Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), многие работодатели и сотрудники по-прежнему работают с бумажными бланками․ С 2023 года для них установлены новые формы, но базовые правила ведения остаются неизменными․ Одной из ключевых зон внимания при оформлении увольнения является графа 2 раздела «Сведения о работе»․ О том, как правильно её заполнить, чтобы избежать штрафов от ГИТ, и пойдет речь в нашей статье․
Что представляет собой графа 2?
В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки графа 2 предназначена исключительно для указания даты увольнения работника․ Именно сюда вносится тот самый день, который считается последним рабочим днем сотрудника․
Главное правило: дата увольнения
Самое главное помнить, что дата, указываемая в графе 2, должна строго совпадать с днем увольнения, зафиксированным в приказе о расторжении трудового договора․ Это правило закреплено в Постановлении Правительства РФ № 225․
Частая ошибка кадровиков — указание в графе 2 даты, предшествующей увольнению (например, если сотрудник просит уволить его пятницей, а в приказе указана суббота)․ Это является нарушением и может стать причиной для отмены приказа об увольнении через суд․
Как правильно внести запись в графу 2?
При заполнении второй графы необходимо соблюдать строгий формат․ Дата вносится арабскими цифрами в следующем порядке:
- День — указывается двузначным числом (например, 05, 22)․
- Месяц — указывается двузначным числом (например, 01, 12)․
- Год — указывается четырехзначным числом (например, 2026)․
Все данные разделяются точками․ Пример правильного заполнения: ․
Пример оформления записи при увольнении по собственному желанию:
- Графа 1: № записи (например, 15)
- Графа 2:
- Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․
- Графа 4: Приказ от № 45-к
Особые случаи заполнения графы 2
На практике встречаются ситуации, требующие особого подхода к определению даты для графы 2:
- Увольнение в последний день отпуска․ Согласно ст․ 127 ТК РФ, днем увольнения считается последний день отпуска․ Именно эта дата идет в графу 2, даже если в этот день сотрудник фактически не работал․
- Увольнение отсутствующего сотрудника․ Если работник отсутствовал в день расторжения договора (например, при прогуле), в графе 2 указывается дата приказа об увольнении, которая также должна соответствовать дате увольнения․
- Перенос дня увольнения․ Если последний день работы совпадает с выходным или праздником, днем увольнения считается ближайший следующий за ним рабочий день․ Эта дата и фиксируется в графе 2․
Связь бумажной и электронной трудовой книжки
Несмотря на переход на электронные трудовые книжки, у многих сотрудников по-прежнему остаются бумажные бланки․ С 2023 года работодатели, продолжающие вести бумажные варианты, оформляют их на новых бланках․ Однако правила заполнения графы 2 остались прежними․
Очень важно чтобы данные, которые вы вносите в бумажную графу 2, полностью совпадали с датой увольнения, передаваемой в электронном виде в Социальный фонд России (СФР)․ Расхождение между ЭТК и бумажной книжкой недопустимо и приведет к путанице в стаже работника․
Как исправить ошибку в графе 2?
Если при заполнении графы 2 была допущена ошибка (например, указан неверный год или день), зачеркивать записи в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено!
Исправление производится в следующем порядке:
- В графе 1 ставится следующий порядковый номер записи․
- В графе 2 указывается текущая дата внесения исправления․
- В графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна․ Уволен (дата правильного увольнения)»․
- В графе 4 снова указывается реквизит приказа об увольнении․
Графа 2 в трудовой книжке при увольнении кажется простой, но именно в ней чаще всего допускаются критические ошибки․ Помните: дата в этой графе, это всегда день прекращения трудового договора из приказа․ Тщательно сверяйте даты, не забывайте про новые бланки с 2023 года и всегда обеспечивайте синхронизацию с данными электронной трудовой книжки․ Внимательность в этих мелочах — залог спокойствия как кадровика, так и работника․