Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина в Российской Федерации. Правильное и своевременное внесение записей в этот документ имеет юридическую силу и защищает права работника. В статье рассмотрены ключевые моменты‚ связанные с внесением записей в трудовую книжку‚ включая сроки‚ порядок и особенности заполнения.

Когда вносится запись о приеме на работу

Самое главное помнить: запись о приеме на работу должна быть внесена в трудовую книжку в течение пяти рабочих дней со дня подписания трудового договора или издания приказа о приеме на работу. Это установлено частью 1 статьи 66 Трудового кодекса РФ и подтверждено разъяснениями Роструда.

Если работник фактически приступил к работе‚ но трудовой договор еще не подписан‚ запись все равно должна быть внесена в течение пяти дней после издания приказа о приеме на работу.

Пример:

Сотрудник принят на работу 10 мая 2026 года. Запись о приеме должна быть внесена не позднее 17 мая 2026 года (с учетом рабочих дней).

Как правильно оформить запись о приеме на работу

Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. В графе 3 раздела указывается:

• Полное наименование организации;
• Сокращенное наименование (если оно есть) — указывается в скобках после полного;
• Должность‚ на которую принят работник;
• Основание приема — номер и дата приказа или ссылка на трудовой договор.

Образец записи:

Графа 1: не заполняется (запись начинается с графы 2).

Графа 2: дата приема на работу (например‚ ).

Графа 3: «Принят в ООО «Светлый Путь» (ООО «СП») на должность менеджера по продажам на основании приказа от № 45».

Запись делается чернилами черного‚ синего или фиолетового цвета‚ которые устойчивы к воздействию воды и света.

Записи о переводе на другую работу

При переводе работника на другую постоянную должность или изменении структурного подразделения запись вносится на основании соответствующего приказа. Срок внесения — в течение пяти рабочих дней со дня издания приказа.

Графа 2: дата перевода (например‚ ).

Графа 3: «Переведен на должность старшего менеджера отдела продаж в ООО «Светлый Путь» на основании приказа от № 78».

Записи об увольнении

Запись об увольнении вносится в день издания приказа об увольнении. Срок внесения, в течение пяти рабочих дней после издания приказа.

Графа 2: дата увольнения (например‚ ).

Графа 3: «Уволен по собственному желанию‚ пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации на основании приказа от № 95».

После записи об увольнении работник должен быть ознакомлен с внесенной записью под подпись.

Записи о награждениях и поощрениях

Записи о награждениях и поощрениях‚ предусмотренных трудовым законодательством‚ вносятся на основании соответствующего приказа. Срок внесения, в течение пяти рабочих дней со дня издания приказа.

Графа 2: дата награждения (например‚ ).

Графа 3: «Награжден почетной грамотой за добросовестный труд и достигнутые успехи в работе на основании приказа от № 100».

Записи о совместительстве

Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку только по желанию работника. Это установлено частью 5 статьи 66 Трудового кодекса РФ.

Графа 2: дата приема на работу по совместительству (например‚ ).

Графа 3: «Принят по совместительству на должность бухгалтера в ООО «Светлый Путь» на основании приказа от № 50».

Запись о совместительстве может быть внесена не в хронологическом порядке‚ но после записи о приеме по основному месту работы.

Записи об изменении наименования организации или должности

При переименовании организации или изменении должности запись вносится на основании приказа. Срок внесения — в течение пяти рабочих дней со дня издания приказа.

Образец записи при переименовании должности:

Графа 2: дата изменения (например‚ ).

Графа 3: «Должность «менеджер по продажам» переименована в «специалист по продажам» на основании приказа от № 110».

Основные ошибки при внесении записей

Часто встречаются следующие ошибки:

• Несоблюдение порядковой нумерации записей. Каждая новая запись должна иметь следующий порядковый номер.
• Отсутствие полного наименования организации. Указание только сокращенного наименования.
• Неправильное указание дат. Даты должны указываться арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Отсутствие основания записи. Не указан номер и дата приказа или трудового договора.
• Нарушение хронологического порядка. Записи должны следовать в порядке их совершения.
• Использование несоответствующих чернил. Записи должны быть сделаны чернилами черного‚ синего или фиолетового цвета‚ устойчивыми к воздействию воды и света.

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовой книжки

За нарушение порядка ведения‚ учета и хранения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях:

• Штраф: для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• Штраф: для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Повторное нарушение может повлечь дисквалификацию должностного лица на срок до трех лет.

Практические рекомендации для работодателей

1. Своевременность: вносите записи в трудовую книжку в течение пяти рабочих дней со дня издания приказа.
2. Полнота: указывайте полное наименование организации‚ должность‚ основание записи.
3. Порядок: соблюдайте хронологический порядок и нумерацию записей.
4. Чернила: используйте только чернила черного‚ синего или фиолетового цвета‚ устойчивые к воздействию воды и света.
5. Ознакомление: после внесения записи об увольнении ознакомьте работника с ней под подпись.
6. Хранение: обеспечьте надлежащее хранение трудовых книжек в соответствии с законодательством.
7. Обучение: обучите сотрудников‚ ответственных за ведение трудовых книжек‚ правилам их оформления.

Внесение записей в трудовую книжку — это ответственная процедура‚ требующая соблюдения установленных правил и сроков. Самое главное помнить: запись должна быть внесена в течение пяти рабочих дней со дня издания приказа о приеме‚ переводе‚ увольнении или награждении. Несоблюдение сроков и правил может привести к юридическим последствиям для работодателя и нарушению прав работника.

Следуйте рекомендациям‚ используйте образцы записей и своевременно вносите изменения в трудовую книжку. Это позволит избежать ошибок‚ защитить права работников и обеспечить законность трудовых отношений.