Ведение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей работодателя в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Особенно важно правильно оформлять записи, связанные с временными отсутствиями сотрудников, включая периоды болезни. Несмотря на то, что сама болезнь не вносится в трудовую книжку как вид деятельности, периоды временной нетрудоспособности имеют прямое отношение к формированию трудового стажа и требуют корректного документального сопровождения.
Что вносится в трудовую книжку при болезни?
Важно понимать: в трудовую книжку не вносятся записи о самой болезни, о датах больничного или о выданном листке нетрудоспособности. Трудовая книжка фиксирует только:
- прием на работу;
- переводы на другую постоянную работу;
- увольнение с указанием основания;
- награждения за успехи в работе.
То есть, если сотрудник болел, но продолжал работать в штате — в трудовую книжку ничего не вносится. Однако есть важные нюансы, связанные с заменой сотрудника на время его болезни — именно здесь записи в трудовую книжку обязательны.
Когда запись в трудовую книжку необходима при болезни?
Запись в трудовую книжку вносится не в отношении больного сотрудника, а в отношении временно принятого работника, который выполняет обязанности отсутствующего коллеги;
Пример ситуации:
Главный бухгалтер уходит в болезнь на 10 дней. Временно на его место принимается сотрудник по срочному трудовому договору. В этом случае в трудовую книжку временного работника вносится запись о приеме на работу на время отсутствия основного сотрудника.
Как оформить запись?
- Издается приказ о приеме на работу на время отсутствия основного сотрудника (например, по болезни). В приказе указывается: «Принять Иванова И.И. на должность главного бухгалтера на время отсутствия основного сотрудника (болезнь с по )».
- Заключается трудовой договор с временным работником — срочный трудовой договор (ст. 59 ТК РФ).
- В трудовую книжку временного работника вносится запись в соответствии с п. 9 Порядка ведения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда РФ от № 69):
Формат записи:
«Принят на работу» — на должность главного бухгалтера — на время отсутствия основного сотрудника (болезнь) — с года — на основании приказа № 15 от года.
Важно: запись должна быть сделана не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа (п. 9 Порядка № 69).
Что делать, если болеет сам работник?
Если сотрудник болеет, но остаётся в штате — в трудовую книжку не вносятся никакие записи. Однако:
- В табеле учёта рабочего времени отмечаются дни неявки по болезни (код «Б» или «30»).
- Сведения о периоде временной нетрудоспособности передаются в Пенсионный фонд России работодателем в рамках отчётности (форма СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ).
- Эти сведения учитываются при расчёте страхового стажа — но только если работодатель своевременно передал их в ПФР.
Внимание! Если работодатель не передаст сведения о периоде болезни в Пенсионный фонд, этот период не будет учтён в трудовом стаже сотрудника, даже если он был оплачен по больничному листу.
Цифровая трудовая книжка и болезнь
С 2020 года в России действует возможность перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК). Если сотрудник выбрал цифровой формат:
- Все сведения о его трудовой деятельности, включая периоды временной нетрудоспособности, автоматически передаются в ПФР через работодателя.
- Сотрудник может в любое время запросить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или лично в ПФР.
- Если сотрудник работает на бумажной трудовой книжке, но подал заявление о переходе на ЭТК — в бумажную книжку обязательно вносится запись о переходе на электронный формат.
Пример записи о переходе на ЭТК:
«Запись о приеме на работу внесена в электронную трудовую книжку на основании заявления работника от »
Как исправить ошибку в трудовой книжке?
Если в трудовую книжку была внесена ошибка (например, неправильно указан срок временного назначения), её необходимо исправить по следующей схеме:
- Издать приказ о признании предыдущей записи недействительной.
- Сделать новую, корректную запись.
- В старой записи поставить отметку: «Запись недействительна» — и подписать, заверить печатью.
Важно: исправления вносятся только в присутствии сотрудника, и он должен подписать новую запись. Нельзя перечёркивать или исправлять записи от руки — это недопустимо!
Какие документы нужны для оформления?
Для внесения записи о временном приёме на работу на время болезни работодателю потребуются:
- Приказ о приёме временного работника (оригинал и копия);
- Трудовой договор (срочный);
- Заявление временного работника о приёме на работу;
- Документ, подтверждающий отсутствие основного сотрудника (например, копия больничного листа — для внутреннего контроля, не передаётся сотруднику);
- Табель учёта рабочего времени (для отражения периода временного исполнения обязанностей).
Что делать, если работник требует внести запись о болезни?
Если сотрудник требует внести в трудовую книжку запись о периоде болезни — откажите в этом вежливо, но твёрдо, сославшись на Трудовой кодекс РФ и Порядок ведения трудовых книжек (№ 69). Объясните, что:
- Болезнь не является основанием для внесения записи в трудовую книжку;
- Период временной нетрудоспособности учитывается в стаже через отчётность в ПФР;
- Сотрудник может получить сведения о своём стаже через личный кабинет на сайте ПФР или через работодателя по запросу.
Последствия неправильного оформления
Нарушение правил ведения трудовых книжек может повлечь:
- Штрафы от Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для юрлица);
- Непризнание периода работы в стаже — и, как следствие, снижение пенсии сотрудника;
- Судебные иски от сотрудников о восстановлении стажа;
- Проблемы при проверке ПФР или ФСС.
Рекомендация: проверяйте каждую запись в трудовой книжке в течение 5 дней после издания приказа, сверяйте с приказом, больничным листом и табелем. Не полагайтесь на память — используйте контрольные списки.
- Болезнь сотрудника не вносится в трудовую книжку.
- Временный работник, заменяющий больного, — запись в трудовую книжку обязательна.
- Сведения о болезни передаются в ПФР — иначе стаж не засчитается.
- Записи вносятся не позднее 5 дней после приказа.
- Исправления — только через приказ о признании записи недействительной.
- ЭТК — гарантия сохранности данных, переход на неё — по заявлению работника.
Правильное ведение трудовых книжек — это не только формальность, но и защита прав работника на будущую пенсию. Ответственность за это лежит на работодателе, не пренебрегайте ею.
Совет: всегда храните копии приказов, трудовых договоров и табелей не менее 75 лет, это требование законодательства о хранении кадровых документов.
Если сомневаетесь — обращайтесь в Пенсионный фонд России или в трудовую инспекцию. Лучше перепроверить, чем потом восстанавливать стаж в суде.