Вопрос о том, где в трудовой книжке указывать номер записи и дату, часто вызывает затруднения у кадровых специалистов. Правильное заполнение этой графы регламентируется Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. В статье подробно разбираются:
- правила размещения номера и даты;
- типичные ошибки;
- п-step‑by‑step инструкция по исправлению;
- примеры из практики.
Нормативная база
Главным документом, определяющим форму и содержание трудовых книжек, является:
- Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
- Письма Роструда и Минтруда, отвечающие на конкретные вопросы по заполнению.
В этих документах четко указано, что номер записи и дата вносятся в графу 1 (раздел «Сведения о работе»), но не рядом с наименованием организации. Наименование организации фиксируется в графе 3 (раздел «Сведения о наименовании организации») без цифрового обозначения.
Правильный порядок заполнения
Для избежания недоразумений рекомендуется следовать последовательности:
- Графа 1 – ставится порядковый номер записи (нарастающая нумерация от 1 до …).
- Графа 2 – указывается дата записи (обычно дата приема на работу или дата другого события).
- Графа 3 – в заголовке указывается полное наименование организации (и, при наличии, её сокращение).
- После заголовка в той же строке (графа 3) в следующей строке в графе 1 и 2 вносятся номер и дата записи о приёме на работу.
То есть:
Графа 3 (): ООО «Пример» (сокр.: ООО ПРИМЕР) Следующая строка (графа 1): 5 Следующая строка (графа 2):
Частые ошибки
На практике встречаются следующие типичные нарушения:
- Запись номера и даты напротив названия организации, а не в отдельной строке.
- Получение двойного указания номера (например, номер поставили и в графе 1, и в графе 2).
- Пропуск записи (не указана дата приема, хотя она должна быть).
- Неправильная нумерация (перепрыгивание номера, двойное присвоение).
По мнению специалистов, такие ошибки могут привести к непризнанию записи в случае проверки, а также к проблемам при оформлении электронных трудовых книжек (ЭТК).
Как исправить ошибку
Если уже допущена ошибка, её можно исправить без необходимости признавать запись недействительной, если соблюдены определённые правила.
Общий порядок исправления
- В графе 1 раздела «Сведения о работе» поставьте порядковый номер, следующий за последней записью. Это показывает, что исправленная запись считается новой.
- В графе 2 укажите дату соответствующего события.
- В графе 3 оставьте полное наименование организации без изменений.
- В следующей строке (после заголовка) заполните номер и дату записи о приёме на работу в графу 1 и 2.
Пример исправления
Исходная (неправильная) запись:
ООО «Пример» 5
Исправленная запись:
ООО «Пример» ( в графе 3) - (номер записи в графе 1) (дата записи в графе 2) Приём на работу (в графе 1 следующей строки) (дата в графе 2 следующей строки)
Что делать, если запись уже стоит напротив названия
Если номер и дату уже вписаны напротив названия, то:
- В графе 1 поставьте новый порядковый номер (следующий за последней записью).
- В графе 2 укажите дату события.
- В следующей строке (графа 1 и 2) запишите номер и дату приёма на работу.
Примеры из практики
Ниже приведены типичные варианты ошибок и их исправления, взятые из материалов интернета.
Ошибка: номер и дата рядом с названием организации
Вопрос: В трудовой книжке написали номер и дату напротив названия организации, а не напротив строки о приёме на должность. Является ли это ошибкой?
Ответ: Да, это ошибка. Правильный порядок – номер и дату разместить в отдельной строке после заголовка организации (см. пункт 2).
Пример исправления согласно рекомендациям Роструда
Было (неправильно): ООО «Старт» 3 Стало (правильно): ООО «Старт» () - (номер записи) (дата записи) Приём на работу (запись о приёме) (дата приёма)
Правильное заполнение трудовых книжек – залог отсутствия проблем при проверках и при переходе на электронные формы. Главное запомнить:
- Номер и дату вносят в графу 1 и 2 после заголовка организации, а не рядом с ней.
- Наименование организации указывается в графе 3 без цифровых обозначений.
- При исправлении ошибок следует соблюдать порядок, описанный в пункте 4, чтобы запись считалась действительной.
Соблюдая эти правила, вы сможете без затруднений оформить трудовые книжки, избежать спорных ситуаций с инспекцией и обеспечить надёжную документальную базу для каждой записи о работе сотрудника.