С 1 января 2020 года в России действует обязательная электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако законодательство оставляет работнику право выбрать форму ведения сведений о трудовой деятельности: электронную или бумажную. Если сотрудник подаёт заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе, работодатель обязан отразить этот факт в форме СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности). Ниже – подробное руководство по заполнению и сдаче такого отчёта.
Нормативная база
- Федеральный закон № 436‑ФЗ от «О трудовых книжках» – вводит электронную трудовую книжку.
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от (п. 8 ст. 2) – с 2021 года у впервые устраивающихся на работу нет выбора формы ведения трудовой книжки; они автоматически получают ЭТК.
- Постановление Правительства РФ № 1155 от – утверждает форму СЗВ‑ТД и порядок её заполнения.
- Инструкция ПФР по заполнению формы СЗВ‑ТД (актуальная редакция 2024 года).
Согласно пункту 2.3 инструкции, при наличии заявления о продолжении ведения трудовой книжки (или о предоставлении сведений о трудовой деятельности) в форме СЗВ‑ТД заполняется специальное поле «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» и указывается дата подачи такого заявления.
Когда нужно подавать СЗВ‑ТД?
Отчёт по форме СЗВ‑ТД сдаётся не позднее 15‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло одно из следующих событий:
- Приём на работу;
- Перевод (внутренний или внешний);
- Увольнение;
- Изменение квалификации, профессии, должности;
- Получение заявления от работника о выборе формы ведения трудовой книжки (продолжение бумажной ТК или переход на ЭТК).
Если сотрудник подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки в, например, июле 2026 года, то СЗВ‑ТД за июль необходимо сдать не позднее 15 августа 2026 года.
Как правильно заполнить поле «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки»
В форме СЗВ‑ТД предусмотрены следующие строки, связанные с заявлениями:
- Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки – ставится отметка «Да» и заполняется поле Дата подачи (формат ДД.ММ.ГГГГ).
- Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности – аналогично, используется, когда работник выбрал электронную форму.
Пример заполнения:
Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки: Да Дата подачи:
Если заявление не подавалось, поле оставляют пустым или ставят отметку «Нет».
Пошаговая инструкция для работодателя
- Получите заявление от сотрудника (можно в бумажном виде или электронном – главное, чтобы имелось подтверждение даты подачи).
- Зарегистрируйте дату подачи в внутреннем журнале кадровых мероприятий.
- Определите период отчётности: месяц, в котором получено заявление.
- Заполните форму СЗВ‑ТД:
- В разделе «Сведения о работнике» укажите личные данные (ФИО, СНИЛС).
- В блоке «Сведения о кадровых мероприятиях» отметьте событие «Получено заявление о продолжении ведения трудовой книжки».
- Заполните поле «Дата подачи» в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Проверьте корректность всех полей (особенно СНИЛС и даты).
- Отправьте отчёт в ПФР через личный кабинет страхователя или посредством ЭДО не позднее 15‑го числа следующего месяца.
- Дождитесь протокола приёма (обычно до трёх рабочих дней). При обнаружении ошибок – исправьте и отправьте корректировочный СЗВ‑ТД.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие даты подачи заявления. Поле остаётся пустым – отчёт считается неполным. Решение: всегда фиксировать дату в заявлении и переносить её в СЗВ‑ТД.
- Неправильный формат даты. Использование формата ММ/ДД/ГГГГ или ДД‑ММ‑ГГ. Решение: строго ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
- Отметка о заявлении сделана, но не указано, какой тип заявления (продолжение бумажной ТК или переход на ЭТК). Решение: в комментариях к форме или в отдельном поле указать вид заявления.
- Пропуск срока сдачи. Если заявление получено в последних днях месяца, легко забыть про 15‑е число следующего месяца. Решение: вести календарь кадровых мероприятий с напоминаниями.
- Отправка СЗВ‑ТД без подтверждения получения заявления. Решение: хранить копию заявления (скан или оригинал) в личном деле сотрудника.
Пример заполнения формы СЗВ‑ТД (фрагмент)
----------------------------------------------------------------- | СНИЛС | 123-456-789 00 | | ФИО | Иванов Иван Иванович | | Дата рождения | | ----------------------------------------------------------------- | Сведения о кадровых мероприятиях за месяц: Июль 2026 | |-----------------------------------------------------------------| | Вид мероприятия | Дата | Примечание | | Приём на работу | |, | | Заявление о продолжении | | ведение бумажной трудовой книжки | |-----------------------------------------------------------------| | Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки: Да | | Дата подачи заявления: | -----------------------------------------------------------------
После заполнения всей формы следует проверить её через валидатор ПФР (доступен в личном кабинете) и только потом отправлять.
Что делать, если сотрудник передумал и хочет перейти на ЭТК?
Если после подачи заявления о продолжении ведения бумажной ТК работник решает перейти на электронную форму, он должен подать новое заявление – «о предоставлении сведений о трудовой деятельности». В этом случае:
- В форме СЗВ‑ТД за месяц получения нового заявления ставят отметку «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» и указывают дату подачи.
- Предыдущее заявление о продолжении бумажной ТК более не учитывается – в отчёте за последующие месяцы его не указывают.
- Сотрудник получает электронную трудовую книжку, и дальнейшие кадровые мероприятия отражаются в обычных полях СЗВ‑ТД (приём, перевод, увольнение и т.д.).
Заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе – обычное кадровое событие, которое необходимо отражать в отчётности по форме СЗВ‑ТД. Главное – своевременно фиксировать дату подачи заявления, правильно заполнять соответствующее поле и соблюдать срок сдачи отчёта (не позднее 15‑го числа следующего месяца). Следуя представленной инструкции и избегая типичных ошибок, работодатель обеспечит корректный персонифицированный учёт в ПФР и избежит штрафов за несвоевременную или неполную отчётность.
Статья актуальна на май 2026 года. При изменениях законодательства рекомендуется сверяться с последними нормативными актами ПФР и Минтруда.