Записи в трудовой книжке (бумажной или электронной) вносятся только на основании официальных документов‚ подтверждающих факт выполнения определённых кадровых мероприятий․ Ниже подробно рассматриваются все необходимые документы и порядок их использования․
Общие принципы ввода сведений
В соответствии с Трудовым кодексом РФ и нормативными актами все сведения о трудовой деятельности работника фиксируются только после предоставления соответствующего документа‚ удостоверяющего данное событие․ Такие документы могут быть:
- паспорт (или иной документ‚ подтверждающий личность);
- СНИЛС;
- военный билет (при наличии);
- документы об образовании (диплом‚ аттестат);
- трудовая книжка (для переноса данных);
- трудовой договор;
- приказ о приёме‚ переводе‚ увольнении;
- документы‚ подтверждающие работу по совместительству;
- документы‚ подтверждающие изменение структурного подразделения․
Документы‚ необходимые при приёме на работу
При приёме на позицию работник обязан предоставить обязательный набор документов․ На основании их в трудовую книжку вносятся сведения о приёме․
- Паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность․
- СНИЛС․
- Военный билет (для мужчин)․
- Документы об образовании и квалификации․ Диплом‚ аттестат‚ справка о профессиональной подготовке․
- Трудовая книжка․ При первом приёме в организацию в неё вносятся данные о предыдущей работе только по согласованию с предыдущим работодателем․
- Трудовой договор․ На его основании фиксируется место работы‚ должность‚ профессия‚ квалификация․
После подписания трудового договора и приёма всех вышеперечисленных документов кадровый отдел вносит запись о приёме на работу в соответствующее поле трудовой книжки․
Пример заполнения титульного листа
Заполнение титульного листа нового бланка трудовой книжки выглядит так:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Паспорт: серия‚ номер‚ Кем выдан;
- СНИЛС;
- Место работы (наименование организации‚ адрес);
- Дата приёма;
- Должность‚ профессия‚ специальность‚ квалификация;
- Подпись кадровика и печать организации (если имеется)․
Документы‚ подтверждающие перевод‚ перевод в другое подразделение или изменение данных
При изменении условий труда (перевод‚ изменение должности‚ изменение структурного подразделения) вносятся записи на основании:
- приказа о переводе;
- документа о переводе на другую должность;
- согласованного заявления работника;
- документа‚ подтверждающего изменение квалификации (например‚ аттестационный акт)․
Эти документы подписываются уполномоченным представителем организации и вносятся в соответствующее поле трудовой книжки․
Документы‚ используемые при увольнении
При прекращении трудового договора в трудовую книжку вносятся сведения о увольнении на основании:
- приказа об увольнении;
- трудового договора (пункт о прекращении отношений);
- заявления работника об уходе (при необходимости)․
В записи указываются дата увольнения‚ причина (по соглашению сторон‚ по инициативе работника‚ по выслуге лет и т․д․)․
Специальные случаи
Совместительство
Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа‚ подтверждающего работу по совместительству․ Согласно ТК РФ‚ часть шестая утратила силу‚ однако в практике часто используют внутренние приказы организации․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2025 года в РФ действует система электронных трудовых книжек․ Записи в ЭТК вносятся на основании тех же документов‚ что и в бумажной версии‚ однако процесс оформления происходит в электронном виде через портал Госуслуги‚ МФЦ или ПФР․
Для внесения данных в ЭТК необходимо:
- зарегистрироваться на портале Госуслуги;
- загрузить сканы паспорта‚ СНИЛС‚ диплома и иных подтверждающих документов;
- подтвердить личность (обычно через ОСП или банковскую карту);
- получить выписку из ЭТК‚ которая автоматически обновляется при поступлении новых сведений․
Как проверить правильность внесённых записей
После ввода данных в трудовую книжку (бумажную или электронную) рекомендуется:
- Сверрить соответствие записи с оригиналом приказа или договора;
- Убедиться‚ что все обязательные поля заполнены без ошибок;
- Получить подпись кадровика и‚ при необходимости‚ печать организации;
- В случае электронной версии – запросить выписку через Госуслуги или в ПФР для контроля․
Записи в трудовой книжке вносятся строго на основании официальных документов‚ подтверждающих факт выполнения кадровых мероприятий․ Набор документов может немного различаться в зависимости от типа мероприятия (приём‚ перевод‚ увольнение‚ совместительство)‚ однако всегда требуются паспорт‚ СНИЛС‚ документы об образовании и трудовой договор․ Соблюдение этого порядка гарантирует юридическую корректность и прозрачность ведения кадровой документации․