запись об этом может быть внесена в трудовую книжку.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Если работник ранее подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажная книжка ему больше не выдается и не заполняется (она выдается на руки). Однако, внесение записи в бумажную трудовую книжку о приеме на работу после записи о переходе на ЭТК допускается, но только по письменной просьбе самого работника.