В статье рассмотрены основные правила и образцы записей об увольнении в трудовой книжке, утвержденные приказом Минтруда России от № 320н. Материал актуален на 2026 год и содержит практические рекомендации для работодателей и кадровых специалистов.
📌 Основные нормативные требования к записи об увольнении
Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда России от № 320н), запись об увольнении должна содержать:
- Графа 1: порядковый номер записи;
- Графа 2: дата увольнения (последний рабочий день);
- Графа 3: причина и основание увольнения;
- Графа 4: реквизиты приказа об увольнении (дата и номер).
📝 Образцы записей об увольнении по различным основаниям
Увольнение по собственному желанию
Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Приказ от № 45-лс
Пояснение: Формулировка должна точно соответствовать статье 77 ТК РФ. Дата в графе 2 — последний день работы (в данном случае ).
Увольнение по соглашению сторон
Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Приказ от № 48-лс
Используется, когда стороны договорились о прекращении трудового договора без конфликтов.
Увольнение по сокращению штата
Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Приказ от № 52-лс
Требует обязательного уведомления работника за 2 месяца и выплаты компенсации.
Увольнение по инициативе работодателя (несоответствие должности)
Уволен в связи с несоответствием занимаемой должности, подпункт «б» пункта 3 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Приказ от № 56-лс
Требует предварительной аттестации или оценки квалификации.
Увольнение в связи с истечением срока трудового договора
Трудовой договор расторгнут в связи с истечением срока его действия, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Приказ от № 60-лс
Применяется для срочных трудовых договоров (например, на время исполнения обязанностей отсутствующего работника).
Увольнение по состоянию здоровья (признание инвалидом)
Уволен в связи с признанием работника полностью нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением, подпункт «а» пункта 3 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Приказ от № 65-лс
Увольнение при ликвидации организации
Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Приказ от № 68-лс
Увольнение при выходе на пенсию
Уволен в связи с выходом на пенсию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Приказ от № 72-лс
📑 Общие правила заполнения трудовой книжки при увольнении
✅ Обязательные требования:
- Использование чернил: Запись вносится ручкой с пастой синего, фиолетового или черного цвета (не гелевой!).
- Печатная форма: Допускается внесение записи штампом или с помощью технических средств (принтера) (письмо Минтруда России от № 14-2/ООГ-6188).
- Отсутствие исправлений: Не допускаются помарки, подчистки, исправления. При ошибке — оформляется дубликат.
- Подпись ответственного лица: Запись заверяется подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью организации (при наличии).
- Выдача трудовой книжки: Работнику выдается трудовая книжка в день увольнения под роспись в книге учета движения трудовых книжек.
❌ Запрещается:
- Вносить записи задним числом;
- Использовать сокращения, не предусмотренные законодательством;
- Указывать неверные реквизиты приказа;
- Оставлять пустые графы;
- Выдавать трудовую книжку без соответствующей записи об увольнении.
📄 Документы, необходимые для внесения записи об увольнении
Для правильного оформления записи об увольнении необходимо:
- Приказ об увольнении (изданный в соответствии с установленной формой);
- Заявление работника (при увольнении по собственному желанию);
- Соглашение сторон (при расторжении по соглашению);
- Уведомление о сокращении (при увольнении по сокращению штата);
- Медицинское заключение (при увольнении по состоянию здоровья);
- Решение суда (при увольнении по решению суда).
🔍 Ответственность за неправильное оформление записи об увольнении
Нарушение правил ведения трудовой книжки может повлечь:
- Административную ответственность: штраф на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Материальную ответственность: возмещение ущерба работнику в случае неправильного оформления записи (например, при потере возможности трудоустройства).
- Трудовые споры: обращение работника в суд с требованием об исправлении записи или компенсации морального вреда.
📌 Практические советы для кадровых специалистов
Проверка правильности формулировки
Перед внесением записи необходимо:
- Убедиться, что основание увольнения соответствует статье ТК РФ;
- Проверить наличие всех необходимых документов;
- Сверить даты в приказе и трудовой книжке;
- Убедиться, что запись не содержит ошибок.
Оформление дубликата при потере трудовой книжки
Если работник потерял трудовую книжку, работодатель обязан выдать дубликат на основании:
- Заявления работника;
- Приказа об увольнении;
- Сведений из архива организации или Пенсионного фонда.
Особенности для отдельных категорий работников
Для совместителей: запись об увольнении вносится в трудовую книжку по основному месту работы.
Для иностранных граждан: необходимо указать реквизиты разрешения на работу или патента.
Для руководителей: запись заверяется подписью председателя совета директоров или иного уполномоченного лица.
📥 Примеры заполнения трудовой книжки (образцы 2026 года)
Вы можете скачать образцы заполнения трудовой книжки при увольнении по следующим ссылкам:
- Образец записи об увольнении по собственному желанию (Word)
- Образец записи об увольнении по сокращению штата (PDF)
- Образец записи об увольнении по соглашению сторон (Excel)
- Пустая форма трудовой книжки для заполнения (2026)
Обратите внимание: образцы должны соответствовать действующему законодательству и учитывать специфику вашей организации.
❓ Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли сделать запись об увольнении в день увольнения, если работник не явился за трудовой книжкой?
Ответ: Нет. Запись вносится только в день выдачи трудовой книжки. Если работник не явился, необходимо направить ему уведомление о необходимости получения книжки или согласии на отправку по почте.
Вопрос 2: Можно ли использовать аббревиатуры в записи об увольнении?
Ответ: Нет. Не допускаются сокращения, не предусмотренные законодательством. Например, нельзя писать «ув. по собств. жел.» — только полная формулировка.
Вопрос 3: Что делать, если в трудовой книжке уже есть ошибка?
Ответ: Если ошибка обнаружена до выдачи книжки работнику, она исправляется путем зачеркивания и внесения правильной записи с указанием «Исправленному верить». Если ошибка обнаружена после выдачи, оформляется дубликат.
Вопрос 4: Нужно ли заверять запись об увольнении печатью?
Ответ: С 2021 года наличие печати не обязательно, если иное не предусмотрено локальными нормативными актами организации. Однако многие организации продолжают использовать печать для заверения записей.
Вопрос 5: Можно ли внести запись об увольнении задним числом?
Ответ: Нет. Запись должна быть внесена в день увольнения. Внесение задним числом является нарушением и может повлечь административную ответственность.
Правильное оформление записи об увольнении в трудовой книжке — это не только требование закона, но и важный элемент защиты интересов как работодателя, так и работника. Нарушение правил ведения трудовой книжки может привести к серьезным последствиям, включая штрафы и судебные разбирательства.
Следуйте приведенным в статье рекомендациям, используйте актуальные образцы и своевременно проверяйте правильность оформления записей. Это позволит избежать ошибок и обеспечить соблюдение трудового законодательства.
Помните: Трудовая книжка — это официальный документ, который подтверждает трудовой стаж работника. От правильности ее ведения зависит возможность трудоустройства, назначения пенсии и получения льгот.
Дата публикации: 23 июня 2025 года
Последняя редакция: 23 июня 2026 года
Источники: Приказ Минтруда России от № 320н, Трудовой кодекс РФ, письмо Минтруда России от № 14-2/ООГ-6188